L’EHPAD La Montagne optimise son organisation technique avec la GMAO DIMO Maint

L’établissement de l’Ain dispose de la vue complète de ses équipements
et interventions de maintenance tous types

L’EHPAD Public La Montagne (210 lits, 200 agents) est un Etablissement d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes, notamment atteintes de la maladie d’Alzheimer, situé à Châtillon sur Chalaronne (01). Etablissement public autonome, il entre dans la catégorie des établissements sociaux & médico-sociaux dépendant de la fonction publique hospitalière. Il comprend 9 services de soin et d’un service administratif et logistique. Le choix de la GMAO s’est imposé entre autres pour suivre les équipements et fédérer les demandes d’intervention jusque-là traitées par Excel.

 

Des référents techniques par métiers

Le service maintenance comprend 3 personnes, chacune étant référent technique métier. Monsieur Janodet est le référent téléphonie informatique, système de sécurité incendie et appels malades. Il est en charge des projets de restauration et innovation et gère également tout le matériel médical. Monsieur Grollet est le référent pour les portes automatiques, les ascenseurs, le matériel de cuisine et le suivi de travaux des bâtiments. Monsieur Bas est le référent des réseaux sanitaires et eaux usées, du chauffage et du matériel d’hôtellerie, sous la direction de M. Bruggeman. A cette équipe de référents s’ajoute un superviseur ergothérapeute, Madame Riboulet, en charge de la gestion des commandes de matériel médical, son réglage et de sa répartition.

 

Suivi des temps et des budgets de maintenance comme enjeux de départ

Le projet de départ visait à recenser l’intégralité des matériels de l’établissement et assurer le suivi de tous les équipements, ainsi qu’à évaluer le temps passé en préventif et en curatif. Dans ce périmètre figurait également le suivi des contrats de maintenance intégrant les visites obligatoires dans le cadre de contrôles réglementaires obligatoires. L’outil devait permettre de faire le lien avec le service financier et d’avoir une idée des dépenses en préventif, en curatif, en achat, en entretien. Jusque-là, le service se reposait sur des fichiers Excel. L’EHPAD souhait par ailleurs disposer d’une vision sur l’amortissement de ses équipements.

Le choix d’une solution de GMAO était inscrit dans le budget investissement depuis 2007 et repoussé depuis plusieurs années. DIMO Maint étant référencée au groupement de l’UGAP (Union des Groupements d’Achats Publics), l’EPHAD est passé par ce groupement pour le choix de la solution, après plusieurs recherches. La simplicité d’utilisation tant pour les demandeurs non-informaticiens et les superviseurs a constitué le critère de choix principal, de même que l’arborescence claire construite par DIMO.

 

Une méthodologie de déploiement progressif

Les 4 superviseurs ont bénéficié d’une formation, ½ journée a été consacrée aux invités pour le suivi des analyses, puis une autre ½ journée a été consacrée aux responsables de services devant par la suite former les agents. Les superviseurs se positionnent en appui des 200 agents pour créer les DI et ont créé un livret d’utilisation à leur intention. L’arborescence de la solution a été construite à partir de données Excel importées dans la GMAO. L’ERP maison (Ehpad) est constitué de plusieurs bâtiments (Administration, Etang, Extérieur, Logistique, Louise, Montagne, Rosier…) sous lesquels sont intégrés les étages et les différents niveaux par services, puis au-dessous les chambres.

Le nombre de demandes d’intervention (DI) à traiter, les demandes en cours et les interventions préventives sont parmi les indicateurs principaux. Les DI sont traitées par les quatre techniciens internes ou des intervenants extérieurs.

 

Des attendus très concrets

La GMAO doit permettre d’assurer le suivi des différents matériels mais aussi d’optimiser l’organisation technique de l’EHPAD via un outil fédérateur unique pour les agents et les superviseurs. L’outil doit donner une vision à la direction de toute l’activité effectuée en termes de temps passé.

Depuis avril 2019, les DI (demandes d’intervention) peuvent émaner, via la GMAO, de n’importe lequel des 200 collaborateurs, tant du personnel soignant, logistique ou administratif. Avant, celles-ci étaient faites sous forme papier. Tout le monde dispose désormais d’un identifiant et d’un mot de passe et a bénéficié d’une formation à l’outil, disponible sur tous les PC. La mobilité via PC portable est également accessible.

 

Les projets d’évolution

Pour l’heure, les équipements sont en cours de saisie. La mise en place d’un processus de gestion des stocks et des pièces de rechange va se mettre en place progressivement. Dans le futur, une interface est envisagée avec le système financier Berger Levrault pour obtenir la vision globale des coûts de maintenance.

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