Comment réussir son projet GMAO
Réussir son projet GMAO n’est pas uniquement conditionné par le choix du bon logiciel. Quelles sont les autres étapes à ne pas manquer ?
Bien se préparer pour réussir son projet GMAO
Un déploiement de GMAO mal préparé ou mal accompagné peut se solder par un échec cuisant. Mauvaise préparation, mauvaise organisation ou personnel pas ou peu impliqué, les raisons de la non-atteinte des objectifs sont souvent assez similaires.
Ces risques ne doivent pas vous effrayer pour autant ! Au contraire : en avoir conscience va vous aider à mettre en place les différentes étapes pour ne pas tomber dans les écueils de certains projets de GMAO.
Les facteurs-clés du succès d’un projet de GMAO
En tant que responsable informatique, vous serez au cœur de ce projet et travaillerez pendant quelques mois en étroite collaboration avec l’équipe maintenance.
Un projet GMAO pensé en amont
Vous le savez : lorsqu’un projet n’est pas cadré, les risques qu’il n’aboutisse pas sont nombreux. Votre position est centrale. Vous avez une visibilité globale sur le travail à effectuer pour la digitalisation de la fonction maintenance.
Néanmoins, vous devez veiller particulièrement à quatre aspects pour éviter la survenue d’un risque d’abandon :
- votre capacité à organiser la mise en place du projet GMAO ;
- les ressources humaines à déployer pour renseigner et exploiter efficacement l’outil ;
- la méthodologie déployée pour définir les processus fonctionnels et comment la faire respecter ;
- votre capacité managériale à faire fonctionner la GMAO, une fois qu’elle sera opérationnelle.
N’oubliez pas que votre GMAO doit être dimensionnée à la taille de votre organisation. De fait, votre connaissance de l’entreprise est un atout majeur.
L’identification d’un chef de projet GMAO
Pour avancer, vous devez nommer un chef de projet GMAO. Cela peut être vous, un membre de votre équipe SI ou une personne du service maintenance en capacité de manager un projet informatique.
Ce chef de projet est essentiel : il doit avoir de nombreuses compétences pour mener à bien la mise en place de la GMAO. Il devra notamment travailler en étroite collaboration avec l’équipe maintenance mais devra également intervenir auprès des autres services.
Son objectif sera bien entendu de faire de l’acquisition de la solution GMAO un succès.
Envisager la GMAO dans un système d’information global
Comment positionner la GMAO dans le système d’information existant ? Cette question est loin d’être anodine. En choisissant une GMAO, devrez-vous supprimer certains abonnements, modifier des outils « custom made » ou en conserver d’autres ?
Avec votre vision globale du SI en place, vous avez la capacité d’identifier les solutions qui pourraient faire doublon ou qui pourraient rapidement devenir obsolètes.
Il sera sans doute nécessaire de prévoir d’interconnecter la GMAO avec les logiciels existants (ERP, logiciel RH, SCADA, MES, etc.) pour éviter la double saisie et rechercher des gains de productivité.
Pourquoi certains échouent à la mise en place d’un projet de GMAO ?
La mauvaise préparation est la cause numéro 1 des échecs de GMAO. En effet, sa mise en œuvre ne doit intervenir qu’après une phase poussée de réflexion et l’identification de personnes-clés qui sauront faire avancer le projet.
N’hésitez jamais à vous faire conseiller par des acteurs reconnus de la GMAO. Ils sauront vous fournir des recommandations éclairées, qui vous permettront de choisir une solution adaptée à la dimension de votre entreprise et à votre besoin réel.
Un projet surdimensionné sera voué à l’échec. Ne soyez pas trop gourmand au début : prévoyez d’avancer par étapes (un atelier ou un site à la fois, par exemple) et laissez-vous le temps de comprendre comment fonctionne l’outil GMAO sur une petite partie de votre structure.
Ne vous lancez pas dans une maintenance 4.0 sans réflexion. Faites les choses petit à petit.
Certains membres de l’équipe maintenance peuvent se montrer complètement réfractaires à l’utilisation d’un tel outil. Certains y verront un outil de surveillance constante quand d’autres trouveront tout simplement que la Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur est une perte de temps.
« On a toujours fonctionné comme ça, pourquoi on changerait ? »
« Vous êtes sérieux, je vais devoir vraiment noter tout ce que je fais ? Mais la direction va vouloir qu’on en fasse toujours plus ! »
De telles réflexions sont monnaie courante : vous allez devoir faire preuve de pédagogie et trouver les mots justes.
A l’inverse, certaines personnes ne sont tout simplement pas à l’aise avec l’outil informatique. Une formation plus ou moins poussée pourra leur donner les clés pour profiter pleinement de la GMAO.
Attention : la mise en place d’une solution complète de GMAO peut être très longue.
Si une seule personne travaille à son avancée, sans soutien ni support, il est très fréquent que le projet soit vu comme interminable. On parle alors d’effet tunnel. La résultante en est la déception et la démotivation du personnel.
Cette sensation d’être dépassé par un projet (parfois surdimensionné) est fréquente. En tant que Responsable Informatique, et en collaboration avec le Responsable Maintenance, sachez remobiliser vos troupes.
Montrez à l’équipe dédiée au déploiement de la GMAO ce qui a été réalisé et les bénéfices qui sont tirés du travail effectué jusque-là !
Quelles étapes-clés pour réussir son projet GMAO ?
Un des rôles du chef de projet GMAO est de bien anticiper les objectifs et les freins tout en s’assurant de disposer d’une vision élargie du périmètre.
Transformer le projet GMAO en projet d’entreprise
Le déploiement de la GMAO doit devenir un projet d’entreprise. Pour ce faire, il convient de démarrer par une bonne communication interne.
De trop nombreuses personnes ont tendance à croire qu’une GMAO ne concerne que le service maintenance : c’est faux ! La GMAO est un outil support à la bonne marche de l’entreprise.
La maintenance ne touche pas uniquement les membres de son équipe et les membres de la production. Son importance est stratégique. Elle veille à la disponibilité des équipements et des infrastructures mais réalise également des travaux liés à l’amélioration des conditions de travail (sécurité, hygiène, pollution, environnement).
La maintenance est effectivement centrale dans l’entreprise.
Pour transformer la GMAO en projet d’entreprise, il convient de s’appuyer sur trois piliers :
- un cahier des charges global exhaustif et transversal ;
- une analyse complète des risques;
- un tableau de bord avec des indicateurs des domaines temporel, financier et humain.
Lever les freins humains à la GMAO
L’analyse complète des risques s’intéressera inévitablement aux freins humains.
Identifier les points de blocage
Le chef de projet devra avoir compris ces freins et trouver des solutions pour les contourner.
Parmi les principaux facteurs :
- l’impact de l’effet « loupe-investigation » : transparence et transversalité des actions;
- l’impact de la nécessité de définir / uniformiser les modes de fonctionnement: tout faire rentrer dans des cases du logiciel ;
- l’impact de la résistance naturelle au changement: ancienneté, culture d’entreprise, caractère personnel.
Lever les freins humains à la GMAO
La première des étapes est d’aller à la rencontre de chacun des acteurs et de leur expliquer pourquoi un tel projet est mis en place et quels seront les bénéfices. La tenue de réunions formelles ou informelles va souvent avoir un impact positif sur ces freins.
Comme pour chaque projet, il ne faut pas hésiter à faire parler (et donc à écouter) les craintes de chacun.
La seconde étape est de créer des groupes de travail avec les utilisateurs finaux de la GMAO. Ces groupes de travail permettront d’avoir un projet transverse et complet. En outre, chacun pourra découvrir les problématiques des autres métiers.
La troisième et dernière étape consiste à montrer l’intérêt personnel qu’aura chaque utilisateur final à faire un bon usage de la GMAO. Cette étape revient à faire de l’éducation et de la formation, mais elle est essentielle pour lever les freins les plus ancrés (sensation de flicage notamment).
Le critère de réussite de la mise en œuvre du projet de GMAO pour M. Garcia se traduit par l’appropriation de la solution qu’en ont fait les utilisateurs, tant que côté maintenance que du côté demandeur : meilleure organisation du travail et partage des tâches pour les premiers, manipulation facile pour les seconds. Des réflexes organisationnels se sont développés. L’historisation est cruciale en cas d’absence d’un collaborateur pendant un audit ou d’un départ.
José GARCIA, responsable maintenance – Alsys
Préparer des données de base à injecter dans l’outil GMAO
Au départ, votre GMAO va être une coquille vide qu’il va falloir, au fur et à mesure, remplir. Ce nouvel outil doit à terme devenir une représentation de votre organisation.
Tous les profils n’auront pas besoin des mêmes informations : la direction voudra avoir accéder aux données essentielles alors que la production voudra voir à quand remontre la dernière révision de sa machine. Quant aux techniciens de maintenance, ils auront besoin d’avoir accès à toutes les données, y compris sur la gestion du magasin de stock de pièces de rechange.
La préparation et la saisie des données dans la GMAO peut être une étape complexe.
En tant que chef de projet GMAO, vous allez devoir renseigner trois domaines-clés :
l’identification et le calage de la nomenclature des équipements
la codification et la désignation adéquate des différents éléments
la définition précise des processus opérationnels
