La solution GMAO DIMO Maint, au cœur de la démarche Qualité de la Clinique du Val d’Ouest.

« DIMO Maint permet d’établir un lien entre les 13 services émetteurs de Demandes d’Interventions (DI) et le service maintenance et de suivre l’avancement des travaux en totale transparence. »
Hugo Michel, ingénieur biomédical

Présentation de la Clinique du Val d’Ouest

La clinique du Val D’Ouest  est une clinique indépendante conventionnée avec la Sécurité Sociale. La clinique développe son activité médicale dans le cadre d’un pôle mère-enfant (maternité, néonatalogie, chirurgie pédiatrique) et d’un pôle multidisciplinaire de chirurgie et de médecine pour adultes.

Installée dans un bâtiment de 5 étages, la Clinique du Val d’Ouest dispose d’un plateau technique d’une surface totale d’environ 1500 m² rassemblant :

  • Un bloc opératoire de 14 salles,
  • Un bloc obstétrical avec 6 salles d’accouchement et 4 salles de pré-travail,
  • Un service de néonatalogie de 9 berceaux et un poste de réanimation,
  • Une salle de réveil équipée de plus de 20 postes.

La qualité au cœur du Management de la Clinique

Depuis son accréditation HAS v2 en 2007, la clinique du Val d’Ouest  s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue, de la qualité et de la sécurité des soins délivrés à ses patients.
Dès 2008, en vue de l’obtention de la certification HAS v3 2010, impliquant une orientation complémentaire de Développement Durable, la direction de la Clinique du Val d’Ouest envisage dans ses priorités l’informatisation de la gestion de la maintenance biomédicale et multi-technique.

Les responsables maintenance et biomédical doivent pouvoir être en mesure de justifier des interventions réalisées à tout moment et pour cela, nécessitent d’une solution favorisant la traçabilité.

Un projet structurant

Pendant de nombreuses années, l’ensemble des demandes d’intervention transitaient par fax et s’accompagnaient de nombreuses relances téléphoniques de la part des 13 services émetteurs. Affichées sur un tableau, les demandes papier étaient ensuite dispatchées entre les 4 techniciens.

L’organisation du service reposait essentiellement sur une dynamique de maintenance curative.
Dans la continuité de la politique qualité de la clinique et conscient des enjeux liés à la mise en place d’une solution de GMAO, le service biomédical prend rapidement le projet en main avec comme principaux objectifs :

  • Localiser, recenser et enregistrer l’ensemble des équipements à maintenir et leurs historiques,
  • Assurer le suivi et la traçabilité des demandes d’intervention,
  • Améliorer la gestion du planning des techniciens et assurer le suivi des contrats de sous-traitance,
  • Mettre en place un plan de maintenance préventive,
  • Analyser le coût global d’un équipement.

DIMO Maint : une prise en main rapide et une utilisation aisée

En recherche d’une solution ergonomique et conviviale facilitant le lien avec les utilisateurs, DIMO Maint retient toute l’attention de l’établissement et remporte l’adhésion finale face à des solutions dédiées biomédicale ou uniquement centrées sur la gestion des équipements.

DIMO Maint permet d’établir un lien entre les 13 services émetteurs de Demandes d’Interventions (DI) et le service maintenance et de suivre l’avancement des travaux en totale transparence. Dans le processus, un seul interlocuteur par service émet des DI.

« L’utilisateur se repère facilement par la navigation graphique et l’utilisation de la solution devient presque un jeu », témoigne Hugo Michel, ingénieur biomédical.

Une veille sur les équipements se met ainsi facilement en place.

DIMO Maint apporte une véritable structure à l’organisation du service et permet d’anticiper des besoins, comme par exemple la gestion des stocks.

Sa mise en place progressive en 2008 permet d’aborder le projet sereinement et d’en prioriser les étapes : « Notre priorité la première année a été de supprimer les demandes par fax. La deuxième année, nous avons travaillé à renseigner les équipements et leur historique respectif. Cette troisième année est placée sous le signe de l’efficience et doit nous permettre d’avancer sur l’optimisation économique des équipements afin d’apporter une vision claire à la direction sur le coût d’un équipement, d’un contrat de sous-traitance. »

Un bilan très positif

Aujourd’hui, toutes les commandes de pièces détachées sont passées via la solution GMAO.

« Nous pouvons enfin faire de la gestion, souligne Hugo Michel. En seulement 2 ans, la part de l’activité maintenance curative est passée de 95%  à 60 %. Aussi, 40 % de l’activité est consacrée à la maintenance préventive.»

Dans un milieu de soin où le personnel est formé à la traçabilité de chacun de ses actes,  la GMAO DIMO Maint a permis d’instaurer une vraie synergie entre les services, et de valoriser l’activité des services maintenance et biomédical.

DIMO Maint apporte également une réponse concrète au suivi de la réglementation imposée par  :

  • Le Carnet Sanitaire : suivi de la qualité de l’eau et de l’air,
  • Le Registre de Sécurité : suivi de la réglementation relative à l’accueil du public,
  • La maintenance biomédicale : gestion de la matério-vigilance, maintenance préventive et historique des équipements,
  • Le suivi Qualité : suivi de gestion des risques revu tous les trimestres par le Comité de Gestion des risques avec un bilan GMAO qui permet de relever les problèmes redondants pouvant entraîner un arrêt de l’activité.

En 2010, l’audit a notamment révélé que le point positif était la gestion des infrastructures et des équipements réalisés au sein de l’établissement avec DIMO Maint.