DIMO MAINT au cœur de la rationalisation et de l’organisation de l’activité maintenance de l’Etablissement Public Départemental Clairvivre.

« Nous pouvons constater , outre un confort certain, une efficacité croissante liée à l’accès en temps réel aux données, une meilleure organisation des équipes tournantes et une réelle capacité à valoriser les interventions et le temps de réactivité jusque là impossible à mesurer. »
M. Devaud, adjoint au responsable technique

Présentation de CLAIRVIVRE

Première cité sanitaire française, créée au début des années 30 à Salagnac en Dordogne, pour traiter les tuberculeux hors des structures hospitalières, des sanatoriums, sans les isoler de leur famille et de leur permettre de reprendre une vie normale en travaillant à un rythme compatible avec leur état de santé.

La cité est érigée en Etablissement Public Départemental, le 1er Avril 1980 et regroupe différentes structures d’accueil :

  • Un Centre d’Aide par le travail habilité à recevoir des personnes handicapées (CAT),
  • Un centre de re-éducation professionnelle (CRP),
  • Un foyer d’hébergement.

Véritable collectivité d’environ 1 000 personnes s’assumant en complète autarcie, les structures de CLAIRVIVRE sont  conséquentes à entretenir :

  • 15 ateliers protégés
  • Un hôtel restaurant avec 50 chambres
  • 29 logements gites ruraux répartis dans 15 pavillons
  • 150 logements locatifs et plus de 3ha de serres
  • Tous les aménagements nécessaires à la vie normale d’une petite ville (adduction d’eau, station d’épuration, centrale électrique, routes, réseaux d’égouts, abattoirs, salle de spectacles, garderie d’enfants, écoles, magasins généraux assurant tous les commerces, centre équestre, garage Véhicules Légers et Poids Lourds, buanderie, 3 zones horticoles, etc..).

Quel contexte ?

50 personnes assurent 90% des prestations de maintenance sauf celles qui relèvent d’un contrôle réglementaire tels que :

  • Les analyses d’eau,
  • L’entretien du système de sécurité (incendie…),
  • Les ascenseurs.

De nombreux corps de métiers sont ainsi représentés et permettent à l’établissement une grande réactivité quand une panne ou un problème survient (garage, section voierie, chaufferie, menuiserie, maçonnerie, serrurerie, plomberie).

De même, les techniciens disposent d’une excellente connaissance des infrastructures, ce qui favorise des interventions de qualité.

  • Devaud, adjoint au responsable technique s’est vu confier en 2005 la mission de dynamiser et valoriser les services techniques où le papier et la mémoire constituaient les meilleurs piliers de la politique de maintenance.

Un de ses premiers impératifs fût donc de lancer une étude de faisabilité pour la mise en œuvre d’un logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur afin de :

  • Créer un référentiel unique de toutes les opérations de maintenance
  • Améliorer la gestion des stocks favoriser le partage des connaissances et des retours d’expérience
  • Optimiser et mesurer l’efficacité des équipes

DIMO MAINT, le choix de la simplicité et de l’intuitivité

Retenue à l’issue d’un appel d’offre, la solution DIMO MAINT, présente les atouts majeurs à la réussite du projet :

  • Simplicité
  • Intuitivité
  • Ergonomie agréable
  • Rapidité de mise en œuvre

Avec une moyenne d’âge des agents située entre 45 et 47 ans, M. Devaud, qui avait du prévoir au préalable une formation aux outils informatiques, souligne l’importance de la perception du logiciel par les utilisateurs finaux.

Le déploiement de la solution est réalisé dans un premier temps pour 3 des 8 ateliers du centre (plomberie, électricité,…)

Au bout d’un an d’utilisation, 600 équipements sont référencés dans l’arborescence et la solution DIMO MAINT permet d’ores et déjà :

  • De gérer les interventions curatives (demande d’intervention, bon de travail, rapport d’intervention) : 200 bons de travail planifiés par mois pour 150 demandes d’intervention émises par mois
  • D’assurer la gestion des relevés de compteurs fluides : 700 compteurs sont gérés dans DIMO MAINT

« Nous pouvons constater , outre un confort certain, une efficacité croissante liée à l’accès en temps réel aux données, une meilleure organisation des équipes tournantes et une réelle capacité à valoriser les interventions et le temps de réactivité jusque là impossible à mesurer. » se réjouit M. Devaud.

La solution DIMO MAINT justifie aujourd’hui l’efficacité des équipes et a favorisé récemment la décision d’embaucher 4 personnes suite au départ de 4 personnes  en retraite.

Vers un déploiement global…

Plébiscité par les utilisateurs, M.Devaud aborde sereinement le déploiement et la formation DIMO MAINT sur les 5 autres ateliers du centre (menuiserie, serrurerie, entretien).

En vue d’optimiser et rationaliser au maximum l’activité maintenance, le module préventif est mis en place.

De la même façon, la mise en œuvre de la gestion des stocks doit permettre de contrôler efficacement les coûts d’achat et d’assurer un suivi optimal.

Concernant la gestion des plannings, un  interfaçage avec le logiciel en place de gestion des emplois du temps Médiane Planning est à l’étude.