Les hôpitaux de Chartres modernisent leurs outils de maintenance pour refléter la réalité du terrain

La GMAO DimoMaint MX fédère les activités de trois sites distants

Le Centre Hospitalier de Chartres se répartit sur 3 sites, soit 110 000m2, 1 250 lits et 2 500 professionnels pour proposer une offre de soins complète (médecine, chirurgie, obstétrique, urgences). Cet acteur clé en Eure-et-Loir assure une prise en charge de qualité via des plateaux techniques modernes et des innovations médicales. C’est également un établissement support pour le Groupement Hospitalier de Territoire 28 (GHT). Cependant, assurer la maintenance de trois sites distants et 56 bâtiments a nécessité la modernisation des outils de maintenance. Fort d’une expérience réussie d’un déploiement de GMAO au Canada, Thomas Pederiva, ingénieur maintenance bâtiments des hôpitaux de Chartres, a tiré les enseignements de la mise en place de DimoMaint MX et partage sa vision pratique et opérationnelle des défis rencontrés.

Des localisations distantes

Le Centre Hospitalier de Chartres couvre 56 bâtiments sur 110 000m^2, dont « la maison mère », l’Hôtel Dieu (22 bâtiments, 30 000m²), l’hôpital Louis Pasteur (22 bâtiments, 70 000m²) et l’hôpital Saint Brice (12 bâtiments, 10 000 m²). 30 à 40 personnes qui mènent des activités de maintenance à travers trois pôles : Travaux, Sécurité et Maintenance, ce dernier étant piloté par Thomas PEDERIVA. Des interventions transversales sont effectuées sur deux secteurs : Régie et Contrats/Prestataires.

Le choix d’une solution légère

Thomas PEDERIVA a consulté divers gros éditeurs proposant des solutions lourdes, coûteuses et complexes à déployer avant que le comité de pilotage n’opte pour DimoMaint MX. Plusieurs facteurs expliquent ce choix : un bon relationnel commercial, une enveloppe budgétaire raisonnable, la disponibilité d’une version mobilité (car les diverses localisations sont éloignées les unes des autres), une prise en main aisée, la facilité d’import des données, sans oublier l’hébergement des données sécurisées par DimoMaint.

Des gros chantiers préliminaires pour accélérer l’implantation

Afin de sécuriser le déploiement, le projet a été initialement subdivisé en plusieurs sous-étapes importantes :

• Reprise de l’ensemble des plans architecturaux,
• Mise en place d’une nomenclature,
• Identification sur site des emplacements et équipements,
• Mise en place d’une application d’inventaire technique externalisée à la GMAO,
• Rédaction des gammes de maintenance,
• Reprise du magasin technique.

« DimoMaint nous a aidés à structurer la solution au regard de nos besoins. Ils ont créé des profils et nous ont accompagnés sur le terrain. De plus, ils ont assuré la formation des utilisateurs principaux ainsi que l’import des données tout en prodiguant de précieux conseils post-implantation » raconte Thomas PEDERIVA.

Une démarche incrémentale pour aller dans les moindres détails de l’arborescence

L’équipe est partie des plans de masse, puis est descendue sur les plans architecturaux en récupérant des informations liées aux niveaux, zones, etc., en allant du général au particulier. Sites, bâtiments, étages, zones et 8 500 localisations ont été remontés dans un fichier Excel. Il a fallu s’assurer de l’unicité des codes afin de garantir un import cohérent des données, car la démarche était une première depuis 1986.

« Un gros travail d’inventaire a été réalisé sur les plans, la description des locaux et les données de surfaces. Le but : retrouver rapidement ce que l’on cherche. Pour nous, les surfaces sont importantes, car nous devons répondre rapidement en fonction des changements de vocation des locaux. Concernant la gestion du magasin et du stock de pièces détachées, nous sommes partis de plans papier. Nous avons remonté les allées avec les différentes étagères jusqu’au niveau du rang pour gagner en efficacité. Nous avons revu les nomenclatures de familles de pièces, les étiquetages sur site avec des QR codes pour utiliser l’application mobile et gagner du temps. Typiquement, quand on retourne dans la GMAO, les pièces stockées en magasin sont identifiables et localisables immédiatement » explique Thomas PEDERIVA.

La rationalisation des gammes de maintenance

Concernant les gammes de maintenance, toute une bibliothèque a été remontée dans un fichier Excel avec familles, sous-familles, fréquences et incrémentations. « Un gros ménage a été accompli sur le préventif du prestataire pour éliminer des doublons. Nous choisissons désormais les actions qui seront menées dans le cadre du contrat. Dans l’ancien système, il y avait près de 1 000 gammes. Aujourd’hui, il n’y en a plus que 170. Si l’on recherche une fréquence sur une gamme donnée, nous pouvons afficher son contenu, ce qui offre la traçabilité sur les actions réalisées » ajoute Thomas PEDERIVA.

La GMAO DimoMaint rassure ses utilisateurs et facilite leur travail

Thomas PEDERIVA évoque la facilité de prise en main de DimoMaint MX pour du personnel non familier avec l’informatique. Par ailleurs, l’application mobile simplifie grandement les opérations sur le terrain. « Le cloud – avec des serveurs français – fluidifie les mises à jour réalisées en permanence, ce qui évite de le faire par soi-même. Le service client est particulièrement réactif. Enfin, l’expérience de la société dans le secteur de la santé avec plus de 200 établissements équipés permet de rassurer la gouvernance ». En outre, il constate de multiples bénéfices à l’issue de la mise en œuvre :

• Rapidité de la prise en charge des correctifs,
• Accélération du process de validation, auparavant très lourd,
• Possibilité de travail en mode hors ligne,
• Moins de perte de temps, car moins d’allers-retours,
• Mise en place d’un plan de maintenance préventif,
• Amélioration de la gestion des stocks,
• Traçabilité et reporting améliorés,
• Meilleure conformité réglementaire.

Le formulaire de demande d’intervention a été déployé pour les soignants : « C’est un véritable portail de collecte des incidents. Les 2 500 personnes du site ont accès à la GMAO. Nous ne cherchons plus la double validation du cadre, car nous avons simplifié la démarche pour tenter de responsabiliser le personnel, sachant que la maintenance garde la main pour décider si une intervention est recevable ou non » conclut Thomas PEDERIVA.

Trois grands projets à venir

Les actions à venir ne manquent pas avec notamment l’intégration des suivis APAVE et la vérification des contrôles électriques des installations. Il s’agit de traiter les anomalies et non-conformités remontées et de générer directement un bon d’intervention automatique dans la GMAO. De plus, l’estimation du ROI permettra d’analyser le retour sur investissement de la GMAO et la valorisation du stock. Enfin, Thomas PEDERIVA compte finaliser la gestion du stock et intégrer des de capteurs IoT à la GMAO pour estimer la consommation énergétique des bâtiments.

Trois conseils pour bien réussir son projet GMAO

Pour Thomas PEDERIVA, la GMAO doit être le reflet du terrain, car une base bien construite est une GMAO performante. Il livre donc trois bonnes pratiques :

1. Impliquer les utilisateurs-clés pour susciter l’adhésion en associant techniciens et responsables pour répondre aux besoins réels : former et accompagner dès le déploiement et recueillir des retours pour ajuster l’outil, sans mêler trop de participants sous peine de ralentir le process.
2. Répondre aux fondamentaux (qui, quoi, quand, où, pourquoi) pour bien structurer la démarche.
3. Structurer ses données et avoir une logique de codification pour garantir la fiabilité des analyses et du pilotage, optimiser les stocks et les interventions, automatiser et tracer les fluides et faciliter l’évolution du système

Découvrez comment le Centre Hospitalier de Chartres a modernisé la gestion de ses 56 bâtiments grâce à la GMAO DimoMaint MX.

Dans cette interview, Thomas Pederiva, ingénieur de maintenance, partage son retour d’expérience sur la digitalisation des opérations de maintenance au sein de l’établissement.

Face à la complexité de gérer 56 bâtiments répartis sur trois sites, le CH de Chartres a opté pour la solution DimoMaint MX afin de centraliser et optimiser ses processus de maintenance.