Dans un secteur où la qualité de vie des résidents guide toutes les opérations de maintenance, suivre en permanence l’état de ses installations est absolument indispensable. Entre contraintes budgétaires et impératifs de qualité, les EHPAD doivent développer une stratégie de maintenance industrielle réactive, ménageant à la fois les coûts des interventions et les équipements eux-mêmes, dont l’usure ne doit pas être un frein à la qualité. L’adoption d’un logiciel de maintenance est tout particulièrement nécessaire pour recenser ses installations, optimiser le cadre de vie et mieux encadrer les soins.
Les enjeux de la maintenance dans le secteur des EHPAD
Garantir le bien-être des résidents avant tout
La mission première d’un EHPAD est bien sûr de garantir le cadre de vie de ses résidents. Minimiser l’impact des dysfonctionnements techniques sur ses occupants, généralement plus vulnérables que la moyenne, est un objectif prioritaire. Doivent être constamment surveillés des paramètres tels que variations de température, qualité de l’air et nuisances sonores. L’objectif des gestionnaires : maintenir un environnement stable, peu soumis aux évolutions inattendues.
Maintenir des équipements souvent vieillissants
Nombre d’EHPAD sont sis dans des bâtiments anciens, parfois inadaptés aux exigences actuelles. Ce vieillissement touche principalement des systèmes du quotidien tels que la climatisation, le chauffage ou l’eau chaude sanitaire. En présence de signes d’usure avancée, la maintenance doit se faire encore plus vigilante. Un suivi extrêmement fin des indicateurs de fonctionnement ces équipements est la solution pour en prolonger la durée de vie ou pour planifier intelligemment leur renouvellement.
Limiter les coûts
Parmi les défis majeurs des EHPAD, des contraintes budgétaires importantes, dans lesquelles le renouvellement des installations peut peser lourdement. La gestion proactive de la maintenance est donc un levier d’économies substantiel. La limitation des coûts pourra se faire en réduisant les réparations d’urgence et en priorisant plus efficacement les interventions selon la criticité des équipements. Des opérations qui nécessitent de recenser l’ensemble des équipements.
Les équipements des EHPAD et leurs besoins en maintenance
Variés, les équipements EHPAD doivent être traités selon des contraintes techniques particulières à chacun :
Les systèmes de chauffage et de climatisation sont des éléments critiques pour le confort des résidents. Leur entretien régulier garantit non seulement le bien-être des occupants, mais contribue aussi à la maîtrise de la consommation énergétique du bâtiment. La maintenance préventive de ces systèmes inclut notamment la vérification des filtres, le contrôle des fuites et l’optimisation des réglages.
Les systèmes d’extraction d’air et ventilation jouent un rôle essentiel dans la qualité de l’air intérieur. Leur bon fonctionnement prévient la propagation des agents pathogènes et maintient un environnement sain. L’entretien de ces systèmes comprend le nettoyage des filtres, la vérification des moteurs et le contrôle de l’étanchéité des gaines.
Les équipements électriques et systèmes d’éclairage sont, eux aussi, d’importance. Le contrôle régulier des installations électriques permet d’éviter tout risque d’incendie ou d’électrocution et contribue à la sécurité des personnes circulant dans les bâtiments, qu’il s’agisse des occupants ou du personnel.
Les installations sanitaires (douches, baignoires adaptées, toilettes) garantissent hygiène et fonctionnalité. La maintenance industrielle de ces équipements inclut la vérification de l’étanchéité, le détartrage et le contrôle des systèmes d’assistance.
Les équipements médicalisés (dont les lève-personnes, les lits médicalisés ou les systèmes d’appel) sont directement liés à la sécurité des résidents et du personnel soignant. Leur fiabilité doit être absolue, ce qui implique des contrôles fréquents et une maintenance préventive rigoureuse de chacun.
Enfin, les systèmes de sécurité incendie et contrôle d’accès ne doivent pas être oubliés dans la maintenance, d’autant plus que ces équipements sont soumis à des réglementations strictes, avec un entretien obligatoire et des vérifications documentées à intervalles réguliers.
Intervenir en amont pour améliorer la gestion : la spécialité de la maintenance préventive
Dans ce contexte de constante tension des coûts et de sensibilité des équipements, seule une maintenance préventive permettra d’anticiper les futurs besoins. L’approche préventive est d’autant plus indiquée dans le cas des EHPAD qu’elle permet :
- La programmation des interventions en dehors des heures critiques : de cette manière, on minimisera l’impact de la maintenance sur la vie quotidienne de l’établissement, les techniciens pouvant travailler sans interférer avec les soins ou les activités des résidents.
- L’optimisation de la durée de vie des équipements : Un entretien régulier permet de prolonger la longévité des installations, et donc de repousser d’autant les investissements liés à leur renouvellement.
- La réduction des coûts sur le long terme : les interventions planifiées ont un coût 3 à 4 fois moindre que les réparations d’urgence. La maintenance préventive permet par ailleurs d’éviter les dommages collatéraux pouvant survenir en cas de pannes importantes.
Bien souvent, mettre en œuvre cette approche préventive impliquera de s’équiper d’un logiciel spécialisé. Les EHPAD souhaitant gagner en visibilité sur leurs bâtiments auront tout à gagner à s’appuyer sur des outils tels que la GMAO pour recenser toutes leurs installations et prendre les bonnes décisions.
Le logiciel de maintenance, capable de s’adapter aux besoins spécifiques des EHPAD
La GMAO répond en effet à l’ensemble des contraintes du secteur des EHPAD et permet d’accroître significativement la part de maintenance préventive. Le logiciel de maintenance dispose pour cela de plusieurs fonctionnalités clés :
La centralisation des informations de maintenance est l’atout essentiel de la GMAO. Les équipements sont ainsi intégralement recensés au sein d’une base de données unique : leurs caractéristiques, leur historique d’intervention et leur documentation technique sont autant d’éléments directement disponibles à l’équipe de maintenance et aux gestionnaires. Cette centralisation des données permet une prise de décision plus rapide, dès l’apparition du besoin.
La planification des interventions permet d’établir un calendrier de maintenance préventive à long terme. Les demandes d’intervention sont mieux suivies et interviennent rapidement après le signalement ou en fonction de critères prédéfinis (temps d’utilisation, date anniversaire, nombre de cycles), avec une meilleure coordination des équipes de maintenance.
La gestion des stocks de pièces détachées évite les ruptures matérielles, et donc les indisponibilités d’équipements. Le logiciel de maintenance permet de suivre en temps réel le niveau des stocks et de déclencher automatiquement les commandes lorsque les seuils d’alerte sont atteints.
Le suivi budgétaire précis offre quant à lui une grande visibilité sur les coûts de maintenance, visibilité d’autant plus précise que cette maintenance devient préventive. Les dépenses étant mieux maîtrisées, le renouvellement des équipements ne se fait plus dans l’urgence et les besoins peuvent être priorisés.
La production de rapports répond quant à elle aux exigences réglementaires du secteur. Les documents générés par la GMAO seront un support fiable lors des contrôles et certifications, et les rapports de maintenance constitueront une base précieuse pour comprendre et agir sur les installations au bon moment.
Enfin, l’accessibilité mobile du logiciel de maintenance facilite considérablement le travail des équipes techniques en EHPAD. Malgré des créneaux horaires réduits et des conditions de grande mobilité pour les techniciens, les données de maintenance sont simples à consulter et facilitent l’intervention sur le terrain, dans les délais attendus.
Découvrez le témoignage de la Maison Départementale de Retraite de l’Yonne et l’Ehpad Départemental du Creusot
« Grâce à la GMAO DimoMaint MX, nous sommes en mesure de rassurer les services de soins sur le suivi de leurs demandes. Le logiciel permet un gain important en termes de réactivité en intégrant les contraintes de mobilité des agents. Les demandes d’interventions sont désormais disponibles en temps réel sur leurs smartphones » souligne Gaëtan Thomas.
Forte de ces fonctionnalités, la GMAO libère les gestionnaires d’EHPAD de la complexité de la maintenance. Un logiciel dédié permet d’améliorer la qualité de service et de maîtriser davantage les coûts grâce à une meilleure compréhension des ressources à disposition. Les équipes d’EHPAD disposent ainsi de plus de temps à allouer à leur cœur de métier : le service et les soins aux personnes les plus vulnérables.
