La GMAO est devenue une brique essentielle du SI de l’entreprise.
Le logiciel aide les équipes de maintenance à réaliser leur mission opérationnelle sur site, à maintenir les équipements, les bâtiments et les actifs stratégiques de l’entreprise.
La solution peut être déployée dans un grand nombre de métiers : secteur industriel, hospitalier, transport, logistique, tourisme etc. C’est aussi une base de connaissance qui stocke de l’information, un outil de communication, de gestion des processus, de planning des équipes qui offre traçabilité et suivi des coûts.
C’est, enfin, un outil d’aide à la décision dont l’implantation nécessite quelques précautions. Les retours d’expérience de Laurent Arfeuillère, responsable maintenance et travaux neufs et Baptiste Teigne, apprenti Maintenance, nous éclairent sur les étapes suivies dans le cadre du déploiement de la GMAO DIMO Maint au sein de DS Smith, l’un des principaux fournisseurs de solutions d’emballages durables, de papiers et de services de recyclage.
Etape 1 : la définition des besoins
Il faut réaliser un cahier des charges, embarquer des personnes dans le projet, obtenir l’accord de la direction, benchmarker des solutions du marché.
Chez DS Smith, les équipes de maintenance manquaient d’organisation au début. Il n’y avait aucun outil de GMAO.
Laurent Arfeuillère (DS Smith) se souvient : « On ne savait plus qui faisait quoi et il fallait structurer toute l’activité. Il fallait aussi l’adhésion de la direction, qui a parfaitement compris que la réorganisation de l’entité en secteurs passait par l’utilisation d’un outil de GMAO : impossible qu’une entreprise de 200 personnes fonctionne sans être outillée. La GMAO gère donc la totalité des travaux, jusqu’aux investissements. Elle offre une rigueur de suivi pour les bâtiments, ce qui est imposé par nos assureurs, la réglementation Sprinkler. Nous avons pris le minimum de formation, car l’outil est très convivial. Après avoir défini le gros des travaux, dont l’arborescence, il a fallu transférer tout cela dans notre système. Nous ne voulions rien perdre de SAP. Nous avons donc réalisé des imports dans notre GMAO, de façon transparente. La GMAO DIMO Maint MX est évolutive et d’un excellent rapport qualité-prix. Son investissement a donc été facile à défendre ».
Etape 2 : le renseignement des données
Paramétrer le logiciel et créer le référentiel est crucial pour DS Smith et nécessite beaucoup de temps.
Baptiste Teigne a réalisé les imports des pièces détachées et des partenaires : « C’était assez simple car tout se fait sur une base d’Excel, sous un format de tableaux et de colonnes facilement transformables, les fichiers au format .csv ne nécessitant pas de connaissances informatiques approfondies. Le plus gros du travail est la préparation des données. J’ai tout exporté de notre stock en dur depuis SAP en Excel. Ensuite, le tri, puis le mappage est important lors des imports. Il faut bien toiletter les données. L’arborescence pour les équipements était déjà faite par territoire ».
Laurent Arfeuillère complète le témoignage : « Il a fallu 3 ou 4 sessions de formation mais nous avons pu nous lancer en autonomie assez rapidement. Une bonne découpe constitue le cœur du système. Ainsi, l’onduleuse – une pièce de plusieurs centaines de mètres de long – pèse sur tout un territoire. Nous avons pu affecter une partie du logiciel à sa maintenance. Nous avons créé des groupes – des territoires –gérés par la GMAO de façon indépendante, avec des référents sur chaque territoire. La GMAO nous a permis d’avoir quelque chose qui n’existait pas chez nous : un planning hebdomadaire du préventif et un planning de chaque opération, qu’il s’agisse de préventif, d’amélioration ou de travaux divers. L’équipe dispose d’un listing complet sorti de la GMAO pour le territoire. Les améliorations se font au fil de l’eau. Entre les imports/exports d’Excel, l’ajout d’éléments, tout est maillé lors des différentes phases dans le logiciel ».
Etape 3 : la formation des utilisateurs
Vaste sujet que de faire en sorte que les utilisateurs exploitent la GMAO !
Cela concerne à la fois l’équipe Maintenance, mais aussi la production, ou bien encore les collaborateurs administratifs qui s’en servent pour déclarer des pannes, faire des demandes d’intervention auprès des équipes de maintenance via des interfaces web ou mobiles pour collecter ces demandes.
Pour Laurent Arfeuillère : « La demande d’intervention est cruciale. Même en cas d’oubli de traitement, elle reste visible dans le système et le demandeur et la production en ont connaissance. C’est ce qui génère parfois les écarts de stocks, les incohérences. Nous sommes en plein déploiement de la partie mobile et nous souhaitons l’affecter aux équipes de production. Ils sont souvent confrontés à un problème ponctuel et n’ont pas forcément le temps de suivre les actions. Il leur faut donc des retours instantanés. Le smartphone permet de joindre des photos intégrées directement dans la demande d’intervention. La panne est collectée directement dans le système ».
Baptiste a formé les 4 responsables de territoires et les interventions de maintenance préventive commencent à être mises en place en autonomie car il n’y a pas que les pannes.
Etape 4 : le pilotage et l’exploitation des données
« Il faut que l’équipe de maintenance s’approprie les fonctionnalités, car un autre logiciel permet de suivre les productions. La GMAO a cependant permis d’avoir une traçabilité claire et simple de ce qui est fait au jour le jour et au mois. Des analyses permettent de tout savoir sur tel ou tel équipement, les bons générés. Pour l’heure, nous sommes plus dans une phase de sensibilisation aux éléments à injecter dans la GMAO tels que des causes de défaut, des constats ou des messages d’erreur. Les « anciens » ont très bien compris l’utilité de proposer des descriptifs pertinents et parlants. Les indicateurs vont naître d’eux-mêmes. Ainsi, chaque matin, on affiche une liste de ce qui a été demandé la veille et réalisé par l’équipe ».
Laurent Arfeuillère ajoute : « Par ailleurs, nous menons aussi une analyse des coûts de la maintenance, spécifiquement pour les arrêts de Noël et de l’Ascension. Nous valorisons les interventions des prestataires externes et les pièces. La GMAO nous permet de sortir le coût complet d’une maintenance. C’est beaucoup plus compliqué sous SAP car la granularité est différente. Un exemple : trouver les coordonnées d’un fournisseur ne prend que quelques secondes grâce à la GMAO contre plus de 5 minutes dans SAP. L’ergonomie est très importante ».
Autres questions :
Quel est le temps de déploiement d’une GMAO sur un site ?
Pour DS Smith, le temps de mise en œuvre a été très court car il y avait de l’envie et des informations disponibles : « Les imports nous ont permis de mettre en place nombreux processus. Nous avons démarré le projet en trois mois et avons été très bien accompagnés par le support DIMO Maint. Nous avons choisi de tout mettre en œuvre en même temps (stocks, préventif, …) même de façon imparfait ».
Pourquoi ne pas avoir utilisé la GMAO de SAP ?
DS Smith estime que le module est beaucoup trop lourd pour son utilisation : « La prise en main doit rester simple et l’information rapidement accessible. La GMAO DIMO Maint MX a apporté la réponse que nous attendions et nous n’avons pas creusé le sujet dans SAP ».
Quels sont les pièges à éviter en matière de gestion de projet GMAO ?
Pour Baptiste Teigne : « Il ne faut pas précipiter l’import de données pour éviter de bousculer le stock. Il est utile d’importer en environnement de test, avant d’importer en environnement de production ». Un constat complété par Laurent Arfeuillère : « Nous nous sommes intéressés aux équipements cruciaux de production, sans trop entrer dans le détail. Production, énergie, environnement, stockage, tout ce qui fait vivre notre site. Il est inutile de trop en mettre dans la GMAO ».
