Facility Management : comment optimiser la gestion de votre parc immobilier?

À la source du bon fonctionnement de toute entreprise ou bâtiment accueillant du public se trouve le Facility Management, qui couvre une multitude de services essentiels. Connaître et bien appliquer le concept permet de définir un espace de travail conforme en tous points aux besoins et aux normes, et donc de poser les bases d’un parc immobilier sain.

La tâche n’est pourtant pas aisée, puisque les activités à coordonner sont aussi variées que complexes. Les solutions logicielles seront parmi les meilleures alliées des gestionnaires pour coordonner toutes les opérations. Dans cet article, découvrez ce qu’est le Facility Management, la manière de l’intégrer à votre organisation et les apports de la GMAO pour mieux performer en la matière.

 

Qu’est-ce que le Facility Management ?

L’AFNOR définit le Facility Management comme 

une fonction organisationnelle qui intègre les personnes, les lieux et les processus dans l’environnement bâti dans le but d’améliorer la qualité de vie des personnes et la productivité de l’activité principale. ».

Également comparé aux Services Généraux, le Facility Management consiste donc à assurer la maintenance complète d’un bâtiment et à coordonner ses services internes. Une mission de coordination de grande ampleur pouvant aussi bien couvrir un seul site qu’un parc immobilier complet.

Plus large que le simple sujet de la maintenance, le Facility Management cherche à placer l’humain au cœur des opérations. Techniciens, occupants ou exploitants : l’objectif est de mutualiser les points de vue et les expertises et de les mettre au service d’un espace de vie pérenne. Cet espace doit ainsi mieux répondre aux problématiques économiques, sociétales et environnementales actuelles des entreprises.

À son apparition en France dans les années 1980, le Facility Management était généralement traité en interne. Les équipements et les contraintes se multipliant, cette tâche a cependant pris une part croissante dans l’activité des organisations. Celles-ci ont de plus en plus tendance à l’externaliser ou du moins, cherchent bien souvent à optimiser sa gestion en désignant un Facility Manager. Il en va en effet de l’efficacité opérationnelle de l’entreprise et in fine, de sa performance.

 

Comment le Facility Management s’intègre-t-il dans votre organisation ?

Le Facility Management regroupe aujourd’hui un grand nombre de prestations. Concrètement, cette activité à part entière peut impliquer des missions telles que :

  • Entretien des bâtiments
  • Gestion de l’intérieur des locaux (nettoyage) 
  • Systèmes de sécurité (contrôle d’accès, alarmes incendie ou intrusion…)
  • Consommation d’énergie (électricité, climatisation…)
  • Logistique
  • Espaces verts
  • Prestations annexes telles que courrier, accueil, restauration…

En réalité, le Facility Management s’adapte essentiellement à l’activité du bâtiment auquel il s’applique. Il lui faut avant tout répondre à des enjeux de productivité, de qualité de vie au travail et de conformité. De la gestion du bâtiment lui-même aux sujets transverses et à la stratégie, le Facility Management se retrouve donc dans tous les aspects de l’organisation.

Cette coordination des ressources et services implique un travail de gestion titanesque. Sans une centralisation efficace de l’information, difficile de coordonner efficacement toutes ces actions. Dès lors, opter pour les bonnes solutions et faire chapeauter son Facility Management semble indispensable. À la clé pour l’entreprise, la possibilité de se concentrer sur son cœur de métier et de créer davantage de valeur.

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Le Facility Manager : un rôle central dans l’organisation

Le Facility Manager est le responsable couramment désigné pour coordonner l’ensemble des activités inhérentes à la bonne gestion du bâtiment. Ce donneur d’ordre, souvent une société externe spécialisée en la matière, est au centre de toutes les opérations. Pour mener à bien sa mission, il lui faut donc traiter à la fois la composante humaine (management et coordination) et évaluer les ressources matérielles nécessaires, tout en limitant les coûts d’exploitation.

Les enjeux de l’immobilier d’entreprise et du facility management

 

La mission du Facility Manager couvrira notamment :

  • La définition des besoins du bâtiment
  • La planification des interventions et de la maintenance
  • Le management des équipes (organisation des interventions, coordination des prestataires)
  • L’élaboration et le suivi du budget
  • Le contrôle et le respect constant des normes d’hygiène et de sécurité
  • La tenue de tableaux de bord permettant de comprendre à tout moment la situation du bâtiment

Véritable chef d’orchestre des équipements, le Facility Manager devra non seulement s’impliquer dans les opérations de terrain, mais aussi superviser la maintenance dans sa globalité pour garantir les bonnes performances de l’infrastructure. Une organisation sans faille – et une vision d’ensemble de sa mission – lui sera donc nécessaire.

 

Pourquoi un logiciel GMAO est-il essentiel pour une gestion optimale de votre parc immobilier ?

Le suivi de la maintenance d’un bâtiment entier ne peut être improvisé : celui-ci requiert des outils fiables et complets. La gestion approfondie des équipements est l’un des rôles centraux de la GMAO, ou Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur. La solution logicielle centralise en effet toutes les informations nécessaires à la gestion des nombreux corps de métier impliqués et facilite leur coordination. Placée au centre de l’organisation, la GMAO devient alors un véritable soutien au Facility Manager, auquel elle fournit des informations actuelles dès qu’il en a besoin.

La GMAO apporte de la visibilité sur les équipements, mais pas seulement. Une maintenance assistée par ordinateur, ce sont également :

  • Des processus plus automatisés, qui font gagner du temps et éliminent les erreurs
  • Des plannings et une gestion des stocks en temps réel, qui permettent de ne jamais manquer de ressources
  • Une gestion des coûts, essentielle pour comprendre les pôles de dépenses et réaliser des économies
  • Une traçabilité des opérations de maintenance grâce à l’historique complet des interventions
  • Une vision à 360°, source d’anticipation

Toutes ces opérations – et les nombreuses autres informations fournies par la GMAO – permettent au Facility Manager d’appréhender le bâtiment dans sa globalité ou d’entrer dans le détail dès que nécessaire. Par ailleurs, la solution allège considérablement la gestion grâce à des documents entièrement dématérialisés et  à des processus plus collaboratifs. Le Facility Management s’assortit ainsi d’une composante « temps réel », source de réactivité sur le terrain.

 

Comment notre logiciel GMAO peut-il transformer votre Facility Management ?

Entièrement dédiée au Facility Management, la solution DIMO Maint FM rassemble dans un outil central des fonctionnalités développées pour la gestion de bâtiment tertiaire. Facilitant la gestion d’un ou de plusieurs sites, le logiciel aborde toutes les facettes essentielles du Facility Management : réduction des coûts, excellence opérationnelle et conformité réglementaire.

DIMO Maint FM, ce sont des fonctionnalités essentielles telles que :

  • Gestion des bâtiments et de leurs équipements: la solution centralise des données complètes (documents techniques, historique, réglementations) permettant de retracer tout le cycle de vie d’un ou plusieurs bâtiments
  • Gestion des prestataires et des contrats: le logiciel de GMAO facilite la gestion des nombreux sous-traitant et garantit un parfait suivi des documents légaux (contrats, factures, devis)
  • Communication: le logiciel centralise les échanges et raccourcit les processus de validation
  • Suivi budgétaire: des budgets peuvent être définis sur mesure, par période ou par intervention. Les devis et factures peuvent être directement créés par les prestataires externes et sont consignés dans l’outil
  • Tableaux de bord paramétrables: très complet, le reporting intègre tous les KPI pertinents pour votre organisation et s’adapte en format à ses utilisateurs.

Parmi les principaux atouts de DIMO Maint FM, solution spécialement conçue pour le secteur tertiaire, figurent :

  • Mobilité et accessibilité : utilisable grâce à une simple connexion internet, DIMO Maint FM peut être utilisés par tous, depuis un ordinateur ou sur le terrain
  • Adaptabilité: composée de 3 applications mobiles pour les gestionnaires, les techniciens et les occupants, la solution s’adapte à ses utilisateurs
  • Interopérabilité : la GMAO tertiaire de DIMO Maint s’intègre au SI en place et tire parti des données propres au bâtiment.

Complet et facile à prendre en main, DIMO Maint FM met la gestion de bâtiments à la portée de toutes les organisations et s’adapte à leurs évolutions au fil du temps. L’information est immédiatement disponible, et votre Facility Management devient d’autant plus agile.

La diversité des activités que couvre le Facility Management soulève des défis de taille pour les gestionnaires. La clarté est reine dans ce travail d’organisation de l’information. Adopter une solution de GMAO telle que DIMO Maint FM, c’est assurer une maintenance immobilière plus fiable, source de sécurité dans votre bâtiment. La GMAO apporte davantage d’anticipation et permet de croiser efficacement les informations. La coordination se fait avec fluidité et agilité, aboutissant à un environnement de travail parfaitement fonctionnel.

Êtes-vous prêt à optimiser votre Facility Management avec notre solution GMAO ? Contactez nous dès aujourd’hui pour en savoir plus.

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FAQ

 Quels sont les principaux défis du Facility Management ?

Le Facility Management fait face à plusieurs défis, tels que la gestion de la maintenance des infrastructures, le respect des réglementations de sécurité, l’optimisation de l’efficacité énergétique ou encore l’adaptation aux changements technologiques.

En quoi un logiciel GMAO améliore-t-il le Facility Management ?

Un logiciel GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) peut automatiser et simplifier de nombreuses tâches liées au Facility Management. Il permet une gestion centralisée des opérations, une meilleure planification des tâches de maintenance, et assure une traçabilité optimale.

Quels sont les critères pour choisir un bon logiciel GMAO pour le Facility Management ?

Le choix d’un bon logiciel GMAO dépend de plusieurs critères : son ergonomie, sa capacité à s’intégrer à d’autres systèmes, la qualité de son support client, mais aussi ses fonctionnalités spécifiques, comme la gestion des tickets de maintenance ou l’analyse prédictive.

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