Optimisation des pratiques de maintenance chez ORTEC Services grâce à la GMAO DIMO Maint.

ORTEC Services, une branche du groupe multinational ORTEC, a renforcé l'efficacité et la sécurité de ses agences grâce à l'adoption de la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) DIMO Maint MX. Cette solution a permis d'harmoniser les bonnes pratiques de maintenance au sein du groupe, apportant rigueur et gain de temps.

ORTEC Services fait partie du groupe multientités, multiservices et multipays ORTEC (siège à Aix-en-Provence, 12 500 collaborateurs dans 24 Pays, 187 implantations en France, 62 à l’international pour 1,2 Mds € CA). Depuis son rachat via LMBO par ses employés en 1992, le groupe a considérablement développé ses activités en croissance externe. L’entité Services, basée au siège, propose du support client depuis l’étude de conception, le contracting, le nettoyage industriel ou encore la collecte de déchets pour des multinationales (Total, EDF, Airbus etc.) dans des secteurs variés tels que l’énergie, le nucléaire, oil & gas, agro-alimentaire, minier et l’aéronautique. Gabriel Guillen, responsable GMAO groupe chez ORTEC Services, reconnaît les bénéfices de DIMO Maint MX, une solution apportant rigueur et gain de temps notamment dans le cadre du projet Org’Agence, qui vise notamment à harmoniser de bonnes pratiques de maintenance au sein du groupe.

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Une organisation maintenance propre à chacune des agences

DIMO Maint MX a été sélectionné suite à un POC de six mois, alors que Gabriel Guillen venait d’intégrer le parc Matériel d’ORTEC Services. Sa première mission consista à déployer, améliorer et entretenir la GMAO sur les agences du groupe. Aujourd’hui, environ 35 sont sous DIMO Maint MX, majoritairement en France et Afrique (Congo, Gabon, Ghana).

Les équipements comprennent beaucoup de roulants type poids lourds, du matériel spécifique au groupe, du métallurgique, des remorques ou encore des grues notamment pour le secteur pétrolier. Le service Matériel, propriétaire des équipements, les met à disposition des agences en apportant également du conseil en matière d’achats et de maintenance.

Le matériel particulier nécessite des entretiens annuels dont la charge incombe aux agences, explique M. Guillen « Nous assistons les entités sur leur organisation, mais c’est le chef d’agence qui reste décisionnaire, car chaque agence a sa propre organisation de maintenance et d’exploitation ».

L’harmonisation des pratiques de maintenance est un élément clé du projet “Org’Agence”

La maintenance est assurée par un responsable matériel qui peut faire sous-traiter tout ou partie des interventions. Certaines agences ont un chef d’atelier et des mécaniciens pour l’entretien du matériel. C’est à l’agence de décider si sa maintenance est internalisée ou pas.

« Nous avons un avis consultatif et nous aidons à dimensionner. Par exemple, les véhicules de moins de 15 ans sont à entretenir en sous-traitance chez les concessionnaires. Les plus de 15 ans sont gérés en interne. En général, les véhicules roulants sont décomposés en deux parties : le porteur – le véhicule en lui-même – et l’équipement » explique M. Guillen.

Le projet Org’Agence développé au niveau du siège permet d’encadrer et d’harmoniser les bonnes pratiques et la maintenance en fait partie. Certains standards de maintenance sont issus d’agences qui avaient très bien rôdé leur programme et savaient comment bien entretenir le matériel.

Un long fleuve intranquille de la GMAO

Le choix de la GMAO actuelle résulte de plusieurs tentatives manquées via des solutions du commerce ou des outils développés en interne. Gérer divers types de matériels mais aussi des usines de traitement de déchets sur un même outil semblaient problématiques. Un appel d’offres a permis de poser un certain nombre d’objectifs à remplir :

  • Faire 100% des opérations de maintenance,
  • Suivre les gammes de maintenance pour le matériel roulant et non roulant,
  • Une solution simple et ergonomique,
  • Une intégration au Système d’Information.

D’après M. Guillen « DIMO Maint cochait toutes les cases, d’autant que certains utilisateurs n’étaient pas experts en informatique. Le choix a été fait par un groupe projet comprenant une personne du matériel, la DSI, et des responsables maintenance de diverses agences. Le groupe s’est aperçu que divers outils de GMAO coexistaient (fichiers Excel, papier etc.) et il y a donc eu une volonté d’harmoniser les pratiques ».

Renseignement des données : l’indispensable étape en amont

L’outil a été testé sur plusieurs agences en France (Fos/Mer, Rouen et St-Quentin) et au Congo, ayant des équipements différents.

« Le renseignement des données, c’est identifier comment se passera le paramétrage » explique M. Guillen. Une analyse est réalisée agence par agence et non en bloc, car chacune a ses spécificités : certaines ont un responsable matériel. Parfois c’est l’exploitation qui gère la maintenance. Parfois tout ou partie de la maintenance est sous-traitée. Il s’agit de bien comprendre qui sont les acteurs de la maintenance au sein de l’agence, notamment comment le suivi est organisé, d’où viennent les demandes curatives et préventives, qui les reçoit, qui les traitent, qui prend les rendez-vous, qui vérifie et clôture, comment est gérée analytiquement la maintenance et les dépenses associées. Le but est que cet audit cerne précisément le fonctionnement de l’agence afin d’intégrer les divers process dans la GMAO afin de répondre aux questions suivantes : qui réceptionnera les bons d’intervention (BI) préventifs réglementaires ? Qui mettra les demandes d’intervention en curatif ? Qui clôturera les BI ? Les dépenses seront-elles dans la GMAO ? Dans l’ERP ? Faut-il interfacer ? Le planning est aussi pris en compte, car il s’agit de bien identifier les utilisateurs ».

La phase cruciale du paramétrage

L’ERP contient la base Matériel qui est exportée. M. Guillen connaît les matériels à suivre en GMAO selon leurs spécificités, généralement de gros matériels pour lesquels tous les contrôles sont créés.

« Chaque catégorie de matériel doit subir des contrôles légaux comme un contrôle technique, des contrôles réglementaires par suite d’accidents et enfin des contrôles de maintenance. Tout est défini dans Org’Agence. Il faut paramétrer par véhicule et par équipement avant l’installation en agence. Ce processus qui prenait 3 mois pour une petite agence a été réduit à une à deux semaines » raconte M. Guillen.

La base Matériel est structurée par catégorie d’équipement avec ses attributs (Atex, habilité au transport de matières dangereuses ADR) et la taille de l’engin (véhicule léger, poids lourd, autonome ou pas…). À l’aide d’une macro, M. Guillen crée automatiquement le fichier d’import des IP (interventions préventives) qui lui permet de savoir quel contrôle sera affecté à quel matériel. Il initialise les dates grâce aux contrôles déjà présents dans l’ERP, ce qui donne une liste toute faite de matériels.

Automatisation et interfaçage ERP/GMAO

Les créations d’équipements et d’interventions préventives sont effectuées par M. Guillen. « Du matériel entrant et sortant nécessite la création de nouvelles interventions préventives et de vérifier que rien n’ait été oublié au moment de la vente d’un véhicule en sortie de parc. Nous avons donc automatisé les processus.

La base Matériel met à jour automatiquement la GMAO, d’où la nécessité originelle d’un interfaçage. Nous créons des équipements que nous déplaçons lors de cession entre agences. Parfois, les agences sont des sociétés différentes. Il faut donc faire une vente entre deux sociétés, ce dont l’interface tient compte.

À cela s’ajoutent notamment les suivis de fournisseurs et de pièces. Les contrôles réglementaires clôturés dans la GMAO se remettent à jour dans l’ERP. Toutes les agences n’en sont pas équipées selon la nature de leurs activités. Le but est que tout soit prêt lorsqu’on va en agence pour dérouler les formations et affiner d’éventuels oublis. Généralement, les demandes d’intervention se font en mobilité, car les chauffeurs sont équipés de smartphone et peuvent émettre des demandes d’intervention en se connectant à la base ».

Le connecteur entre la GMAO et l’ERP comprend :

  1. Les contrats réglementaires: ils sont suivis dans l’ERP pour toutes les agences. Celles équipées de la GMAO qui renseignent les contrats réglementaires des véhicules dans l’ERP permettent un partage global de l’information au niveau groupe.
  2. La synchronisation du référentiel matériel
  3. Les achats : il est possible de faire des commandes dans l’ERP, puis de lier un bon d’intervention à une commande de l’ERP. On voit ainsi dans l’ERP les bons ouverts, c’est-à-dire non clôturés dans la GMAO. On peut sélectionner un bon et au moment de la réception de la commande, la dépense passe sous une ligne « Ressources fournisseurs » dans le BI sélectionné.

En outre, les BI de la GMAO peuvent partir dans des outils de planification des véhicules.

La nécessaire acculturation à la maintenance

Une GMAO n’est pas un outil dédié qu’à la seule maintenance : il est utile à toute l’agence, notamment pour l’exploitation qui peut s’en servir pour remonter des anomalies ou faire du curatif. M. Guillen a déployé plus d’une trentaine d’agences depuis son arrivée en 2018 :

« Les audits font parfois apparaître certains process non formalisés. La GMAO est donc structurante à ce niveau-là. Plus il y a de déploiements, plus il faut du support pour enregistrer de nouveaux matériels. Nous faisons en sorte qu’une seule personne soit responsable du matériel par agence, et que les contrôles réglementaires aient les mêmes désignations, les mêmes standards, que tous les équipements soient créés de la même manière. Cela donne une base saine qui est affinée par rapport aux désignations présentes dans l’ERP ».

 

Les avantages majeurs de la GMAO : rigueur, gain de temps et sécurité

La GMAO ne dynamise pas miraculeusement la performance : outre un paramétrage initial pointu, tout dépend du personnel et de l’organisation en place. L’implémentation d’une GMAO peut être ressentie comme une charge additionnelle. Il faut donc motiver le personnel en démontrant ses bénéfices comme pouvoir réaliser et enregistrer 100% des opérations de maintenance préventive et regrouper les interventions afin d’éviter les erreurs de production.

La gestion du réglementaire interne à la suite d’accidents permet de mettre en avant les équipements sur lesquels le défaut de contrôle peut nuire à la sécurité des personnes. « Pour les mécaniciens qui font du pointage, nous mettons en avant le gain de rigueur dont ils vont bénéficier, et donc le gain de temps dans leur travail quotidien.

DIMO Maint MX apporte bien plus qu’un simple outil de planning atelier !

Émission de bon d’intervention, formalisation des demandes d’intervention, historisation, archivage de maintenance, analyse des coûts… les bénéfices sont multiples car la solution centralise et fiabilise la base. Pouvoir suivre une demande d’intervention via un smartphone est un vrai bonus ! ».

Deux types d’indicateurs maintenance

Deux catégories d’indicateurs ont été définies assez tôt dans le projet sous Power BI :

  • Des indicateurs de fonctionnement pour savoir si l’agence utilise bien l’outil de GMAO et que les contrôles sont réalisés, renseignés et clôturés correctement avec les bons pointages.
  • Des indicateurs de maintenance : ils sont tributaires de la qualité des indicateurs de fonctionnement. Il est donc indispensable que la valorisation des pièces sur le bon d’intervention soit rigoureuse pour avoir des indicateurs de coût fiables.

« Il faudrait définir des temps d’arrêt machine dans la solution pour pouvoir, à terme, analyser le MTTR, le MTBF etc. Nous sommes en train d’interconnecter tous nos véhicules pour avoir les remontées d’heures. Nous pourrons alors sortir le MTBF car nous disposerons du nombre d’heures par véhicule avec le nombre d’interventions et du temps moyen de fonctionnement » estime M. Guillen.

Une GMAO vide ne sert à rien !

Il est important de bien saisir les dépenses associées aux interventions, comme l’explique M. Guillen :

« Nous savons sortir analytiquement les dépenses sur les matériels. Dans l’ERP, nous connaissons le montant en préventif, en curatif, en casse, en réglementaire… mais on ne savait pas l’expliquer. Les bons d’intervention sont associés aux commandes. Nous avons interfacé les commandes avec l’ERP pour pouvoir redescendre les coûts dans MAINT. L’atelier fonctionne comme un garage externe avec un coût de revente. Les coûts issus de MAINT sont exportés dans PowerBI. Nous pouvons expliquer aux chefs d’agence le coût de leur maintenance annuelle mois/mois, avec le classement des équipements les plus coûteux, le coût de main-d’œuvre, les bons d’intervention concernés et la répartition en coût de main-d’œuvre et de sous-traitance. On peut ainsi voir le coût des organes les plus coûteux sur une grue.

Des conseils avisés à une organisation qui n’a pas de GMAO

Pour M. Guillen, il ne faut surtout pas négliger le temps de déploiement :

« Ce n’est pas une action fractionnée que le technicien fait à temps perdu. Il faut tenir compte du temps de paramétrage de l’outil en amont. Par ailleurs, nourrir la base dans l’outil est important : il faut saisir les fournisseurs, les utilisateurs, les pièces et la faire vivre et organiser l’activité. Il ne faut ménager ni son temps ni ses ressources, car on a vite fait de se noyer sous les contrôles et les BI ».

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