Energys Maintenance fait partie du groupe Energys (CA 2021 14m€, env. 80 personnes) qui comprend trois sociétés basées en Luxembourg et en Belgique. Benelux. Le groupe créé en 2009, par des anciens d’une grosse société de chauffage de Belgique, travaille originellement dans le chauffage classe 1 et 2, la climatisation, la VMC tertiaire pour des bâtiments style building, immeubles de bureaux, hôpitaux et maisons de repos. Ces entités représentent un chiffre d’affaires en chauffage de plusieurs millions. Ces entités sont obligées d’avoir une société de maintenance leur permettant d’assumer la garantie du bâtiment. Energys Maintenance gère également des chaudières, des machines frigorifiques, des groupes de ventilation, des climatisations de bureaux, des locaux serveurs.
Un de ses grands comptes, gestionnaire de l’infrastructure ferroviaire belge, a imposé l’usage d’une GMAO dans le cadre de leur cahier des charges. « Ce fut l’élément déclencheur pour nous doter d’une GMAO et de processus automatisés » raconte Jean-Paul MASY, directeur d’Exploitation d’Energys Maintenance.
L’automatisation des processus comme point de départ
Avant d’être l’administrateur de la solution et de manager une secrétaire, des chefs d’équipe, Jean-Paul MASY a débuté seul, avec trois techniciens.
Il avoue : « Je devais absolument trouver une solution me facilitant la vie, surtout quand je suis passé à six techniciens. Cela a chamboulé l’organisation interne qui fonctionnait jusque-là essentiellement avec du papier. Les techniciens avaient des rapports en trois ou quatre exemplaires qu’il fallait envoyer par la poste. C’était devenu ingérable ! »
Il y a trois grandes périodes dans le calendrier d’Energys Maintenance : entre septembre et novembre se déroule l’entretien des chaudières, puis le remplacement des filtres des groupes de pulsion de février à mai. Enfin, entre mai et août, c’est l’entretien et le dépannage de machines de froid, qui représente 95% du parc.
À partir de juillet, le service passe en phase de garde. Le groupe s’occupe notamment des équipements de climatisation des cabines de signalisation de la Dorsale wallonne, la ligne de chemin de fer qui traverse toute la Wallonie vers la France et une partie de Bruxelles.
La GMAO devait permettre de mettre en place des plannings et retransmettre les rapports sous format PDF aux gestionnaires de réseau par districts. Il fallait automatiser les processus, notamment l’envoi automatique des demandes de travail.
Ce client « AlterDomus » a accès à la GMAO dans sa partie client afin de suivre nos interventions préventives et curatives découlant de ses demandes d’intervention (DI).
Une GMAO pour permettre au client de gagner en visibilité
« Ce qui est très pratique dans la GMAO, c’est la gestion et le suivi des rapports envoyés aux grands comptes automatiquement. Ils obtiennent ainsi de la visibilité sur l’ensemble des tâches effectuées par nos techniciens. Leurs demandes de dépannage sont transmises instantanément vers le technicien désigné pour plus de réactivité.
Par ailleurs, nous avons pu répartir notre douzaine de techniciens en deux zones géographiques : un secteur Bruxelles-Brabant wallon-Charleroi et un secteur Liège-Namur-Luxembourg, avec respectivement un chef d’équipe qui fait les plannings pour sa zone et qui est responsable de la satisfaction client » explique Jean-Paul MASY.
Une assistante créée les demandes avec DIMO Maint et dispatche les appels venant des clients vers les chefs d’équipe qui eux-mêmes, dispatchent vers les techniciens. Ces derniers travaillent en mobilité et, grâce à leurs tablettes, peuvent remplir et expédier les rapports d’intervention rapidement.
Un de nos client majeure INFRABEL, de par leur Cahier des Charge il nous est imposé de travailler par fiche d’intervention pour les dépannages et par état d’avancement pour les travaux de maintenance.
Une GMAO s’est donc imposé afin de pouvoir répondre à leur attente, l’ensemble des documents (Demande d’Intervention DI et Bon d’Intervention BI) doivent être sous format informatique et nous devons pouvoir présenter les états d’avancement mensuel des travaux de maintenance préventive et curative par bâtiment et par secteur géographique.
Un bâtiment type INFRABEL et sa cabine de signalisation pour laquelle nous effectuons les maintenances (Machine de froid et les gaines textiles) nos réactions doivent être rapide et circonstanciées dans le retour d’info sur la panne ou sa résolution, le temps de réaction est impératif d’où le gain avec la GMAO DIMOMAINT MX.
Le choix naturel de la GMAO DIMO Maint MX
La partie pointage et administrative intéressait spécifiquement Energys Maintenance, le fait de ressortir les temps d’intervention pour les diffuser en comptabilité et à la RH. Le superviseur était intéressé par une partie « checklist ».
Jean-Paul MASY a donc fait un mix des attentes et analysé le marché :
« Nous connaissions déjà MiniMaint et c’est naturellement que nous sommes venus vers la GMAO nouvelle génération DIMO Maint MX. Au final, nous avions besoin d’un outil qui offre une visualisation sur les tâches effectuées ».
Depuis la fin des années 90, Jean-Paul MASY avait créé les plannings, les listes de tâches et les listes de matériel au format Excel. Listes de matériel par colonne, localisations, numéro de contrat, froid, chaud, ventilation, différents équipements… toutes les données étaient prêtes à être injectées dans la GMAO en 2 ou 3 jours seulement, sans devoir partir de zéro.
Une arborescence simplifiée
L’arborescence des équipements est construite par région et sous-région ou par client distinct.
« J’étais descendu assez bas dans les niveaux d’arborescence. Finalement, j’ai décidé de ne conserver que trois familles : chaud, froid et ventilation sans descendre dans des détails. Au bout du compte, nous conservons la région, le numéro de contrat client, le nom du client, et le texte associé. Nous nous sommes aperçus que ce n’était pas gérable de descendre trop dans le détail » explique Jean-Paul MASY.
En effet, Energys Maintenance gère des immeubles de bureaux de quinze étages avec près de 1 200 personnes et une panoplie de pompes, de groupes de pulsions, soit une multitude de détails qui n’intéressent pas forcément le client. Par contre, avoir la checklist des tâches effectuées en maintenance ventilation ou sur les groupes prend toute son importance.
Répondre à des obligations réglementaires
Concernant le module de gestion de stock, Energys Maintenance assure le suivi des stocks de gaz réfrigérants, ce qui est imposé par les législations belge et même européenne : il faut stipuler les quantités de gaz achetées et revendues. En outre, l’outil permet d’assurer la traçabilité des stocks de fréon, un gaz CFC dont la circulation est également régie par la législation européenne.
Toutes les demandes d’interventions passent par la GMAO
Certains grands comptes comme Arcelor imposent un planning régulier. De ce fait, les chefs d’équipe élaborent un planning chaque jeudi. Dans le cadre de contraintes obligatoires, Energys Maintenance a aussi mis en place des process récurrents, comme le relevé mensuel des compteurs dans les bâtiments pour un client. En outre, des tâches de maintenance sont imposées en fonction de la météo et de la disponibilité du personnel. 30 % du personnel reste en réserve en cas de dépannage, ou fait de l’installation.
Tout est planifié chaque semaine en fonction de la réception du matériel et de ce que les clients ont payé. D’autre part, des techniciens de piquet peuvent être appelés pendant la journée et ceux de garde pendant la nuit.
L’assistante introduit la demande d’intervention, puis un mail est envoyé chez le client pour confirmer la bonne réception de la demande. Elle contacte ensuite le chef d’équipe ou bien regarde dans le planning les disponibilités par zone géographique afin d’optimiser les ressources par zone et compétences. Un bon travail est généré puis attribué au technicien. Ce dernier reçoit la notification sur sa tablette et peut se déplacer chez le client.
Une fois son intervention finie, il remplit son rapport, joint les photos et les différents documents sur la tablette que le client peut signer. Le technicien saisit également ses temps d’intervention. Ainsi, nous disposons de tous les pointages et pouvons clôturer les tâches ».
Le gain de temps sur le terrain grâce au travail à distance
La GMAO représente un gain de temps pour les techniciens – notamment ceux de la région Bruxelles-Brabant wallon-Hainaut – qui peuvent rester sur zone sans devoir se déplacer pour connaître leur planning puisque les échanges se font par mail ou via la GMAO.
En outre, certains clients ont un accès direct à la GMAO, comme la direction technique d’un groupe français, qui a besoin de visibilité sur tout ce qui a été fait comme maintenance dans le cadre de sa démarche Qualité au sein de ses maisons de repos.
Ils doivent, en effet, présenter ces éléments à un organisme d’audit pour prouver que les courbes de pulsions, les filtres sont bien propres, que les machines de froid sont bien entretenues grâce à aux rapports générés par la GMAO. À cet égard, la GMAO est aussi un outil de communication en interne avec nos techniciens qu’avec nos clients.
Un conseil avant de lancer une GMAO ?
Selon Jean-Paul MASY, une clé de succès réside dans le fait d’avoir une bonne liste de matériels déjà prête et une idée de structure en amont :
Cela peut se traduire par des fichiers Excel déjà prêts, même de plusieurs milliers de lignes. Il faut penser process et organisation pour avoir un déroulé fluide par la suite. Le plus long consiste à créer la racine, le programme source car une GMAO doit être constamment alimentée pour être intéressante ».
