Gain de temps et maîtrise des coûts pour l’opérateur néo-calédonien
Fondés en 1964, les Établissements Métallurgiques Calédoniens (EMC, 45 salariés) recyclent des déchets ferreux et non-ferreux sur le territoire de Nouvelle-Calédonie et des îles Loyauté. L’entreprise dispose d’une fonderie à Nouméa pour revaloriser localement et exporter de l’aluminium (350 tonnes) sous forme de lingots. EMC gèrent ainsi 21 000 tonnes de ferraille, 500 tonnes de non-ferreux et 680 tonnes de batteries. Avant l’arrivée de la GMAO, il était compliqué de sortir les coûts de la maintenance, d’où le choix de la direction de site d’un outil dédié. Le but : se passer de fichiers Excel hétérogènes et s’appuyer sur des données fiabilisées. Ludovic BELAIR, responsable du service maintenance, a assuré le déploiement de DIMO Maint MX. Selon lui « L’outil nous a permis de gagner en visibilité, tant sur la prise de décision que pour notre maîtrise des coûts ».
Un état des lieux complexe
À son arrivée comme responsable Maintenance en 2017 chez EMC, Ludovic BELAIR constate que le processus de reporting était compliqué à cause de données qui n’étaient pas forcément fiables. De plus, la gestion de stock était absente : en cas de panne, les pièces étaient commandées puis installées, mais il n’y avait pas de stock de sécurité. Difficile dans ces conditions de gérer un parc d’environ 150 équipements constitué de VL, poids lourds, remorques, élévateurs, pelles, broyeurs de ferraille, presse, etc. Ludovic BELAIR fut donc chargé de mettre en place la GMAO.
Des étapes préparatoires indispensables
L’intégrateur IDSoft a présenté divers modules, paramétrages et potentialités de la solution. L’achat a été mutualisé originellement avec une entreprise de maintenance et une autre qui s’occupe de la partie déchetterie. Faire communiquer ces entités entre elles à travers la GMAO a nécessité de prendre en compte des attentes et des paramétrages spécifiques, ce qui a complexifié l’approche initiale à l’outil. À noter que EMC travaille uniquement avec des sous-traitants patentés indépendants et des concessionnaires.
Un historique sur deux ans
EMC disposait de données stockées dans un très imposant fichier Excel : « Nous souhaitions une reprise de données de toutes les factures sur deux ans, notamment les coûts de main-d’œuvre et des pièces. Nous avons ensuite importé ces données dans les lignes de BT. Une fois le lancement fait, nous voulions disposer d’un historique d’au moins deux ans » raconte Ludovic BELAIR. Il a été possible de voir l’évolution des coûts de maintenance dès la première année de mise en service de l’outil, en lien avec la progression de l’activité. Une fois les données intégrées dans l’outil, des périmètres ont été redécoupés par entité, par site et par activité. Il s’agissait de différencier l’entité EMC de son antenne dans le Nord et de celle de Lifou. Les équipements ont été intégrés ensuite dans les métiers.
Le suivi des flux de documents réglementaires
L’entreprise est soumise à la norme ISO 9001 ainsi qu’aux arrêtés ICPE comme les autorisations d’exploitation. L’outil s’avère précieux pour assurer le suivi du parc et anticiper les contrôles réglementaires, notamment en matière d’électricité. Il apporte par ailleurs plus de traçabilité sur les bons d’intervention, les factures ou encore les devis.
Un taux de réalisation du planning préventif à (presque) 100% !
La maintenance gère le préventif en fonction des données constructeurs. « Nous atteignons un taux de réalisation du planning du préventif quasiment à 100%. Tous les équipements sont équipés de balises GPS qui envoient chaque semaine les compteurs kilométriques ou les horamètres dans DIMO Maint MX. Tout est automatisé et nous ne renseignons pas les compteurs manuellement. Le préventif est paramétré pour se déclencher au bout d’un certain nombre d’heures de fonctionnement. Deux fois par an, nous vérifions que les balises envoient les bonnes informations, que les données remontent correctement. C’est un gain de temps énorme » selon Ludovic BELAIR.
La GMAO : l’outil indispensable de la maintenance.
La GMAO est utilisée par une vingtaine de personnes. Du côté des demandeurs, il y a deux profils « Direction », en consultation et création de bons d’intervention, auxquels s’ajoutent quatre profils « Superviseurs », dont trois en maintenance et un pour la fonderie. « La solution en mobilité est très pratique pour détailler les diagnostics, ajouter des photos ou encore renseigner un compteur » remarque Ludovic BELAIR.
À noter que DIMO Maint MX sert également à la gestion de stocks (entrées et sorties des pièces et suivi des commandes). « L’an dernier, nous avons déplacé notre magasin et en avons profité pour réaliser un inventaire complet. À long terme, nous envisageons peut-être de procéder à un étiquetage ».
Bénéfices : processus bien huilés et gains de temps
Les conducteurs de machines signalent les pannes aux responsables qui les remontent dans la GMAO. Un service est équipé d’une tablette à cet effet. L’outil offre une vraie flexibilité : les techniciens peuvent prendre des photos ou réaliser des vidéos, sélectionner les machines et envoyer des demandes complètes et explicites, ce qui permet à Ludovic BELAIR de gagner du temps en diagnostic et traitement pour ensuite dispatcher les bonnes compétences : « Une fois l’intervention réalisée, je passe la demande en attente de facture. Le secrétariat saisit les rapports d’intervention, émet la facture, fait les sorties de pièces et clôture l’intervention. Ce process nous permet aussi de vérifier les temps passés ».
La gouvernance voit de façon tangible les bénéfices de la GMAO, tant en termes de maîtrise de coûts que de validation des bons de commande : « Nous pouvons prendre des décisions éclairées sur le préventif. Grâce au « Top 5 », nous pouvons aussi rationaliser les coûts de maintenance avec la production, analyser plus finement les causes de pannes, voire réduire les intervalles de maintenance préventive, car le coût sera moindre en temps d’arrêt ou en casse ».
Une meilleure lisibilité de l’activité grâce à la centralisation de l’information
« La présentation des chiffres est grandement simplifiée lors des réunions de pilotage de la maintenance » se réjouit Ludovic BELAIR, qui ajoute : « Nous avons une vue claire des demandes en suspens, en cours ou à planifier. Grâce à DIMO Maint MX, l’analyse de coûts se fait en quelques clics. Nous avons par exemple les coûts annuels par machines, le « Top 5 » etc. La GMAO centralise par ailleurs toutes les demandes d’intervention pour éviter les pertes d’informations. L’outil est également très utile lors de la renégociation des contrats de maintenance, notamment grâce à la vision des coûts par intervenant : la maintenance peut ainsi se baser sur des volumes d’heures garantis à l’année.
Un suivi plus fin des commandes
Le prochain objectif à fin 2024 consistera à connecter DIMO Maint MX à l’ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central interne pour la prise de commandes et le suivi en un lieu unique : une GMAO maître. « En mettant en œuvre ce process, nous aurons une vue globale des coûts dans l’ERP, et nous serons à même de bien maîtriser notre flux de documents. À réception, les factures sont saisies dans DIMO Maint MX, validées en maintenance puis mises en paiement à la comptabilité, qui les saisit à nouveau. Cela évitera donc cette double saisie, voire une circulation manuelle avec des risques de pertes ou d’erreurs de saisie. À terme, nous souhaitons que chaque prestataire soit équipé de l’application pour pouvoir saisir le rapport en mobilité directement dans la GMAO pour ensuite éditer la facture ».
Conseils à une entreprise non équipée de GMAO
Ludovic BELAIR estime qu’il est très difficile de modifier un modèle une fois que les process sont lancés. Dès lors, il lui semble capital de :
· Bien préparer les données en amont
· Bien définir les attendus en sortie,
· Avoir une vision claire des KPI et de sa gestion de stocks,
· Définir si l’on souhaite des coûts par machine ou activité et les analyses afférentes.
