Le cimentier assure le suivi rigoureux de ses opérations de contrôles réglementaires sur son siège social
Le siège social (650 collaborateurs) du Groupe VICAT (10.000 collaborateurs monde, CA de 4 Mds), cimentier implanté dans 12 pays – du Brésil jusqu’à l’Inde – est situé à L’Isle-d’Abeau (38). Il est réparti sur deux bâtiments où sont hébergées toutes les fonctions supports, au national et à l’international. Si le ciment est le cœur de métier du groupe, il fait aussi du béton, des granulats, des produits de second oeuvre entre autres. Le périmètre de Patrick Pipitone, responsable des services généraux, couvre le siège social et englobe un grand nombre d’actions dont la gestion de gros chantiers, la rénovation, l’installation de matériel et le suivi des prestataires extérieurs avec une équipe de deux personnes. Confronté à la nécessité de couvrir le suivi des contrôles réglementaires obligatoires (électriques, extincteurs…) réguliers ou ponctuels, il a convaincu sa direction de mettre en place une GMAO dédiée.
Des tâches récurrentes, mais indispensables
Une cinquantaine de contrôles électriques annuels sont réalisés par un organisme qui préconise souvent des remises en état. La combinaison Excel/Outlook n’était guère intuitive pour assurer un suivi rigoureux, d’autant que les échéances sont variables : 15 jours, trimestrielles, semestrielles ou annuelles. Patrick Pipitone avait besoin de visibilité sur les armoires électriques, les chaufferies, les groupes froids, les climatisations, les portes automatiques, ascenseurs, etc. Autant d’éléments utilisés par tout le monde et auxquels on ne prête pas attention. Face à cette multitude de tâches, il a décidé de réaliser un inventaire des équipements : « L’enjeu est à la fois technique et stratégique, car il s’agit de conserver une traçabilité des opérations, de suivre les contrats, de s’assurer qu’il n’y a pas de ratés ni d’oublis. Le volume et la récurrence m’ont amené à chercher un outil informatique pour m’aider dans cette démarche dans le cadre d’une enveloppe budgétaire maîtrisée, et selon des prérequis définis par un service informatique imposant un SS0 et le mode cloud/SaaS ».
Une GMAO à partir de zéro
Après avoir consulté plusieurs prestataires, Patrick Pipitone s’est pleinement retrouvé dans la philosophie de DIMO Maint FM, car la solution permet d’optimiser facilement l’exploitation des bâtiments grâce à un déploiement rapide. Il a constitué une arborescence (site, bâtiment, étage…) à partir de zéro. Jusque-là, un simple fichier Excel servait au suivi des équipements. « Nous avons créé notre arborescence de toutes pièces et avons même développé une codification propre pour nos équipements. La simplicité de mise en œuvre a été un des critères déterminants. Les autres solutions n’étaient pas assez matures par rapport aux exigences de la DSI, ou souffraient d’une prise en main trop complexe ».
Une longue préparation en amont et un déploiement en mode « Quick Start »
Le projet a démarré début 2024. Il a fallu 4 mois de codification avant d’injecter des données dans le système. Patrick Pipitone a réalisé beaucoup de tâches en solo, tout en échangeant à distance avec DIMO Maint. « Ce n’est pas réservé à tout le monde » admet-il, en reconnaissant que son vécu d’ancien de la DSI a été précieux. « Il faut faire preuve d’une certaine logique et se reposer sur un nécessaire savoir-faire, avoir l’expérience de la codification, de la structuration de modes opératoires et des équipements nécessitant de la maintenance ». Il faut donc penser globalement, se mettre à la place des utilisateurs (responsable de site, équipe de maintenance) et mettre en place de rigoureux calendriers de suivi. Patrick Pipitone a donc défini des règles de nommage internes pour que celles-ci puissent circuler d’un prestataire à un autre, que tout le monde utilise le même référentiel. Le but : qu’il soit possible de générer et de suivre des interventions, sans avoir pléthore de mails à gérer.
Une gestion rigoureuse du préventif par calendriers
Après avoir codifié les 400 équipements – la série est en cours – Patrick Pipitone a intégré une photo individuelle, la documentation technique associée, la localisation et le statut (en/hors service). S’assurer que les 200 extincteurs sont bien à leur place et accessibles, établir des calendriers des mises en conformité ou de contrôle, notamment pour les groupes électrogènes qui doivent être vérifiés tous les quinze jours. Un prestataire effectue le contrôle de nos huit portes automatiques tous les six mois. Il faut s’assurer qu’il ne loupe pas l’échéance ». Le fait de créer des calendriers permet de mettre en place un échéancier et de ne pas avoir tous les prestataires sur site en même temps, afin de mieux répartir la charge. « L’idée est de pouvoir trouver toute l’information en un seul endroit ». Actuellement, il n’utilise pas encore la fonction « Devis et Commandes » mais renseigne le montant des réparations dans l’outil, bien plus convivial qu’un lourd ERP.
Un déroulé de processus bien calés
Des actions correctives sont effectuées sur la base des interventions des prestataires. Plutôt que de passer par Outlook ou l’ERP, Patrick Pipitone renseigne une date butoir dans le calendrier de la solution. Auparavant, Il lui arrivait de recevoir des factures décontextualisées via l’ERP. De ce fait, il n’avait pas la certitude que la réparation avait été effectuée. En résumé : l’outil lui offre une vision globale des équipements et des bâtiments à maintenir, lui procure la traçabilité des interventions de maintenance préventive, ainsi qu’un suivi des actions des prestataires et des coûts associés. Il en résulte un gain de temps dans le suivi et une rigueur accrue. « Nous avons mis en place de nombreuses tâches qui n’existaient pas auparavant. Désormais je vais pouvoir déléguer certaines tâches à l’équipe ».
Suivi de l’état des équipements
Suivi des contrôles réglementaires obligatoires
La GMAO a besoin de vivre
Selon Patrick Pipitone : « Il faut se rendre disponible en amont et en aval du projet, via un interlocuteur dédié, car les actions de maintenance sont chronophages. Par exemple, il faut valider la reprise de données. De plus, il faut alimenter la solution pour la faire vivre afin qu’elle reste pertinente dans la durée. Maintenant, je peux montrer un prévisionnel de tâches préventives récurrentes et des durées à ma direction, sans oublier la planification du correctif en cas de besoin ».
Suivi des interventions de maintenance préventive
Pour l’heure, DIMO Maint FM n’est pas encore ouvert aux prestataires. À terme, Patrick Pipitone souhaite qu’ils utilisent tous la GMAO pour accéder aux interventions via un accès direct à l’outil afin de partager une vision commune. Il n’exclut pas d’introduire un connecteur avec l’ERP SAP notamment pour récupérer les bons de commande. Les projets ne manquent pas : « J’envisage de développer des plannings de travail incluant par exemple le contrôle des sanitaires, et faire encore plus de préventif pour minimiser le curatif et ainsi affermir notre image vis-à-vis nos clients internes. Nous disposons d’un outil interne de ticketing pour les demandes d’intervention. À terme, j’aimerais établir une connexion entre tous les équipements, y compris les fontaines à eau et machines à café sur lesquels seront posés des QR codes, pour que les demandes soient transmises directement dans DIMO Maint FM et in fine, atterrissent chez le fournisseur ».
