Les pannes, les contrats, le stock, les bons de travail et les demandes d’achat peuvent être gérés en un seul clic.
Dovechem est une société industrielle établie spécialisée dans le commerce de solvants chimiques, la production de résines et de peintures, la fabrication de conteneurs en acier et la commercialisation de systèmes de fixation hautement spécialisés. Son site de Singapour (employant 60 personnes) fournit des services d’entretien et d’exploitation de terminaux sûrs et fiables à Singapore Lube Park, coentreprise détenue par un groupe de sociétés spécialisées dans le mélange d’huile de lubrification, dont Shell, Total et Sinopec, spécialisées dans le stockage d’huile de lubrification.
Jusqu’à présent, Dovechem utilisait Excel pour gérer ses opérations de maintenance, mais cette solution présentait des limites. Par conséquent, l’entreprise recherchait un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) plus flexible, facile à utiliser mais ultra-performant.
Un large éventail de tâches d’entretien dédié aux sociétés spécialisées dans les lubrifiants industriels de pointe
Dovechem gère les 77 réservoirs de produits de Singapore Lube Park (31 pour Shell, 36 pour Total et 10 pour Sinopec).La société effectue des tâches de maintenance préventive et corrective sur de nombreux équipements, notamment des pompes, des moteurs, des systèmes de chauffage et divers appareillages intervenant dans le fonctionnement des terminaux.
Lors des opérations de maintenance préventive, les intervenants Dovechem vérifient, par exemple, les moteurs et le graissage, effectuent des inspections et des relevés de vibrations du moteur, soit des tâches répétitives réalisées sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle. Quant aux opérations de maintenance corrective, ils dépannent les équipements d’éclairage ou effectuent toute tâche de réparation à effectuer immédiatement après une panne.
Passage d’Excel à une GMAO puissante mais flexible
Messieurs Goh Chip Kian, responsable de la maintenance et Mark Louie Montano, spécialiste de la maintenance et de la logistique, expliquent que Dovechem était à la recherche d’un outil pour assurer le suivi de ses activités de maintenance. Avant de sélectionner DIMO Maint, ils utilisaient Excel, qui était limité en termes de capacité et de flexibilité.
L’entreprise avait accès uniquement aux dates et heures d’exécution, qui devaient être saisies manuellement, aux prochaines interventions de maintenance planifiées et à une brève description des tâches effectuées.
Présentation claire des coûts et des tâches de maintenance
Dovechem a préféré DIMO Maint MX à deux autres solutions de gestion d’actifs. « DIMO Maint est beaucoup plus convivial et l’un de nos partenaires l’avait déjà utilisé, donc nous avons profité de son aide pour assurer sa continuité d’utilisation », expliquent Messieurs Goh Chip Kian et Mark Louie Montano.
Une phase de déploiement progressive sur six mois
Le déploiement s’est effectué sur trois à six mois, Dovechem devant préparer la saisie de toutes les données nécessaires pour enrichir la solution de maintenance DIMO Maint. Une plateforme de test a été mise en place pour le module de maintenance corrective en décembre 2019. La configuration du module de maintenance préventive a eu lieu en mars 2020 puis a été restructurée en juin 2020.
Dès qu’un problème est signalé, l’équipe de maintenance génère un ticket. L’équipe d’assistance DIMO Maint est réactive et disponible, notamment lorsqu’il s’agit de définir les paramètres et de sélectionner les données appropriées pour le téléchargement.
« L’utilisation de cette solution a eu un impact significatif sur le département, surtout pour les renouvellements de contrats. Tout est stocké dans le système et nous disposons désormais d’un aperçu clair des dates de début et de fin. De plus, nous pouvons maintenant surveiller les différentes pannes et les coûts associés », affirment M. Goh et Mark.
La planification à l’avance est plus facile
De plus, les bons de travail générés par DIMO Maint pour les nouvelles tâches de maintenance préventive sont particulièrement utiles. Dovechem peut mieux planifier ses interventions à l’avance. « Avant d’effectuer des tâches de maintenance corrective, nous émettons des bons de travail. Ils sont liés à des demandes d’intervention, qui représentent un total de 206 jusqu’à présent. Nous effectuons également des inventaires tous les mois. Jusqu’à présent, nous avons traité 1 348 bons de travail, dont environ 100 sont en cours ».
Chaque fois que Dovechem crée des bons de travail, il existe un lien direct avec les actifs. Et en examinant les actifs, la société dispose d’une liste de pannes, de la date des pannes, etc. Ils ont une vue d’ensemble de bout en bout de leurs opérations de maintenance, ce qui était impossible avec Excel.
Changements organisationnels significatifs
« L’utilisation de l’outil de maintenance DIMO Maint nous a permis de modifier nos procédures. Par exemple, les achats s’effectuaient exclusivement via des documents papier. Maintenant, le processus est entièrement numérisé, nous avons des numéros de bon de commande, et ces derniers sont envoyés par e-mail. Auparavant, chaque fois qu’un bon de commande était nécessaire, nous devions le remettre à la personne responsable ».
Même si Dovechem est conscient des économies réalisées, l’entreprise estime qu’il est trop tôt pour évaluer le retour sur investissement. Étant donné que tout se faisait à la main avant l’utilisation de la GMAO, la société pense qu’elle pourra le calculer d’ici 3 à 5 ans étant donné qu’elle vient de commencer à utiliser la solution DIMO Maint MX et que tous les actifs ne sont pas encore dans la base de données.
À l’avenir, elle espère pouvoir déployer la solution au Myanmar.
