La fiabilité, l’exactitude et la distribution appropriée des informations sur les actifs permettent de réaliser des économies considérables.
Oryx Energies SA (Oryx) fait partie des principaux et des plus anciens fournisseurs indépendants de produits et services pétroliers et gaziers d’Afrique. L’entreprise achète, fournit, stocke et distribue les produits pétroliers et gaziers dont les consommateurs, sociétés et opérations maritimes ont besoin en Afrique sub-saharienne.
Menant ses opérations dans 17 pays par l’intermédiaire de 24 filiales, ses principaux sites industriels comprennent un vaste réseau de revendeurs avec plus de 220 stations-service, sites de remplissage GPL, dépôts d’hydrocarbures liquides et usines de fabrication de lubrifiants. Oryx emploie 1 500 personnes directement, dont quasiment 25 % sont des femmes et offre plus de 800 emplois indirects.
L’entreprise recherchait une GMAO à l’appui de ses activités de maintenance internes et pour traiter de nombreux problèmes, y compris les informations sur ses actifs, le statut des tâches de maintenance et la gestion de la performance globale.
Gestion de la maintenance préventive et suivi de la performance
En qualité de Responsable maintenance en aval basé à Las Palmas (Espagne), Antonio González Pérez de Ontiveros dirige une équipe de 65 techniciens et entrepreneurs externes situés dans différents pays du continent africain. Il est chargé de la mise en œuvre des politiques et des objectifs de maintenance au sein des sociétés affiliées d’Oryx.
Il doit également identifier les besoins en formation et les ressources nécessaires en matière de conformité – Oryx est certifiée ISO 9001 – tout en trouvant l’équilibre entre mesures correctives et mesures préventives afin de maintenir la productivité et d’améliorer la performance.
Des outils Office variés et hétérogènes, notamment Excel, étaient utilisés pour le suivi des opérations de maintenance. Des activités de maintenance corrective et plusieurs travaux de maintenance préventive, tels que l’étalonnage des outils de mesure et d’autres inspections légales, étaient effectués, mais ils nécessitaient une meilleure gestion afin de réduire les pannes, de maîtriser l’équipement et de démontrer la traçabilité.
Des objectifs ambitieux à l’appui de la performance globale
« Rechercher une solution GMAO constituait la première étape pour mieux connaître les informations sur nos actifs et suivre de près nos activités de maintenance », déclare Antonio.
« Nous avions pour objectif d’élaborer une stratégie de maintenance homogène et durable au sein du Groupe grâce à une solution facile à mettre en œuvre et à utiliser – car notre personnel n’est pas expert en informatique – et avec peu d’exigences en matière de matériel. Plusieurs contraintes devaient être prises en compte, telles que la distance – certains sites, comme les mines, sont situés dans des zones éloignées – les langues différentes et les fuseaux horaires différents. L’installation de serveurs dans plusieurs zones géographiques s’avérait trop compliquée et trop onéreuse ».
Entre l’utilisation d’un outil standard, le développement de leur propre logiciel et le recours aux outils Office classiques, DIMO Maint leur a offert la meilleure solution. En fin de compte, une solution basée sur le cloud était une réponse efficiente, permettant un contrôle budgétaire strict.
Une démo pour simuler le flux d’informations
Antonio et l’équipe chargée de la mise en œuvre ont simulé les tâches quotidiennes d’un responsable maintenance local ainsi que le flux d’informations à gérer, dont les ordres de mission, ainsi que les capacités en matière de reporting en fonction des informations fournies par la solution. Un processus de gestion du changement (MOC) a été lancé et l’analyse préliminaire a été réalisée en deux mois.
Les options restantes ont été évaluées entre le mois de juillet et de novembre 2020. Les services informatique et juridique sont intervenus pour finaliser le processus, soutenir la solution choisie et valider le contrat final.
Un calendrier de déploiement en quatre étapes
La GMAO a été déployé selon quatre phases en l’espace de huit mois environ, ce qui est assez rapide au vu du nombre de sites et du volume de travail :
- La formation des représentants des quatre principales divisions (LPG, Lubricants, Retail et Liquid Hydrocarbon) et la conception ont été assurées avec l’aide de l’équipe DIMO.
- Las Palmas a servi de site pilote pour la GMAO car il avait déjà utilisé un outil similaire.
- Le recueil des informations de la base de données s’est ensuivi.
- Des sessions de formation intensives ont eu lieu suite au lancement du GMAO dans les pays anglophones et francophones.
Quelques chiffres
Les quatre activités représentent 22 765 actifs présents dans la base de données. L’interface est très intuitive et la représentation des actifs (tubes, voitures, réservoirs, pompes, chaudières, voire des outils comme les tuyaux) par pays et par site est claire et compréhensible. « DIMO nous a aidé, nos filiales et nous, à dresser la liste de tous nos actifs et à renseigner la base de données », explique Antonio.
49 personnes chargées de la maintenance utilisent actuellement la solution de DIMO Maint et Antonio est prêt à accorder l’accès des entrepreneurs externes et des sociétés affiliées à la solution. « Notre collaboration avec DIMO Maint s’est avérée efficace et la communication était aussi facile que fluide. En plus de leur logiciel et de leurs compétences en gestion de projet, ils ont su nous offrir une solution qui répondait parfaitement à nos besoins ».
L’ordre de mission est l’élément clé de l’analyse des activités de maintenance
L’élément clé de l’analyse de la maintenance est l’ordre de mission, car il précise les tâches à effectuer, les sites, l’équipement, les ressources disponibles et les demandes d’achat. Cela permet à Oryx de contrôler le nombre de pannes, de disposer d’une description précise des problèmes rencontrés, d’éviter que les problèmes ne se reproduisent et de faire des économies.
Les informations fournies avec cette analyse des tâches standard sont essentielles pour définir les meilleures stratégies de maintenance et atteindre les objectifs en la matière.
« Nous devons assurer la qualité et la sécurité. Jusqu’à ce jour, nous avons émis 17 866 ordres de mission. Je suis en mesure de vérifier quelles tâches critiques ont été effectuées par pays et par société affiliée, de voir les actions préventives et correctives en cours et passées, de voir quel entrepreneur est intervenu ainsi que les coûts associés. Les tâches de maintenance programmées sont également visibles dans la solution de DIMO Maint. Cette fonctionnalité est très utile car je dispose désormais d’un calendrier, je suis au courant des tâches que les techniciens de maintenance doivent effectuer au cours du mois et je peux anticiper les besoins en termes de ressources budgétaires ».
Des changements et des avantages significatifs pour l’entreprise
Oryx a redéfini son plan de maintenance préventive annuel dans toutes ses installations. Des améliorations majeures ont été constatées dans de nombreux domaines :
- Une meilleure définition du budget annuel
- La disponibilité d’informations exhaustives pour la résolution des problèmes
- Le développement d’une culture basée sur l’information dans toute l’entreprise
- Une plus longue durée de vie des actifs
- Moins de temps d’arrêt
- Un stock de pièces de rechange optimisé
- Des économies d’énergie
- Une détection précoce des dommages
- La réduction des coûts de maintenance
Selon Antonio : « Cette solution a contribué à l’optimisation de nos tâches de maintenance, mais a également permis à l’entreprise de faire des économies. Le service financier et la direction générale peuvent compter sur des informations plus précises et mieux contrôlées. Désormais, le budget reflète la réalité et ce n’est pas qu’une question de volume ».
Perspectives de connexion vers l’ERP
DIMO Maint n’est pas encore connecté aux outils informatiques d’entreprise. Oryx procède actuellement à la migration de son système ERP. La solution de Dimo sera ultérieurement intégrée au nouvel ERP par l’intermédiaire de connecteurs. « Nous pensons réaliser un retour sur investissement de 5 % après trois ans d’utilisation », conclut Antonio.
