La maintenance au cœur des enjeux de l’activité logistique de Toolog
Toolog est la filiale logistique de l’enseigne de mode en ligne Spartoo basée depuis 2015 à Saint-Quentin Fallavier (38). Elle gère toutes les opérations d’entrée, d’expédition et de retours dans un entrepôt de 88 000m2 où sont stockées plus de deux millions d’articles (chaussures, prêt-à-porter, bagagerie). Le site occupe une centaine de collaborateurs en CDI, un chiffre pouvant atteindre 160 personnes en période de soldes. Les expéditions sont mécanisées (3,5 millions en 2021), notamment la mise en carton et l’étiquetage. En période de pic, ce sont 60 à 70 000 commandes/semaine qui sont traitées (20 à 25 000 en période basse, soit 35 000 pièces environ) pour un marché français représentant près de la moitié du CA. Avec la montée en maturité du site, la question de la maintenance s’est naturellement posée. « Il faut être le plus précis possible pour gérer efficacement le préventif et le curatif. Le site ayant augmenté son nombre de convoyeurs, eux-mêmes plus complexes, il était essentiel que le chef d’équipe ait une bonne vision globale de sa zone d’intervention » explique Thibaut Lazuech, directeur de site logistique.
Des enjeux stratégiques pour la maintenance préventive
La recherche de fiabilité est un impératif. Les délais imposés par le e-commerce font que le site se doit d’être constamment opérationnel pour que les commandes passées avant 14 heures puissent partir le jour même. Un travail préventif est mené en amont pour minimiser le curatif au maximum. Tous les organes de la chaîne de traitement sont ainsi passés au crible. Une société de maintenance sur site présente 4 jours par semaine intervient dès qu’une panne est déclarée. De son côté, l’équipe pilotée par Aurélien Favre-Victoire, technicien Méthodes et Approvisionnement, réalise des interventions de premier niveau.
Pouvoir tracer les interventions et suivre le stock de pièces détachées permet de gagner en sérénité. Sans outil, personne ne savait qui faisait quoi et il était impossible de connaître précisément le statut de tel ou tel projet » explique-t-il.
S’équiper d’une GMAO pour réduire les arrêts et augmenter la longévité
Eviter les arrêts de production est l’objectif commun à toutes les parties prenantes de l’entreprise. Il s’agit d’améliorer la longévité des machines, et donc gagner en temps d’utilisation pour éviter d’importants surcoûts à long terme. Connaître la disponibilité d’une pièce à l’instant T et son historique permet de prévenir des blocages de production, surtout pendant la période cruciale des soldes.
La décision de s’équiper remontait à un certain temps » explique Aurélien Favre-Victoire.
À l’origine, nous voulions développer une GMAO maison. Or, nous recherchions une solution simple et conviviale, qui n’oblige pas à saisir une multitude de champs ».
Le besoin portait initialement sur la demande et la transmission d’interventions ainsi que la production de statistiques. Le temps de déploiement devait aussi être rapide. La création des 800 équipements a été la phase la plus longue. En termes d’arborescence, il y a 10 équipements pères. Ensuite, il a fallu sortir tous les QR codes, les appliquer sur tous les équipements dans plus de 80 000m2 de stockage. La mise en œuvre s’est déroulée en 2021. 6 à 8 mois se sont écoulés de la prise de décision, les tests et la mise en œuvre du projet.
Avoir un suivi plus fin des équipements
Dans le passé, le référencement chronophage et fastidieux des pièces d’équipements était réalisé sous Excel. Le technicien utilisant une pièce faisait remonter l’information au responsable industriel. Avant l’arrivée de la GMAO, la communication pouvait être compliquée entre les chefs d’équipe et le responsable industriel. Ce dernier devait indiquer la localisation de la panne ce qui générait des pertes de temps – et d’informations – considérables, avec parfois des délais de réponse de 15 à 20 minutes. De plus, chaque quinzaine ou chaque mois, un réassort était effectué sur les pièces manquantes, avec des risques d’oublis ou d’informations incomplètes.
Une information fiable disponible pour tous
Grâce à la saisie de tous les équipements dans la GMAO, aux QR codes posés sur chaque équipement, il suffit au chef d’équipe de consulter l’application, de scanner le QR code, d’indiquer la nature du problème et la criticité associée (bloquante, standard, urgente). La demande d’intervention part instantanément notifier le technicien de maintenance sur place ».
Les sous-traitants ont également accès à l’information sur DIMO Maint MX. Ils peuvent ainsi valider des demandes d’intervention et les transformer en bons d’intervention puis les clôturer une fois le problème traité.
Des processus rapides et efficaces en mobilité
Aurélien Favre-Victoire réalise les plannings, essentiellement préventifs, sur PC. Les chefs d’équipes ont un accès utilisateurs pour faire des demandes d’intervention. Le technicien de maintenance en réception des demandes peut créer et clôturer des bons d’intervention en mobilité, mais aussi générer des rapports d’intervention.
Nous sommes en train d’inventorier tout notre stock et de remplir notre base de données pour ensuite l’intégrer dans la GMAO afin d’obtenir un suivi plus fin de nos pièces. L’impact sera donc important sur les pratiques jusque-là en vigueur » reconnaît Thibaut Lazuech. Ce dernier sera informé de chaque sortie de pièce du stock en temps réel et sera à même de visualiser un stock dormant. La GMAO est un précieux outil d’aide à la décision : « grâce aux statistiques, nous pouvons identifier des zones d’usure ou des organes spécifiques où peuvent se produire des casses répétées. Désormais, nos plannings préventifs se déroulent de façon fluide ».
Gain de temps, vision globale, meilleure planification, réduction de pannes, sérénité…
Nous constatons un gain de temps à tous les niveaux » reconnaît Aurélien Favre-Victoire. « Les chefs d’équipe et la sous-traitance apprécient la simplicité d’utilisation de la solution. Ils peuvent signaler une panne en deux clics, sans avoir à envoyer plusieurs mails. Grâce aux QR codes, le technicien sait où se situe chaque équipement et peut localiser rapidement une panne. De plus, il a accès en un simple clic à des renseignements additionnels sur un équipement comme des schémas électriques, car tout est intégré. C’est aussi un gain de praticité : il n’a pas besoin de me contacter car il peut trouver des réponses tout seul. Cela me permet d’être plus efficace sur la planification et l’anticipation de commandes de pièces de rechange. Ainsi, nous sommes assurés de ne jamais connaître de rupture ni d’arrêt de production. Nous pouvons donc faire de l’amélioration technique sur des équipements critiques pour pallier à certaines pannes. Une fois le système mis en place de façon optimale, l’étape suivante consistera à estimer le ROI financier que peut apporter la GMAO, notamment pour ce qui concerne la valorisation du stock une fois que nous aurons intégré toutes les références dans la base de données ».
Et pour bien débuter son projet de GMAO ?
Fort de l’expérience vécue avec DIMO Maint MX, Aurélien Favre-Victoire estime qu’il faut bien réfléchir à la finalité de l’outil de GMAO avant de le mettre en œuvre, penser longévité des équipements et productivité :
une telle implémentation a un impact sur le bien-être de tout le monde car il réduit le stress en cas de panne de production. Cela fluidifie aussi le relationnel avec la gouvernance et la maintenance dans la mesure où tout le monde a accès à la même vision sur ce qui se passe. Même un non-expert en informatique peut comprendre un problème ».
