Les spécialistes réunionnais en électricité industrielle gagnent en qualité de service
en centralisant leurs documentations et historiques
ETOI (Électrotechnique Océan Indien, 40 à 45 personnes plus une filiale à Mayotte) a été créé en 2018 sur l’île de la Réunion pour servir des clients B2B en tant que constructeur ou fournisseur clé en main dans le secteur de l’électricité industrielle et courants forts, dans quatre domaines (eau, agroalimentaire, énergie photovoltaïque et énergie éolienne). Julien CHAN TIM, chef de projet ETOI, dirige EV & SOLAR, l’entité ingénierie accompagnant ETOI sur toute la partie études, l’accompagnement client et le suivi de chantier. Il est l’initiateur de DimoMaint FM au sein de l’actionnariat pour répondre à la nécessité de migrer du papier vers un système structuré qu’offre cette GMAO.
La quête d’une information fiable comme déclencheur de la digitalisation
Une société en démarrage est confrontée à une multitude de sujets et doit aller au plus efficace et au plus pragmatique. Le remplacement des documents papiers contenant l’ensemble des process (feuilles de pointage, bons d’intervention, fiches de mise en service, etc.) était un sujet majeur pour éliminer les doubles saisies, les pertes de documents, et la non-centralisation de l’information, source d’erreurs. Dans un premier temps, il a fallu identifier les process digitalisables. DimoMaint FM a été benchmarké en compagnie d’une solution surdimensionnée budgétairement et d’une autre, limitée fonctionnellement.
ETOI utilise maintenant la solution lors de mises en service de centrales photovoltaïques, notamment pour recenser les équipements d’un client. Cette solution constitue une véritable base de connaissances des équipements installés, en intégrant leurs configurations et mots de passe associés. Désormais, les arborescences sont claires avec les sites, emplacements et sous-emplacements.
La digitalisation des formulaires, catalyseur du lancement de DimoMaint FM
Le projet a débuté par la digitalisation de tous les formulaires de mise en service, puis des rapports de maintenance des postes de transformation. Ainsi, DimoMaint FM est utilisée à la mise en service d’une centrale photovoltaïque pour centraliser la documentation liée à l’installation, et émettre un rapport de mise en service au format PDF au client avec des photos. Cette étape était réalisée auparavant sur des documents papier sur lesquels figuraient des cases de conformité à cocher.
« Désormais, nous intégrons des photos et un texte documente les éventuelles réserves à lever. Le projet est beaucoup plus riche pour le client, ce qui est un gage de confiance et de qualité de service » explique Julien CHAN TIM.
Une nécessaire rigueur en matière de planification
La création d’un inventaire passe par l’exportation de la liste de clients de l’ERP qui est importée dans l’outil. Ensuite, la planification des données est clé pour que DimoMaint fonctionne correctement : avant d’envoyer le personnel sur le terrain avec une tablette, il faut créer l’équipement et y attacher son formulaire pour en refléter tous les aspects avant même de créer l’intervention. Le but : faire en sorte que la data arrivant au terrain soit la plus juste, précise et conforme possible. Par conséquent, l’outil mobilise un temps préparatoire pour mieux planifier les missions et d’en maximiser la réussite.
À moyen terme, ETOI ambitionne de s’appuyer sur la GMAO pour traiter toutes les opérations planifiées afin d’éviter d’avoir à les traiter au pied levé : « Nous avons créé beaucoup de formulaires. Aujourd’hui, nous utilisons la GMAO pour les centrales photovoltaïques, pour les postes de transformation et pour les armoires électriques, car certains clients ont des équipements qui sont régulièrement dans l’eau et nécessitent donc un entretien. Il faut que ces process se distillent dans l’entreprise pour devenir de véritables réflexes. Le déploiement terrain se fera par capillarité et via des itérations comme pour les postes transfos. Sur le terrain, le personnel se sert de la GMAO en mobilité en prenant des photos et en remplissant des formulaires. Il nous faut donc un séquencement logique et digeste du formulaire pour éviter toute perte de temps aux techniciens. Nous nous nourrissons au maximum des retours terrain en testant les formulaires pour en maximiser l’adoption ».
Un impact évident sur la facturation
L’équipe terrain réalisait des maintenances de postes sans solution, en se servant d’une base papier ayant nécessité de nombreuses ressaisies. Résultat : la facturation n’intervenait qu’au bout de plusieurs mois. Par la suite, un alternant a été formé à l’utilisation de l’outil avec un double objectif :
- Démocratiser la création de formulaires et d’équipements,
- Accélérer la facturation.
Cette démarche s’est déroulée de façon très fluide, puisque la formation a permis une opérabilité en deux semaines. Les résultats sont au rendez-vous selon Julien CHAN TIM puisque le temps mort administratif entre la remise du rapport papier et la remise au client a vraiment été compressé : « cette année, les maintenances de poste ont eu lieu entre juillet et août et, dès septembre, tout était facturé. Nous avons gagné trois mois sur le délai entre la réalisation et la facturation. C’est donc déjà très bénéfique, car nous pouvons nous appuyer désormais sur un processus formalisé. Rapidité de réalisation et facturation entraînent l’augmentation de la confiance et de la qualité de service pour les clients. »
Des projets pour le futur
Les feuilles d’attachement liées à des opérations en curatif sont appelées à entrer dans un système de gestion. La transition déjà entamée avec succès sur des opérations de maintenance et de mise en service devrait démontrer l’intérêt de la centralisation vs. des fichiers Excel peu robustes. Selon Julien CHAN TIM : « Nous saisissons parfaitement la valeur ajoutée d’avoir un historique centralisé et documenté des opérations. Nous avons aussi créé des maintenances planifiées pour certains contrats de maintenance. Les interventions pourront se créer toutes seules dès l’année prochaine ».
En tant que key user en back-office en compagnie de deux autres collaborateurs, Julien CHAN TIM est ambassadeur de la solution au sein d’ETOI. Il profitera de nouveaux projets pour intégrer la brique d’amélioration que constitue la solution DimoMaint FM et prouver sa robustesse à tous les niveaux en entraînant de nouveaux ambassadeurs dans un futur proche : « Nous comptons exploiter les pleines capacités de l’outil – par exemple sur les onglets de navigation sur la version web – en débloquant des ressources, entre autres sur la planification. D’autres process seront digitalisés notamment les feuilles d’heures hebdomadaires. »
