Le cahier des charges, pour accélérer le choix de votre GMAO
Le choix d’une solution de GMAO ne s’improvise pas. Les futurs utilisateurs de l’outil seront nombreux et les besoins variés. Elaborer un cahier des charges GMAO est l’opportunité de faire le point sur votre organisation et de bien cibler dès le départ le choix de votre outil.
Cahier des charges GMAO : de quoi parle-t-on ?
Le cahier des charges est un document structurant, dans lequel sont définies les fonctionnalités attendues de la future solution de GMAO. Celle-ci ne se choisit effectivement pas au hasard : parmi la multitude d’outils de gestion de maintenance disponibles sur le marché, certains sont plus taillés que d’autres pour chaque besoin.
Le cahier des charges va permettre de mutualiser les informations concernant les ressources et les attentes par département, mais aussi de réaliser un état des lieux de l’organisation de la maintenance en place.
Bien formalisés, ces éléments constitueront une base solide pour le choix de la future solution de GMAO, assureront son adoption par les utilisateurs finaux.
Demandez un modèle de cahier des charges GMAO
Le cahier des charges GMAO est-il incontournable ?
Il n’existe bien sûr pas d’obligation formelle de rédiger un cahier des charges GMAO. Pourtant, sans ce document fondateur, le risque est grand de prendre des décisions approximatives et de sélectionner un outil mal adapté à votre besoin.
Il est également possible grâce aux offres Quick Start MX et Quick Start OM élaborées par DIMO Maint de démarrer un projet en moins de 24 heures de services à distance !
Le périmètre de la GMAO couvre en effet bien davantage que le seul département de la maintenance. La gestion des stocks, les achats et la production, notamment, sont, eux aussi, appelés à utiliser la solution. Le cahier des charges permettra de centraliser les besoins de chacun et de s’assurer que la solution choisie y répond. Des fonctionnalités bien ciblées seront synonymes de satisfaction et de meilleure prise en main par toutes les parties.
Enfin, le cahier des charges mettra en lumière l’organisation actuelle, avec les processus et les ressources à optimiser. Ce document clé est donc une opportunité de repenser tout ou partie de sa maintenance pour gagner en productivité.
Établir un cahier des charges en partant de zéro n’est pas toujours simple. Ce document crucial pour le choix d’une GMAO ne doit en effet négliger aucun des points importants.
Pour bien cerner son besoin, on s’assurera d’inclure le périmètre fonctionnel général attendu, ainsi que les besoins par département (maintenance, mais aussi achats, stock, équipements…)
A ce stade, il sera également important de définir les tâches de maintenance préventive et corrective que la solution permettra de gérer, ainsi que les fonctions de gestion des utilisateurs et d’analyse nécessaires.
Disposer d’un modèle de document sera utile afin de bien structurer votre besoin en GMAO, sans oubli. Vous pourrez télécharger notre cahier des charges type ici pour vous aider dans cette tâche.
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3 conseils pour rédiger un bon cahier des charges GMAO
Bien qu’importante, l’étape du cahier des charges ne doit pas vous ralentir dans votre démarche. Suivre ces quelques conseils simples permettra à votre projet GMAO d’être d’autant plus efficace :
Un cahier des charges collaboratif
Désigner un responsable de projet est important, mais impliquer les futurs utilisateurs dans la rédaction des besoins en GMAO l’est tout autant ! Le projet doit recevoir l’adhésion de toutes les parties et satisfaire au maximum d’exigences : recueillez bien tous les besoins afin de dresser un plan réaliste pour votre futur outil.
Une bonne capacité de synthèse
Au stade du cahier des charges, il n’est pas utile de détailler le besoin en profondeur, au risque de perdre de vue l’objectif final. Appuyez-vous sur un exemple de cahier des charges existant et allez à l’essentiel lors de sa rédaction.
Des fonctionnalités clés
Il peut être tentant de se tourner vers un outil très riche en fonctionnalités. Mais gardez à l’esprit qu’une solution ciblée sera à coup sûr plus performant pour votre besoin. Concentrez-vous sur les fonctionnalités clés pour vous assurer que le logiciel soit pleinement adopté par ses utilisateurs.
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FAQ
Qu’est-ce qu’un cahier des charges GMAO ?
Le cahier des charges GMAO est un document formalisant le futur projet de GMAO et les besoins auxquels il répondra. Celui-ci doit permettre de choisir la solution de maintenance assistée par ordinateur la plus adéquate pour l’organisation.
Pourquoi rédiger le cahier des charges de votre projet GMAO ?
Le cahier des charges permet de véritablement structurer la démarche. Grâce à lui, on définira les attentes de toutes les parties prenantes et on leur apportera une réponse précise : une bonne manière de garder le cap parmi les diverses solutions du marché.
Comment rédiger le cahier des charges GMAO ?
Le cahier des charges inclut notamment le périmètre fonctionnel et les processus impliqués dans l’utilisation de la future GMAO. Sur notre site, vous pourrez remplir le formulaire de contact et formaliser la demande d’un modèle de cahier des charges pour vous faciliter la rédaction de ce document essentiel.
