Pourquoi mettre en place une GMAO ?

Economies de coût, numérisation des processus, respect des réglementations : découvrez pourquoi mettre en place une GMAO est source d'avantages.

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Quel est le but de la GMAO ?

La Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur est une solution venant soutenir les départements de maintenance dans la gestion administrative, humaine et technique de leur tâche. Pour cela, la GMAO fournit notamment des outils de :

  • Gestion des équipements (inventaire, état, catégories…)
  • Gestion et le suivi des opérations de maintenance (suivi et historique, génération et stockage de documents associés…)
  • Gestion humaine (plannings, affectation, suivi de terrain…)
  • Gestion matérielle (suivi des stocks de pièces, des besoins et passage de commandes…)
  • Gestion des coûts (main d’œuvre, achats, location de matériel…)

Capable de traiter en temps réel toutes les informations nécessaires à la mise en place d’une maintenance mieux renseignée et plus préventive, la GMAO est également un soutien décisionnel important : ses capacités d’analyse et de reporting facilitent l’affectation des ressources et améliorent rapidement la performance.

Qui utilise la GMAO ?

Consultée à la fois par les décideurs, les gestionnaires d’équipe et les techniciens de maintenance, la GMAO est une source d’information et un outil de gestion pour toute l’entreprise. Très riche en fonctionnalités, la solution fournit des analyses personnalisées, faciles à partager entre les services.

GMAO : quels bénéfices en attendre ?

Le passage à une solution de GMAO n’est pas anodin. La digitalisation de la maintenance bouleverse en effet l’organisation et les méthodes de l’entreprise. Mais les avantages d’un logiciel de GMAO méritent de franchir le pas. Gain de temps et d’agilité, réduction des coûts et respect accru des normes : pourquoi avoir une GMAO ? Au quotidien, quels sont les bénéfices à utiliser une GMAO, quel que soit le profil de l’entreprise ?

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L’apport d’une GMAO pour la gestion des équipements et actifs

Pour leur maintenance, beaucoup d’entreprises font encore appel à de multiples fichiers Excel, d’où un suivi très hétérogène et un manque de fiabilité de l’information.

La GMAO unifie la vision des équipements et actifs et permet de partager l’information avec exactitude à toutes les équipes et sur tous les sites. Intégralement répertoriés, les équipements peuvent aussi être classés par catégorie, facilitant la recherche et le suivi.

Si elle est très prisée des grands groupes multi-sites, cette gestion centralisée des équipements permet aussi aux moyennes structures de s’affranchir de logiciels métiers parfois trop complexes, et aux petites entreprises d’assurer une maintenance plus préventive et agile.

Optez pour une GMAO bien dimensionnée

« Il était […] nécessaire de mettre en place une base de données de connaissances unifiée, précise et facile à utiliser, qui serait partagée entre les différentes installations.»,

Laurelton Diamonds

Améliorer la productivité des équipes de maintenance

Alors que les délais se réduisent, que les ressources — notamment humaines — viennent à manquer, l’organisation et l’anticipation sont essentielles pour les départements de maintenance.

La GMAO fournit des éléments tangibles et clairs sur les besoins, les pannes ou les stocks. Elle facilite ainsi l’affectation des équipes selon le besoin, en temps réel. Les systèmes de planning et de ticketing de la GMAO permettent de suivre avec précision l’avancée des opérations et l’allocation des ressources. Celles-ci sont ainsi employées au maximum de leur utilité, sans perte de temps.

Par ailleurs, la GMAO introduit une véritable culture de l’information dans l’entreprise, et donc des bonnes pratiques durables, qui impactent la performance sur le long terme.

« La GMAO permet à la maintenance de gagner du temps en ayant accès immédiatement aux demandes d’intervention complètes avec l’ensemble des informations nécessaires à leurs bonnes réalisations alors qu’il y avait de nombreux échanges téléphoniques et par emails.”

Thomas Addis, responsable du Parc Immobilier des magasins L’Incroyable

Numériser une partie des processus

Une large part des processus de maintenance est encore effectuée au format papier. Numériser ses processus allège considérablement la gestion quotidienne et fiabilise l’information. Aux opérations d’achat peuvent être liées des bons de commande intégralement référencés par l’outil et expédiés par voie numérique. Un gain de temps certain, mais aussi un traitement en temps réel qui limite le taux d’erreur.

Outre la seule digitalisation, la solution de GMAO introduit plus de simplicité et de convivialité dans les procédures. Le périmètre et l’usage de l’outil s’adaptent aux utilisateurs : les démarches superflues ou fastidieuses sont éliminées. Mieux soutenus, les collaborateurs se concentrent davantage sur leur cœur de métier.

« […] les achats s’effectuaient exclusivement via des documents papier. Maintenant, le processus est entièrement numérisé, nous avons des numéros de bon de commande, et ces derniers sont envoyés par e-mail. »

Goh Chip Kian et Mark Louie Montano, spécialistes de la maintenance chez Dovechem.

Passer d’une maintenance réactive à une maintenance préventive… et limiter les coûts

Le contrôle des coûts et le besoin d’une maintenance plus préventive sont deux enjeux forts et intimement liés. La maintenance réactive s’avère en effet bien plus coûteuse que lorsqu’elle est prévue à l’avance sur la base d’analyses.

Avec la GMAO, les départements de maintenance s’offrent des leviers d’anticipation : les tableaux de bord fournissent une vision précise de l’état des équipements et actifs à chaque instant. La majeure partie des renouvellements et opérations de maintenance peut ainsi être prévue au moment opportun, lorsque les ressources financières et humaines le permettent.

« La vision globale de la maintenance est appréciable. Depuis la mise en place de la solution, nous constatons une diminution des pannes sur l’usine grâce à une maintenance préventive plus efficace. »

Romain Massé, responsable technique Infrastructures du laboratoire Rivadis.

Quelle GMAO choisir ?

Respecter les réglementations et exigences de sécurité à tout moment

Le respect des réglementations va généralement de pair avec une excellente traçabilité de la maintenance. La GMAO offre une grande visibilité sur l’ensemble des équipements et facilite la mise en conformité. Les informations administratives, techniques et réglementaires sont consignées et disponibles à tout moment.

La GMAO permet également de se préparer à tous les contrôles et audits, d’effectuer les tests et l’entretien réglementaire des équipements, mais aussi de se conformer aux plus hauts standards de sécurité dans les secteurs les plus exigeants. Enfin, une utilisation plus adéquate des équipements permet aux entreprises de limiter leur impact sur l’environnement, et ainsi de mieux se conformer à la législation.

« Aujourd’hui, nous n’avons quasiment plus d’appareils vétustes et la Régie mise sur la qualité de l’entretien grâce à ses techniciens compétents. »

Mario Auletto, responsable d’exploitation de la Régie des Remontées Mécaniques de Chamrousse

Créer des rapports personnalisés et partager l’information

Partager l’information selon des formats personnalisés est un des grands bénéfices de la GMAO. Les rapports complets de la GMAO, adaptés à la fois à la direction, aux managers et aux collaborateurs de terrain, fluidifient la communication et accélèrent la réalisation de la stratégie d’entreprise.

En quelques minutes, les managers et décideurs peuvent composer un tableau modulable et clair, facile à partager avec les interlocuteurs concernés. L’analyse se met à la portée de toutes les parties prenantes et favorise l’implication des équipes, des plus stratégiques aux plus opérationnelles.

« La meilleure communication entre les services a dynamisé notre mode de fonctionnement »,

Yves Bernard, responsable d’exploitation en charge de la production, de la maintenance et de la qualité chez La Compagnie des Saveurs

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