Bond Moyson est une organisation à but non lucratif et prestataire de sécurité sociale en Belgique. Sa caisse d’assurance maladie et son vaste réseau de bureaux lui permettent de fournir des services de haute qualité au public, notamment une assurance maladie abordable et un service solide de soins à domicile.
Une nouvelle solution GMAO pour le tertiaire
Lieven De Wilde, coordinateur du département des installations de la région Oost-Vlaanderen, avait besoin d’un nouveau fournisseur de logiciel de gestion des installations pour un réseau de plus de 40 bureaux régionaux.
LES ENJEUX DU FACILITY MANAGEMENT
Bond Moyson utilisait déjà une GMAO comme logiciel de gestion des installations/solution CAFM. Mais en 2019, Lieven De Wilde décide de rechercher une solution plus abordable et plus adaptée. Après avoir évalué pendant 6 mois plusieurs solutions basées sur le cloud, il est sur le point d’abandonner lorsqu’il tombe sur DIMO Maint FM.
Très vite DIMO Maint FM se présente comme la bonne solution, avec :
- Un service Cloud qui correspond beaucoup mieux à leurs besoins/budget,
- Des flux de travail et des vues personnalisables et adaptables,
- Un prix d’abonnement mensuel forfaitaire très acceptable et sans mauvaises surprises !
- Un ensemble solide de fonctions organisées selon les installations, les sites, ou les équipements ; une maintenance réactive ou planifiée (basée sur des calendriers qui peuvent être rattachés aux sites ou aux équipements).
- Une fonction puissante de calendrier et de planification des tâches qui permet d’en créer de nouvelles, d’attribuer les tâches non planifiées, de les reprogrammer et de les réaffecter à d’autres ingénieurs. Le tout via une interface « glisser-déposer ».
- Un support en ligne efficace et reposant sur une base de données en ligne.
L’approche de la GMAO DIMO Maint FM
Après une courte période d’évaluation et un essai gratuit, Bond Moyson opte pour un abonnement annuel et sponsorise 3 améliorations de fonctionnalités. DIMO Maint FM les réalise en moins d’un mois pour un coût supplémentaire modéré.
Une fois les données sur les installations, les équipements et les prestataires renseignées à partir de leurs informations tableurs, la solution couvre alors :
- 40+ sites,
- Plus de 400 équipements,
- 62 prestataires,
- 10 Programmes de maintenance planifiée.
Après quelques sessions de formation en ligne, Bond Moyson a pu former lui-même ses utilisateurs internes et passer aisément de l’ancienne solution à DIMO Maint FM en moins de trois mois.
Parmi les avantages du logiciel, on compte notamment :
- L’émission de demandes de travaux à distance via une simple page web, disponible sans authentification de l’utilisateur.
- Une meilleure vision et gestion des travaux à l’aide des applications Manager et Ressources. Les employés ont très vite adopté les applications DIMO Maint FM sur tablettes leur permettant de recevoir bons de travail et rapports sur les travaux effectués, sans avoir à remplir de papiers.
- Des liens rapides vers une liste et un calendrier des tâches, visualisables selon les préférences de l’utilisateur.
- L’affichage des étiquettes et du texte en flamand, la langue première de l’entreprise, grâce aux étiquettes personnalisées de DIMO Maint FM. D’ici la mi-2022, l’ensemble de l’application sera en flamand grâce à la nouvelle fonction multilingue.
- Une communication avec les clients internes en partie automatisée et nettement améliorée. La gestion des installations devient ainsi beaucoup plus agréable : les demandes de service des utilisateurs finaux sont en conséquence bien accueillies et, une fois le travail effectué, les retours d’expériences sont transmis quotidiennement aux ressources internes et aux contractants externes pour leur plus grande satisfaction.
“Une fois que nous avons décidé de travailler avec DIMO Maint FM, il a été étonnant de voir comment cette solution Cloud relativement petite nous a permis de révolutionner le flux de travail de nos installations en quelques mois, alors qu’un gros logiciel n’y était pas parvenu pendant des années. Une question de dimensions d’outil adaptées à la tâche, je suppose, mais aussi d’ingéniosité et d’une bonne écoute du marché.
Bien sûr, s’embarquer avec une petite société de logiciels inconnue à l’étranger, “dans le noir”, était un peu intimidant. Mais dès le début du processus, avant même la première signature, le service de développement de DIMO Maint FM, dirigé par Mark, s’est montré très réactif et a fait preuve d’un dévouement quotidien depuis lors. Je me souviens qu’à un moment donné, nous avions dressé une liste d’idées et de fonctionnalités qui nous manquaient, et en un rien de temps, celles-ci ont été classées par ordre de priorité et mises en place. C’est ainsi qu’est née, par exemple, la merveilleuse fonction de planification des tâches par glisser-déposer.
Aujourd’hui, alors que DIMO Maint FM atteint sa pleine maturité, nous savons que nous avons fait le bon choix. ”
Lieven De Wilde – Coordinateur des installations, Bond Moyson
