Le groupe privé d’établissements de soins assure une traçabilité fine de ses demandes d’intervention
Cap Santé (1 200 salariés, 300 médecins) est un groupe privé d’établissements de soins (17 en région Occitanie) accueillant 120 000 patients par an. Le groupe développe des complémentarités médicales, techniques et administratives et tisse un réseau de soins performants par la mutualisation de ses moyens (logistiques, informatiques, comptables, etc.) et de ses fonctions transverses (hygiène, RH, Qualité…).
Pour faire face à une forte phase de croissance, le service biomédical a décidé de s’équiper d’une GMAO performante notamment pour gérer le plus finement possible les interventions sur les équipements des 4 cliniques.
Les besoins d’un service au carrefour de tous les départements
Le service biomédical gère les équipements médicaux de 2 cliniques du groupe. Ses compétences sont multiples : informatique, technique, management. La gestion de la relation client en interne nécessite une réactivité de tous les instants. Les trois principales missions de son responsable, M. Drufin, sont les suivantes :
- gestion de la maintenance des dispositifs médicaux,
- gestion des achats biomédicaux,
- aide à l’utilisation.
La migration de la clinique Saint Jean vers un nouvel emplacement à l’été 2020 triplera sa surface et son activité. Le groupe fait énormément d’efforts en termes d’innovation, notamment en développant l’usage de robots ce qui nécessite le recours à des prestataires externes, et donc un suivi des contrats de maintenance. L’objectif premier du service consiste à assurer une qualité de service en continu.
GMAO : une mise en œuvre par étapes
Originellement, M. Drufin se servait d’un fichier Excel pour suivre les interventions. “La première étape a consisté à faire l’inventaire des équipements, à disposer d’informations à jour, à connaître les localisations, les types d’interventions, l’état d’avancement des interventions, les dates, l’objet, les documents liés, le coût.
Le but : disposer d’un maximum d’informations pour faire face en cas de récurrence de pannes et accroître notre réactivité car nous devons allier qualité et performance“ explique-t-il. La GMAO permet de sortir des analyses et constater les évolutions.
Axel Maint puis migration vers Dimo Maint MX
Axel Maint représentait un “plus” par rapport à Excel. Avec le passage à Dimo Maint MX, le service biomédical a noté une plus grande rapidité de traitement, tant pour les demandes d’intervention que pour les bons d’intervention (69 demandes sur la période de janvier à décembre 2016 et jusqu’à 281 sur janvier-décembre 2018, tandis que le service passait de 154 bons d’interventions à 929 sur les mêmes périodes).
4 établissements (Saint Jean, Pasteur, Trois Vallées, Saint Louis) utilisent 2885 équipements. La seule clinique Saint Jean gère 16 blocs opératoires (il y en aura 23 dans la future clinique). La GMAO est donc devenue indispensable. La gestion de cette énorme croissance s’est faite de façon fluide grâce à la migration vers MX : l’interface est plus agréable et facilite la création des demandes d’interventions.
La réponse à une contrainte légale
Pour M. Drufin : “Nous avons conscience de la plus-value en termes de qualité d’intervention, de traçabilité, d’adhésion des utilisateurs. Jusqu’en 2015, toutes les demandes d’interventions émanant du médico-légal se faisaient par téléphone. Contrairement à d’autres établissements, nous intervenons aussi pendant les opérations en bloc opératoire, en réparant ou en fournissant un équipement de secours. L’enjeu est de taille quand l’équipement concerné est indispensable à l’intervention en cours”.
Les établissements sont audités annuellement dans le cadre de la certification ISO 9001. Du point de vue réglementaire, la GMAO permet de suivre tous les aspects liés à cette certification, d’avoir une mémoire des événements sur 10 ans minimum – ce qui est une obligation légale – des critères d’urgence, mais aussi de maintenir un contact direct avec du matériel à jour et de connaître l’état du parc.
Une maintenance préventive dynamisée
La GMAO met en avant les points d’avancement, permet de gagner en rigueur dans les processus, d’améliorer l’accompagnement des utilisateurs. “L’inventaire des équipements, les demandes d’intervention, la gestion automatisée du préventif sont autant de points sur lesquels la GMAO nous permet d’être plus efficaces” reconnaît M. Drufin. La solution facilite la gestion de la sous-traitance, le suivi des devis.
En matière de ROI, le bénéfice transparaît dans la qualité de service
“Le retour des utilisateurs est très positif et DIMO Maint MX est pleinement entré dans les usages” pour M. Drufin. L’outil sert également à effectuer des demandes d’achats sur divers équipements, dans le cadre de la maintenance préventive. “Au final, la GMAO constitue un support regroupant tous nos besoins. Nous pouvons désormais coordonner efficacement nos actions, qu’il s’agisse de ressources, d’alertes sur les contrats, de gestion de stocks ou d’achats. Cela va nous permettre d’anticiper la croissance du groupe le mieux possible en matière de maintenance”.
Analyse budgétaire et gestion de stocks pour le futur
Le service biomédical est en constante évolution et se focalise pour l’heure sur la gestion de stocks et les achats étant données les volumétries traitées. Une réflexion stratégique sur l’analyse budgétaire interviendra à moyen terme. Par ailleurs, le service technique qui gère les bâtiments a comme projet d’installer la solution mobile de GMAO pour son activité.
