Un contexte spécifique aux centres de soins
KARE est une organisation bénévole qui fournit une gamme complète de services aux personnes souffrant de déficiences intellectuelles et à leurs familles dans ses centres de soins en Irande. Elle compte 32 sites et plusieurs centaines d’employés, dont des bénévoles.
Fin 2016, KARE lance un appel d’offres pour une solution de demande de maintenance pour ses installations.
L’ancien système de KARE permettait aux sites de déclarer des problèmes d’entretien afin qu’ils soient traités par leur pool de contractants.
KARE souhaitait améliorer ses processus internes par rapport aux demandes de maintenance et avait besoin d’un nouveau système permettant un flux de travail plus intelligent et plus efficace et une meilleure collaboration entre tous les acteurs, notamment :
- Les employés sur le site qui crée les demandes
- L’équipe centrale des installations qui gère les demandes entrantes, ainsi que l’établissement des priorités et la programmation des interventions pour les entrepreneurs.
- Les entrepreneurs qui établissent un devis qui devait être approuvé avant que l’intervention ne puisse commencer. De plus, les entrepreneurs effectuent l’intervention et la valident en ligne tandis que les factures sont créées automatiquement.
- L’équipe financière de KARE qui traite les coûts et les charges à payer pour le travail de l’entrepreneur sur les sites de KARE. Avec la GMAO DIMO Maint FM, les coûts sont intégrés dans le système financier de KARE.
DIMO Maint FM a finalement été choisi comme fournisseur pour la solution logicielle de maintenance des installations.
La solution DIMO Maint FM
La solution Cloud prête à l’emploi de DIMO Maint FM comportait déjà un grand nombre des fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins de KARE. Et DIMO Maint FM a convaincu le jury de sélection qu’il était tout à fait capable de développer et d’améliorer la solution pour répondre à toutes ses exigences.
Les améliorations supplémentaires ont été intégrées au produit et fournissent ainsi à KARE une solution durable qui s’améliorera continuellement selon leurs nouvelles exigences.
DIMO Maint FM comptait dès le début des fonctions pertinentes pour KARE, comme :
- Un processus de création et d’approbation pour les demandes d’intervention créées par les employés du site.
- La gestion des devis, afin qu’ils puissent être générés par les entrepreneurs et approuvés par l’équipe centrale des installations pour effectuer les interventions demandées.
- Le chiffrage des interventions et la création de budgets.
- Un portail en ligne pour les entrepreneurs, dans lequel ils peuvent visualiser et compléter les interventions demandées, créer des devis et saisir les coûts.
- La catégorisation des emplois par type.
- Une facilité d’utilisation et de déploiement pour des centaines d’utilisateurs, y compris les employés sur le site et les entrepreneurs.
- Une gestion avancée des utilisateurs permettant de contrôler leur accès au site ainsi que leurs autorisations et rôles.
Les améliorations apportées par DIMO Maint FM furent les suivantes :
- L’autofacturation pour les entrepreneurs : DIMO Maint FM génère automatiquement les factures au nom de l’entrepreneur une fois que les coûts ont été saisis et approuvés par KARE.
- L’intégration des coûts facturés dans le système financier de KARE.
- La création de rapports et de données détaillées à intégrer également au système financier de KARE.
- La possibilité pour les employés sur le site de saisir sur DIMO Maint FM un rapport sur la façon dont l’intervention a été effectuée une fois qu’elle a été validée par l’entrepreneur.
- Un processus de flux de travail intégral, depuis la création d’une demande par les employés sur le site, jusqu’à la complétion de l’intervention et la préparation de la facturation.
Une méthode projet personnalisée
- Un cahier des charges très détaillé a été produit par DIMO Maint FM et validé par KARE.
- DIMO Maint FM a ensuite réalisé les développements supplémentaires sur 3 mois.
- DIMO Maint FM a contribué à l’intégration de données telles que celles concernant les utilisateurs et leurs rôles associés, l’accès au site et les autorisations.
- DIMO Maint FM a développé des formations spécifiques pour les employés et les entrepreneurs.
- KARE a communiqué le plan et les exigences à tous les utilisateurs et entrepreneurs.
- Le projet a été retardé de quelques mois, principalement en raison de la mise en place du statut juridique et fiscal de tous les entrepreneurs.
- Les tests d’acceptation par l’utilisateur ont été réalisés sur 6 semaines et le système a finalement été mis en service début 2018.
EN SAVOIR + SUR LA MÉTHODE PROJET DIMO
Le nouveau système est utilisé avec succès depuis le début de l’année 2018, avec des centaines d’interventions chaque mois sur les 32 sites, et entièrement exécutées selon les process exigés.
Naturellement, il y a eu quelques problèmes de démarrage, mais ils ont été rapidement résolus par DIMO Maint FM.
Depuis, Kare en tire des avantages considérables :
- Un meilleur contrôle de la maintenance et des sous-traitants.
- Une meilleure visibilité pour tous les concernés.
- Un gain de temps pour la petite équipe centrale des installations dans la gestion de la maintenance.
- Un meilleur contrôle des coûts de maintenance et, par conséquent, des économies.
Témoignage de Kare
Au cours du processus d’appel d’offres, nous avons été immédiatement impressionnés par la solution prête à l’emploi de DIMO Maint FM, ainsi que par sa capacité et sa volonté d’ajouter de nouvelles fonctions pour mieux répondre à nos besoins spécifiques. DIMO Maint FM a travaillé avec nous en étroite collaboration tout au long du projet, et ont bien pris en compte notre projet initial, tout en faisant preuve aussi de souplesse lorsque nous commencions à réaliser le potentiel de leur logiciel, nous permettant d’ajouter de nouvelles fonctionnalités pour augmenter l’efficacité de la solution finale.
Bien sûr, demander de nouvelles fonctionnalités au cours d’un projet peut entraîner des retards et du stress, mais DIMO Maint FM a toujours été d’une grande aide et d’une grande patience, et prêt à mettre en œuvre les changements demandés. DIMO Maint FM a donc livré une solution prête à l’emploi qui était adaptée à nos dernières demandes, enrichie par des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion de la taxe RCT, l’importation de factures et de comptes de régularisation dans notre système financier, et nous permettant de suivre les contrats des entrepreneurs pour nous assurer que le budget et les règles d’approvisionnement étaient respectés. Aujourd’hui DIMO Maint FM accomplit tout cela en conservant un système intuitif et facile à utiliser.
Le déploiement et la mise en service de DIMO Maint FM ont été plus faciles que nous ne l’avions espéré, grâce au gros travail de DIMO Maint FM qui s’est assuré que tout fonctionne en arrière-plan et a mis en place des tests et des formations complètes. Le projet DIMO Maint FM est considéré comme un grand succès au sein de KARE et a considérablement amélioré la gestion des demandes d’entretien pour nos installations, garantissant que les problèmes sur nos sites sont traités rapidement et efficacement”.
Jason Browne, Directeur de ITKare
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