Le contexte de Simply Solutions et ses exigences
Simply Solutions est un fournisseur international de services stratégiques de gestion des installations et d’entretien des lieux de travail.
Ils proposent des solutions rapides et efficaces au niveau international, national et régional, offrant à leurs clients un service unique et sans faille.
Il s’agit d’une entreprise indépendante qui offre un service personnalisé : leurs services sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques et uniques de chacun, quel que soit le défi à relever, et ils sont fiers de toujours travailler en harmonie avec leurs clients et leur environnement.
Ils disposent d’un vaste réseau de clients, principalement des détaillants, avec des milliers de sites au Royaume-Uni, en Irlande et en Europe.
L’entreprise utilise DIMO Maint FM pour aider son équipe à gérer la maintenance réactive et la maintenance préventive planifiée sur les sites de ses clients. Les appels parviennent à leur service clientèle, qui crée les tâches et les transmet à l’équipe maintenance. Cette dernière peut ensuite visualiser et gérer en route les tâches émises. L’entreprise permet également à ses clients de consulter les tâches sur l’ensemble de leurs sites et d’en créer directement.
DIMO Maint FM offre également d’autres avantages :
- Etablir des accords de niveau de service et des priorités pour chaque client ;
- Créer des rapports financiers et intégrer les coûts et les ventes dans Xero, le système financier de Simply Solutions ;
- L’attribution intelligente et automatique des ressources pour chaque intervention en fonction de la localisation du site du client et du type de travail ;
- Un système facile à utiliser, rapide et réactif, qui est d’une précieuse aide pour les services d’assistance, les ingénieurs et les clients ;
- La gestion des devis.
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Mise en place et adaptation de la solution FM
Bien que DIMO Maint FM correspondait très bien à l’activité et aux clients de Simply Solutions, il y avait naturellement des pistes d’amélioration. Nous avons donc travaillé en étroite collaboration avec Simply pendant 2 mois pour développer les améliorations nécessaires au logiciel, comme :
- L’attribution automatique des interventions à l’ingénieur le plus approprié en fonction de ses compétences, du type d’intervention et de sa location.
- L’amélioration du processus de gestion des devis, ce qui permet d’envoyer directement les devis aux clients pour approbation.
- Le traitement de gros volumes d’interventions et de sites afin de garantir que le système reste rapide, intuitif et réactif.
- L’intégration avec Xero.
- La mise en place de contrats clients pour permettre aux sites d’être regroupés par client avec leurs accords de niveau de service, régions et ingénieurs préférés.
Le centre de téléchargement de DIMO Maint FM, qui permet un téléchargement rapide à partir de feuilles de calcul pour les sites, les ingénieurs et les utilisateurs, a également facilité le renseignement des données.
Travailler avec l’équipe de Simply a été un véritable plaisir. Amicale, intelligente et claire par rapport à ce qu’elle désirait, cette entreprise avant-gardiste a su adopter la technologie nécessaire pour pouvoir consacrer plus de temps et de valeur à ses clients.
