Global Services dématérialise ses données de maintenance avec DIMO Maint MX connecté à SAGE 100

La connexion entre les solutions DIMO Maint et Sage 100 permet à Global Services de dématérialiser ses données maintenance dans le cloud.

atelier vivant global services

Global Services (65 pers.) a été créée en 2009 pour répondre aux besoins les plus étendus de la distribution et du stockage de carburant. Son cœur d’activité est la maintenance d’équipements pétroliers (tuyauterie, électricité industrielle, dépôts d’hydrocarbures, station services, levage, sécurité, calibrage, incendie, etc.). La société propose également la vente et l’installation de divers équipements, dont des pompes volumétriques. Implantée à Abidjan Koumassi (Côte d’Ivoire), elle dispose d’un réseau de cinq agences à l’intérieur du pays.

Par ailleurs, Global Services est certifiée ISO 9001 V2015, ASACI pour l’Entretien et l’Installation des Extincteurs (Règle R4) et Workplace Conditions Assessment, INTERTEK. Ses clients sont de grands groupes pétrochimiques internationaux déjà utilisateurs de solutions GMAO. La société s’est donc outillée pour répondre à leur besoin de statistiques mensuelles, ce qu’explique Mathieu Agoa, Directeur Administratif & QHSE.

Les enjeux de digitalisation de la maintenance

La GMAO pour optimiser l’accès à l’information

« L’information devait être tracée sur des documents papier et retrouver d’anciens rapports n’était pas une chose aisée » reconnaît Mathieu Agoa. Il complète : « Nous sommes passés par l’étape intermédiaire d’une gestion électronique de documents – à savoir des scans de documents – mais qui était insuffisante, le but étant de dématérialiser l’information en produisant moins de supports papiers ».

Après avoir testé une solution locale, Global Services est revenue sur DIMO Maint MX, plus facile à mettre en place et dont les fonctionnalités collaient parfaitement à ses besoins et aux attentes de ses clients, dans le cadre d’une enveloppe budgétaire maîtrisée. Label Services, distributeur en Côte d’Ivoire, a beaucoup aidé au démarrage, notamment pour le paramétrage et les formations.

Un service maintenance tournée vers le SAV

Le service maintenance est dirigé par un Directeur Technique, Katinan Touré, assisté d’un Responsable des Opérations & Métrologie, Kanigui Coulibaly. Ce tandem dirige une équipe au sein de laquelle se trouvent trois responsables (Maintenance, Travaux neufs et réhabilitations, Automatisation) et un chargé GMAO. Ce dernier gère toutes les demandes d’intervention pour maintenance et les interventions sur bon de commande pour démarrage de travaux. Toutes ces demandes ainsi que les rapports d’intervention qui en découlent sont systématiquement saisis dans la GMAO.

Un déploiement fluide avec un connecteur GMAO Sage 100

global services et dimo maint Le déploiement s’est déroulé en moins de six mois à partir de la mise en route. Toutes les équipes se sont investies, y compris la direction, de même que côté DIMO Maint et distributeur. La solution a été personnalisée aux couleurs de Global Services, qui a calqué son fonctionnement autour des fonctionnalités de MX. Actuellement, l’entreprise se sert principalement des modules « Interventions » et « Préventif ». Le périmètre fonctionnel de la GMAO englobe à 100% les interventions de Maintenance et travaux et environ 20% de la gestion des pièces de rechange.

La solution est connectée à Sage 100 pour les aspects comptables. « Le bon de commande permet de sortir du matériel. On alloue ensuite des ressources, notamment les techniciens qui vont intervenir, les véhicules, le carburant nécessaire au déplacement, les distances parcourues, la main-d’œuvre et les prestations réalisées sur site. Toutes ces données figurent sur le bon de commande, ce qui permet de valoriser le projet au plus près et d’estimer la marge. Les coûts sont appelés à partir de Sage ».

Interconnecter la GMAO à d’autres applications

Une traçabilité des interventions cruciale vis-à-vis des enjeux de normes

« Disposer d’une GMAO a un impact positif pour les normes. Elle offre des garanties de sérieux quant à la traçabilité des diverses actions réalisées. C’est un engagement de qualité vis-à-vis de nos clients. Dès l’instant où une intervention est réalisée chez le client, ce dernier peut accéder au rapport d’intervention ». L’impact est également positif en termes d’environnement, notamment du point de vue QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement), explique Mathieu Agoa.

Gains de temps et zéro papier, les premiers apports de DIMO Maint MX

parc auto global services MX a permis d’accélérer de façon considérable le traitement des données. D’autre part, la GMAO a amené la suppression progressive des formulaires, fiches d’intervention et carnets de rapports pour le chargé de la GMAO et les techniciens. La supervision est désormais plus aisée pour les managers. « À ce titre, la mobilité est très pratique puisque tous les techniciens sont équipés de smartphones. Ainsi, ils reçoivent leurs instructions et peuvent clôturer directement les rapports d’intervention ».

La GMAO a des impacts opérationnels sur toute l’organisation. Elle a permis de consolider les rapports de Global Services avec certains clients notamment en ce qui concerne les échanges de données maintenance et travaux.

Parmi les principaux indicateurs que suit Mathieu Agoa :

  • les temps d’intervention
  • les délais de prise en compte
  • les temps d’immobilisation des équipements
  • les coûts associés afin d’estimer la rentabilité des projets au plus près.

Des développements futurs

Pour l’heure, la partie « Terrain » est gérée avec un outil tiers, la remontée terrain se faisant à partir des rapports d’intervention. La maintenance déportée sur site pour gérer les travaux fait partie des projets envisagés. Dans le cadre de la digitalisation de sa maintenance, Global Services envisage d’intégrer les aspects de gestion des planning travaux et quelques paramètres nouveaux comme les notifications d’alertes.

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