Dans le post précèdent nous avons mis en évidence l’intérêt d’utiliser une démarche « projet d’entreprise » pour fiabiliser l’implémentation de la GMAO. Parmi les éléments clés nous avons cité l’importance de l’analyse de risques.
Cette étape doit nous permettre (entre-autre) d’identifier de manière précise l’ensemble des freins humains. Comme pour toute analyse de risques, l’objectif final est avant tout de trouver et mettre en œuvre les actions correctrices qui permettront d’éviter l’apparition de ces freins. Une fois de plus, il vaut mieux prévenir que guérir, l’énergie à mettre en œuvre étant plus efficiente au global de l’entreprise.
Alors ces freins quels sont-ils ?, et comment les minimiser voir les supprimer ? De manière non exhaustive, je les regrouperais dans trois catégories :
- L’impact de l’effet « loupe – investigation » de la GMAO – transparence et transversalité des actions – (au-delà des acteurs concernés)
- L’impact de la nécessité de définir / uniformiser les modes de fonctionnement pour pouvoir les faire rentrer dans les « cases » du logiciel
- L’impact de la résistance naturelle au changement (parfois amplifiée par l’ancienneté et/ou la culture d’entreprise)
Pour être plus précis citons pêlemêle : « Je travaille comme ça depuis des années …», « Pourquoi décrirais-je dans le détail mes actions, c’est mon savoir …», « Ils n’ont pas à connaitre ce que j’ai fait …», « vous voulez nous fliquer… », « On n’a pas le temps de renseigner votre truc, nous on doit dépanner… », « C’est trop compliqué …», etc.
Il y a lieu de bien séparer les éléments les uns des autres afin d’apporter des réponses précises, et réaliser ce que j’appelle le « déminage ».
Il est bon de commencer par se rendre auprès des différents acteurs afin d’une part d’expliquer le pourquoi et le comment de la mise en place de cette GMAO (d’où l’intérêt de la démarche projet qui aura défini clairement le périmètre et les attentes), et d’autre part de faire s’exprimer les différents utilisateurs potentiels. Cette étape doit permettre d’affiner notre besoin, voir modifier ce qui est possible, dans le cadre défini, en prenant en compte les attentes, et en identifiant d’éventuels autres risques.
L’étape suivante est d’intégrer dans l’équipe projet et/ou à minima dans des groupes de travail les utilisateurs finaux (où tout au moins leurs représentants). Ce point est important et très efficace en ce qui concerne la définition des processus fonctionnels comme la gestion de la maintenance curative, préventive, des achats, des stocks. Ce point particulier sera abordé dans le prochain post consacré à la préparation des données.
Ces groupes de travail, appelons-les comme ça, doivent être impérativement pluridisciplinaires afin d’engager très tôt la transversalité qu’implique la mise en place de la GMAO. Ils permettent aussi à tous les participants de mieux comprendre les problématiques des autres métiers.
En ce qui concerne les aspects pertes de temps pour renseigner, échanger ses savoirs/données, et autres collecte des temps de dépannage, il faut absolument que les utilisateurs finaux aient un intérêt personnel à changer leurs méthodes de travail. L’intérêt de retrouver rapidement et de manière exhaustive toutes les informations sur une panne, un type de panne, une famille d’équipement, est un vrai plus pour un dépannage rapide et efficace de tous les acteurs intervenants sur le cycle de vie de l’équipement.
- Le technicien va pouvoir gagner du temps et de l’efficacité, il va pouvoir analyser et s’enrichir au contact des informations renseignées par ses collègues.
- le responsable maintenance va pouvoir identifier ses équipements critiques, suivre ses budgets, justifier ses dépenses à travers des ROI, et mener des actions d’améliorations,
- le gestionnaire de stock va pouvoir optimiser ses quantités stockées,
- L’acheteur va gagner du temps pour passer ses commandes,
- l’ingénieur sécurité aura un suivi précis des contrôles réglementaires sans relancer tout le monde, etc …, sans compter l’auditeur et / ou client externe qui sera satisfait de la rigueur et de la transparence mise en œuvre.
Enfin il faut mettre en évidence l’importance d’associer / avoir le support des Ressources Humaines en particulier sur l’aspect formation, formation sur des domaines autres que le logiciel lui-même.
Je pense à des thèmes sur le cœur de métier, comme « les méthodes de résolution de problème », « la gestion des stocks », « gérer sa maintenance préventive », « les indicateurs de maintenance », et d’une manière plus générale d’autres thèmes liés à la culture générale comme « animer et participer à une réunion », « s’exprimer devant les autres », « renseigner un rapport d’intervention », « sensibilisation à l’économie d’entreprise », …
Tout ou partie de ces thèmes vont mettre naturellement en avant l’intérêt de la GMAO comme outil incontournable pour l’amélioration du fonctionnement de chacun en particulier, et de l’entreprise en général. Il faut néanmoins être bien conscient que ces changements se font sur une base de temps beaucoup plus longue que celle concernant l’aspect installation du logiciel/matériel. D’où l’intérêt de ne pas prendre de retard sur ce point, et de l’engager le plus tôt possible.
Préparer l’implémentation d’une GMAO – Épisode 1
Préparer l’implémentation d’une GMAO – Épisode 2
Préparer l’implémentation d’une GMAO – Épisode 4
