Les 7 fonctionnalités clés d’un logiciel de facility management

Les logiciels de facility management permettent d'optimiser la gestion de sites et installations, d'améliorer la gestion des ressources et des opérations de maintenance et ainsi de réduire les coûts dans des environnements variés.

La gestion des installations et des bâtiments est cruciale pour les organisations gérant des espaces tels que bureaux, locaux, entrepôts, hôpitaux et écoles. Cette gestion implique de planifier, organiser, contrôler et maximiser l’utilisation des ressources matérielles et humaines pour assurer un fonctionnement optimal. Elle couvre des aspects variés comme la maintenance, la sécurité, le nettoyage, l’énergie, la gestion des déchets et des actifs, ainsi que la coordination des sous-traitants et des demandes d’intervention. Les logiciels FM, aussi appelé CAFM “Computer-Aided Facility Management”, dans les pays anglo-saxons, permettent d’améliorer la gestion des bâtiments et de faciliter le quotidien des équipes de facility management. Ils centralisent, automatisent et analysent les informations concernant les installations, optimisant ainsi les processus et les flux de travail. Ces outils offrent des avantages significatifs, incluant la réduction des coûts, l’amélioration de la productivité et de la qualité, et la conformité aux normes, augmentant la satisfaction des utilisateurs. Cet article explore comment sélectionner un logiciel de facility management (FM) adapté à vos besoins et les caractéristiques essentielles à considérer pour bénéficier pleinement de ses avantages.

 

Qu’est-ce qu’un logiciel de facility management.

Qu-est-ce-qu-un-logiciel-de facility managementUn outil logiciel de facility management est essentiel pour les gestionnaires de sites car il coordonne et facilite une multitude de tâches quotidiennes.. Ce système permet une planification et une gestion intégrales au sein d’un espace physique, incorporant les individus, les processus, et les objets présents. Prenons l’exemple de vastes sites équipés de centaines d’actifs signalés par des étiquettes. Grâce au logiciel de facility management, les gestionnaires peuvent facilement maintenir ces actifs en ordre et parfaitement entretenus. Considéré comme une solution technologique spécialisée, le logiciel de facility management joue un rôle clé dans la centralisation, l’automatisation et l’analyse des données liées aux bâtiments. Il simplifie la gestion des processus et des flux de travail, offrant des avantages notables tels que la diminution des coûts, l’augmentation de la productivité, l’amélioration de la qualité, l’adhérence aux normes et la satisfaction des utilisateurs.

En combinant des éléments des systèmes GMAO(Gestion de Maintenance Assisté par Ordinateur), EAM (Enterprise Asset Management) et IWMS (Integrated Workplace Management System), le logiciel de facility management englobe divers aspects tels que la technologie de l’information, la gestion de maintenance des bâtiments et installations, la gestion immobilière, et le support administratif. Le facility management est ainsi une pratique intégrée visant à harmoniser le lieu de travail physique avec les ressources humaines et les activités de l’organisation

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7 fonctionnalités clés d’un logiciel de facility management.

Un logiciel de facility management fournit une solution intégrale pour la gestion de tous les aspects relatifs aux bâtiments et installation. Il intègre de multiples fonctionnalités qui simplifient les opérations pour les gestionnaires d’installations et les équipes de maintenance. Découvrons les fonctionnalités essentielles offertes par un logiciel de facility management :

Gestion des sites et des équipements.

Fonctionnalités clés d’un logiciel de facility management.

Essentielle pour recenser, localiser et suivre l’ensemble des actifs et équipements au sein des bâtiments, cette fonctionnalité assure également la gestion de leur cycle de vie. Elle comprend la définition de l’état, de la valeur, des garanties, et de l’historique des équipements, facilitant ainsi la gestion patrimoniale et la prise de décisions relatives aux investissements, renouvellements, ou cessions.

 

Gestion de la maintenance préventive et corrective.

Gestion-de-la-maintenance-préventive-et-correctiveElle permet la planification et l’exécution des opérations de maintenance préventive planifiée et corrective. Cette fonctionnalité couvre la gestion des opérations de maintenance planifiées et non planifiées, des pièces de rechange, des stocks, des coûts, et des délais. En contribuant à l’optimisation de la performance et de la fiabilité des bâtiments et équipements, elle aide à prolonger leur durée de vie, minimiser les risques de panne et réduire les temps d’arrêt.

 

Planification et suivi des travaux

Destinée à organiser et surveiller les travaux relatifs aux bâtiments, comme les déménagements ou les rénovations, cette fonctionnalité permet aussi de gérer les ressources humaines et matérielles nécessaires, ainsi que les plannings, budgets, et contraintes. Elle assure donc une meilleure coordination des projets dans le respect des coûts et des délais.

Gestion de l’espace et des locaux

Cette fonctionnalité est conçue pour optimiser l’occupation, l’affectation, et la gestion de l’espace et des locaux. Elle inclut la gestion des plans, des surfaces, des capacités, et des configurations. Contribuant à l’amélioration du confort, de la sécurité et de la productivité des occupants, elle permet également de réduire les coûts immobiliers.

Gestion des contrats et des fournisseurs

Grâce à cette fonctionnalité, il est possible de superviser efficacement les contrats et les relations avec les sous-traitants,. Elle permet aussi de simplifier la gestion des devis, la gestion des appels d’offres, commandes, contribuant ainsi à l’amélioration de la qualité, l’efficience et la profitabilité des services externes.

Tableaux de bord et rapports

Cette fonctionnalité offre la possibilité de rassembler, traiter et présenter visuellement les données des sites. Elle favorise la création d’indicateurs clés de performance, de rapports sur mesure, de rapports de reporting, d’analyses comparatives et d’alertes. Elle est donc indispensable pour un meilleur pilotage, un contrôle accru et une amélioration continue de la maintennance et des la gestion des bâtiments.

Importance de la mobilité dans les fonctionnalités d’un logiciel de Facility Management

mobilité-logiciel-facility-managementLa mobilité représente un aspect crucial pour les responsables de gestion des sites. Ils sont souvent amenés à se déplacer pour réaliser des diagnostics, superviser des travaux, garantir la qualité des services, ou communiquer avec les occupants et les fournisseurs.

Afin de simplifier leur gestion des sites, il est primordial que les fonctionnalités des logiciels de gestion des installations soient accessibles sur des appareils mobiles comme des smartphones, des tablettes, ou des ordinateurs portables. L’accès mobile améliore la réactivité, l’efficacité, et la productivité des gestionnaires.

La mobilité leur permet de :

  • Consulter et actualiser en direct les informations des sites, éliminant la nécessité de visites au bureau ou l’usage de documents papier ;
  • Répondre instantanément aux demandes d’interventions, ordres de travail, et diverses alertes depuis leur appareil mobile ;
  • Localiser les actifs et équipements, scanner des codes-barres ou QR codes, prendre des photos, et enregistrer des commentaires vocaux ;
  • Accéder à des plans, fiches techniques, manuels d’utilisation, et procédures ;
  • Surveiller le progrès des travaux, approuver des interventions, signer des bons de livraison, etc. ;
  • Créer et visualiser des rapports, tableaux de bord, et indicateurs de performance ;
  • Faciliter la communication avec les équipes sur le terrain, les occupants, et les fournisseurs.

Par conséquent, la mobilité est un élément déterminant dans la gestion du facility management. Il est essentiel que le logiciel propose une expérience utilisateur irréprochable, une ergonomie soignée, une synchronisation automatique et une sécurité avancée.

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Intégration avec d’autres systèmes

Un logiciel de Facility Management est essentiellement conçu pour ne pas opérer en autonomie. Il est impératif qu’il puisse s’intégrer efficacement avec divers systèmes et applications utilisés dans le cadre de la gestion et de la maintenance des bâtiments et installations. Cette intégration facilite l’échange de données, la synchronisation des processus, la simplification des opérations, et contribue à l’amélioration de la performance globale. Voici quelques exemples clés d’intégration :

 

Intégration avec les systèmes BIM (Building Information Modeling)

Le BIM est une approche innovante de conception, de construction, et de gestion de bâtiments, basée sur l’exploitation de maquettes numériques 3D. Il offre la possibilité de visualiser, simuler, et analyser avec précision les caractéristiques physiques et fonctionnelles des bâtiments, tout en facilitant la gestion de leur cycle de vie.

Grâce à l’intégration entre le FM et le BIM, il est possible de lier les données du modèle 3D à celles du logiciel de facility management, offrant ainsi une vision globale et actualisée des installations. Cela facilite la transition de la phase de construction à celle d’exploitation, optimise la planification et l’exécution de la maintenance selon les données réelles, et accélère la détection et la résolution des problèmes.

 

 

Compatibilité avec les outils de gestion immobilière

Compatibilité-avec-les-outils-de-gestion-immobilièreLa gestion immobilière concerne toutes les activités relatives à la gestion des propriétés immobilières, incluant la gestion des baux, des loyers, des charges, des taxes, et des assurances, entre autres. Elle se fait souvent à l’aide d’outils dédiés, comme des logiciels de gestion locative, de copropriété, et de patrimoine.

La compatibilité entre le FM et ces outils de gestion immobilière enrichit la gestion des éléments financiers, juridiques, et administratifs des installations en complément des aspects techniques et opérationnels. Elle permet de rationaliser le suivi des contrats, des factures, des paiements, des recouvrements, et des litiges. Cela aide également à surveiller la rentabilité, la valeur, et la performance des biens immobiliers.

 

Interconnexion avec les systèmes de sécurité et de surveillance

Les systèmes de sécurité et de surveillance, qui incluent des caméras, des alarmes, des capteurs, et des contrôles d’accès, jouent un rôle crucial dans la protection des installations contre divers risques comme les intrusions, les incendies, et les pannes.

L’interconnexion du logiciel de facility management avec ces systèmes renforce la sécurité des sites, des occupants, et du matériel. Elle permet de recevoir des alertes en temps réel lors d’anomalies, d’initier des actions correctives, de contrôler les accès à des zones sensibles, et de s’assurer de la conformité aux normes de sécurité.

 

Personnalisation et évolutivité

Un logiciel de facility management se doit d’être flexible pour répondre aux besoins uniques de chaque organisation et installation. iIl doit pouvoir s’ajuster aux changements technologiques, aux évolutions réglementaires et aux nouvelles méthodes de gestion. C’est la raison pour laquelle les caractéristiques de personnalisation et d’évolutivité sont primordiales lors du choix d’un logiciel de facility management.

La personnalisation offre la possibilité de façonner le logiciel FM selon les désirs et nécessités spécifiques de chaque utilisateur. Cela inclut la modification de l’interface, des fonctionnalités, des configurations, des rapports, et plus encore. Il est même possible de développer des modules ou extensions personnalisés selon les besoins spécifiques d’une profession ou d’un secteur. Grâce à cette personnalisation, l’expérience utilisateur s’en trouve améliorée, favorisant la satisfaction et la fidélité.

L’évolutivité, quant à elle, assure que le logiciel de facility management saura s’adapter à l’expansion et aux transformations de l’organisation et de ses installations. Elle garantit la prise en charge d’un nombre illimité d’utilisateurs, d’actifs, d’équipements et de sites. De surcroît, l’évolutivité permet la mise à jour du logiciel en fonction des avancées technologiques, des nouveaux standards et des tendances émergentes, contribuant ainsi à l’amélioration de la performance, de la compétitivité et de la durabilité de l’organisation.

Un logiciel de facility management à la fois personnalisable et évolutif représente donc un avantage considérable pour la gestion des bâtiments. Il assure l’adéquation avec les besoins présents et futurs, offre un avantage concurrentiel, et s’inscrit dans un processus d’amélioration continue.

Un logiciel FM doit non seulement offrir des solutions techniques robustes pour la sécurité des données, telles que le contrôle d’accès, le chiffrement, la sauvegarde et la restauration, mais il doit également intégrer des pratiques de gestion rigoureuses, telles que la gestion des droits des utilisateurs, les politiques de confidentialité, les audits et les rapports.

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Conclusion

Il est clair que le logiciel de facility management est essentiel pour une gestion efficace des bâtiments. Il simplifie la gestion de tous les aspects essentiels tels que les biens, les équipements, l’entretien, l’utilisation de l’espace, l’énergie, les contrats et les fournisseurs, apportant une multitude d’avantages. Parmi ces avantages, vous noterez la réduction des coûts, l’augmentation de la productivité, l’amélioration de la qualité des services, l’assurance de la conformité aux normes, et la satisfaction accrue des utilisateurs

Lors du choix d’un logiciel de facility management, il est crucial de considérer plusieurs aspects importants tels que les fonctionnalités offertes, la mobilité, l’intégration avec d’autres outils, les options de personnalisation, la capacité d’évolution future, et la sécurité des données. Il est également conseillé de comparer attentivement les différentes options disponibles sur le marché, en prenant en compte le coût, les services inclus, et le support technique proposé.

Pour plus d’informations sur le logiciel de facility management, ou si vous souhaitez essayer gratuitement une solution performante et innovante, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serions heureux de vous guider dans votre projet de gestion de sites.

 

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