Le distributeur de produits pétroliers DYNEFF utilise la GMAO DIMO Maint pour piloter l’activité maintenance de ses 50 sites.

« Véritable mémoire de la maintenance, la solution GMAO va permettre d’analyser le degré de pertinence de la demande et l’efficacité de l’équipe technique. »
Bruno Pierrine, directeur technique

Un acteur d’envergure de la distribution de carburants

Avec plus de 50 ans d’expérience et environ 2,5 millions de m3 de produits pétroliers livrés par an, Dyneff demeure un distributeur de carburants à taille humaine. (440 salariés, 2,2 milliards d’€ de CA). Deuxième entreprise du Languedoc Roussillon en termes de CA, Dyneff gère un réseau de 100 stations-service sous 2 enseignes : DYNEFF pour les routes nationales et Rompetrol pour les autoroutes et les grands axes, 13 agences commerciales et 2 pôles Wholesale Grands-Comptes, en France et en Espagne.

Dyneff s’appuie sur un important réseau de dépôts (en propriété, actionnariat ou location) et dispose d’une capacité de stockage cumulée d’environ 380 000 m3. Pionnier dans le lancement de carburants verts en France, Dyneff favorise le développement de biocarburants incorporés, distribués sous forme de Superéthanol E85, SPE95-10 ou encore B30. L’expansion de Dyneff est appuyée par le groupe pétrolier international KazMunayGas International NV. qui intervient sur l’ensemble de la chaîne pétrolière et permet un accès accru aux sources d’approvisionnement.

La GMAO : une évidence !

Dès sa prise de poste en 2012 en tant que directeur technique, Bruno Pierrine réfléchit à la nécessité de simplifier le suivi de la maintenance des 50 sites répartis sur l’Hexagone et l’Espagne.
La mise en place d’une GMAO, s’impose comme une évidence au vu de l’existence d’une multitude de fichiers Excel par type d’équipements (cuves, flexibles, ou par type de sites (stations services avec boutiques, avec automates sans personnel, …).

Le projet prévoit donc de :

  • Créer une base de données unique des équipements,
  • Suivre et tracer les interventions de maintenance pour l’ensemble des sites,
  • Disposer d’une vision globale de l’activité de maintenance, des pannes les plus fréquentes et des stocks,
  • Optimiser la stratégie de maintenance par la mise en place aisée de plans préventifs.

Le choix DIMO Maint

DYNEFF ne fera pas le choix du logiciel déjà utilisé par la filiale roumaine du fait d’un coût unitaire par site trop élevé.

Apres une étude approfondie des besoins, la piste du développement interne est rapidement écartée au vue d’un investissement temps trop important.

DYNEFF oriente alors ses recherches vers les logiciels du marché. La GMAO devra être exploitée par les 60 personnes qui composent les équipes commerciales et techniques. Le choix de DYNEFF se porte sur l’offre DIMO Maint se distinguant par :

  • Un parc de 2 300 clients dans le monde : « Le critère du nombre de clients est très important selon moi pour l’enrichissement de la solution en fonctionnalités essentielles pour le plus grand nombre », souligne Bruno Pierrine.
  • L’accompagnement proposé avec un formateur expérimenté dans le domaine pétrolier,
  • Les références clients dans le domaine pétrolier de DIMO Maint.

« En partant de 0 avec toute une organisation à penser, nous avions tout intérêt à profiter de l’expérience des clients déjà en exploitation depuis plusieurs années. »

Un déploiement par étape

Première étape à ne pas sous-estimer car très chronophage, le recensement des équipements sur tous les sites pour pouvoir créer l’arborescence, colonne vertébrale de la solution GMAO.
Un équipement sur 1 site doit se voir attribuer un numéro unique. Cette mission essentielle est confiée à un stagiaire, beaucoup moins absorbé par l’opérationnel.

« Un projet de GMAO est réussi si les utilisateurs sont bien formés et renseignent de façon exhaustive et systématique la base de données. C’est leur outil qui sert d’interface entre le terrain et le site administratif.  Véritable mémoire de la maintenance, la solution GMAO va permettre d’analyser le degré de pertinence de la demande et l’efficacité de l’équipe technique. » souligne le directeur technique.

Enjeu majeur, la formation a tout d’abord été dispensée à une équipe témoin composée de 2 personnes de chacun des services.

Une fois l’outil testé et un guide de formation de 10 pages rédigé recensant les grandes fonctionnalités de la GMAO, l’intérêt d’un BT,  la GMAO est ouverte à l’ensemble des 60 utilisateurs. Le service Travaux Neufs est désormais en charge de la création des nouveaux sites en suivant une trame bien définie et rentre toutes les données dans la GMAO. L’équipe Entretien Maintenance retrouve toutes les données en exploitation. Elle gère la base de données, la gestion des DI, BT et IP.
Plus de 2 000 interventions sont enregistrées par an. Les 20 stations ouvertes au public représentent 90% des demandes car les lieux sont soumis à plus de passages. Enfin, ce sont les 7 stations autoroutières qui nécessitent le plus d’entretiens (restauration, service, espaces verts, …).

De nombreux bénéfices

La solution DIMO Maint a permis de centraliser l’information et de la partager. Tous les collaborateurs parlent le même langage et disposent de la même information au même moment. Au bout d’un an, plus aucun papier ne circule.
Outre la fiabilisation accrue des équipements (pompes, four  à micro-ondes, etc.), la solution GMAO permet un véritable pilotage du service : suivi de l’activité, des délais d’interventions, de la gestion des priorités… Avec la même équipe, la GMAO DIMO Maint a permis de traiter 10 fois plus de demandes.

DYNEFF pense maintenant à s’équiper du module de Gestion des documents de Maintenance, à améliorer la performance du service et à analyser plus finement la fin de vie des équipements.