Grâce à une visibilité complète sur ses stocks, elle optimise ses processus d’achat, ses coûts et ses délais
La Direction de l’Équipement (DEQ) basée à Tahiti est chargée d’appliquer les directives gouvernementales en matière de construction et de gestion d’équipements publics sous l’autorité du Ministre des Grands Travaux. Elle assure la programmation, les études et la réalisation des équipements publics, mais aussi la conception, la réalisation et l’entretien des ouvrages ainsi que la surveillance, la gestion, la conservation et l’entretien du domaine public terrestre, fluvial, et maritime. Un large spectre de missions relève de l’activité de maintenance. Et à ce titre, Teihotu Rere, chef du Parc à Matériel (PAM), s’occupe de l’acquisition, de la maintenance et de la réforme des engins de chantier du pays avec également la gestion d’un important parc automobile (600 véhicules légers et lourds) destiné à un large spectre de terrains (routes, ponts, quais, ouvrages d’art, rivières, réseaux, …). Arrivé en 2022 à la DEQ, Teihotu Rere souhaite dynamiser la maintenance préventive et réduire significativement le curatif qui occupe la majeure partie des tâches des équipes. Or, la Polynésie couvre un territoire aussi vaste que l’Europe avec une flotte disséminée dans une multitude d’îles. Le défi réside donc dans l’accomplissement de la maintenance à distance. Fort d’un passage de cinq ans en milieu hospitalier, Teihotu Rere apporte une solide expérience en matière de gestion d’équipements en prescrivant l’usage d’une GMAO.Le but : avoir une vision plus fine de l’état du parc.
Une équipe maintenance avec des compétences métiers spécifiques
L’équipe du PAM (34 personnes) est subdivisée en quatre services aux compétences différentes, notamment mécaniques et hydrauliques : le magasin pour l‘achat et le suivi des commandes de pièces détachées, deux services dédiés respectivement aux véhicules légers et aux poids lourds et un quatrième en charge des engins de chantier. In fine, il était indispensable de pouvoir se reposer sur un véritable prévisionnel de renouvellement des engins. L’absence de contrôle technique sur les VL compliquait un peu la tâche. L’intérêt de la GMAO partait donc de ce constat.
Le focus de la GMAO sur le préventif
La GMAO concerne les activités de maintenance préventive et curative. Teihotu Rere a lancé une consultation locale puis a choisi de se connecter à la centrale d’achats UGAP. Le choix de DIMO Maint MX est intervenu rapidement suite à plusieurs réunions avec la direction, en intégrant également plusieurs collaborateurs concernés. Le choix de DIMO Maint MX résulte de la volonté de pouvoir doter le service d’une solution très intuitive et simple à manipuler. La solution mise en concurrence proposait une interface austère nécessitant une longue formation. De ce fait, l’appropriation de la solution proposée par DIMO Maint s’est faite rapidement.
Un calendrier de mise en œuvre sur 5 mois
DIMO Maint MX étant une GMAO full web, elle nécessite aucune installation ni hardware. Cela a été perçu comme un bon point supplémentaire par une DSI réticente à ce qu’on touche à son réseau. « Un cahier des charges, élaboré avec l’aide des équipes DIMO Maint, a permis de bien borner le projet et de paramétrer efficacement notre base de données. Celle-ci avait été préalablement préparée, mais nécessitait quelques mises à jour. Néanmoins, près de 90% de la flotte des véhicules était couverte. La simplicité d’usage de DIMO Maint MX fait qu’il est très simple de sortir un véhicule ou de le réaffecter à une autre île ou subdivision » selon Teihotu Rere.
L’arborescence part de la Direction de l’Équipement puis descend au niveau des îles. Ensuite ont été raccordées toutes les subdivisions et unités au sein desquelles figurent tous les équipements. Cette simplicité d’utilisation a permis aux équipes de la DEQ d’être opérationnelles en un temps record : la prise en main par les superviseurs et utilisateurs s’est déroulée sur une version test entre septembre et décembre 2023, avant une bascule en mode production au bout de trois mois de pratique dès le début 2024.
Une gestion des stocks cruciale
Le périmètre de la GMAO comprend la création de bons d’intervention, les commandes, la gestion du stock (valorisé à près de 3 millions €). C’est donc un enjeu fort pour la maintenance. « J’ai remanié l’équipe du magasin à cet effet et mis en place des procédures adéquates. Le magasin dispose d’une interface vers l’ERP maison, mais nous sommes en train de rebasculer complètement sur DIMO Maint MX pour avoir une centralisation complète et pouvoir à terme passer des commandes directement depuis la GMAO ».
Une vision désormais très fine de la maintenance
La DEQ peut désormais mettre en œuvre une maintenance préventive pour l’ensemble de son parc, y compris les camions, pelles, tracteurs et VL : « Notre but sera d’atteindre 80% de préventif, qui est actuellement entre 40 et 60%. La partie préventive est d’une grande aide : un planning est en place et nous offre une vision opérationnelle globale. Une alerte est envoyée 1 mois avant une intervention, ce qui permet au magasin de vérifier la disponibilité des pièces, de planifier la mise à disposition des véhicules à date et aux techniciens de bien préparer leur intervention ». Pour l’heure, la maintenance centralise toutes les demandes d’interventions, qui émanent du chef d’atelier et de son adjoint. Celles-ci sont ensuite dispatchées aux techniciens, puis clôturées après validation par Teihotu Rere. La gestion de la disponibilité des équipements et des véhicules est totalement transparente, facilitant ainsi la location et l’affectation en fonction des besoins.
Déploiement de la GMAO sur toute la Polynésie pour 2025
La solution sera généralisée en 2025 dans toutes les îles : « La majorité des engins est sur Tahiti. Nous mettrons en place les interventions préventives groupées, ce qui est essentiel lors des déplacements d’île en île. Le nombre d’utilisateurs va quadrupler, pour passer d’une dizaine à une quarantaine. L’année 2024 est donc cruciale pour bien dimensionner nos équipes afin s’absorber efficacement ce surplus de charge ».
L’optimisation des coûts et des méthodes de travail grâce à DIMO Maint MX
Le travail des agents est mieux valorisé, car les interventions sont quantifiées finement à travers les bons de travail. La solution a aussi permis de standardiser les interventions préventives : « Nous avons gagné en réactivité pour répondre aux besoins des autres unités. L’historisation est très utile analytiquement parlant pour définir au plus près le renouvellement de la flotte, notamment en suivant les engins les plus coûteux. Concernant le curatif, nous pouvons donc suivre les pannes récurrentes sur certains engins et certaines marques. Grâce à une visibilité complète sur les niveaux de stock, la DEQ peut désormais optimiser ses processus d’achat, réduisant ainsi ses coûts et délais. À terme, nous comptons déployer aussi la mobilité » conclut Teihotu Rere qui ajoute que les outils d’analyse avancés fournissent des informations précieuses pour prendre des décisions éclairées dans le cadre d’un processus d’amélioration continue.
Navigation vers l’avenir : la DEQ hisse les voiles avec DIMO Maint MX pour une maintenance maritime optimisée
En résumé, l’adoption de la solution DIMO Maint MX par la Direction de l’Équipement (DEQ) marque un tournant significatif dans l’efficacité de la gestion de son parc matériel et équipements. Cette solution, hautement intuitive, a permis à l’équipe de la DEQ de transformer ses processus de maintenance en améliorant les coûts, la maintenance préventive et la gestion des stocks, tout en fournissant des analyses et rapports détaillés qui facilitent la prise de décision.
Au-delà de ces avancées, la DEQ se tourne maintenant vers un projet ambitieux d’évolution avec le maintien de sa flottille, particulièrement pour deux de ses bateaux. Ce nouveau projet vise à intégrer les principes de maintenance préventive qui ont fait leurs preuves sur le reste du parc, en ajustant les processus aux spécificités de l’environnement maritime, qui présente des défis uniques en termes de corrosion, de salinité et d’accessibilité. Le maintien optimisé de cette flottille permettra non seulement de garantir la sécurité des opérations en mer, mais également de prolonger la durée de vie des équipements, dans le respect des exigences strictes de maintenance maritime.
L’expérience accumulée grâce à l’implémentation de DIMO Maint MX dans les autres secteurs de la DEQ offre une base solide pour ce nouveau projet, promettant une transition harmonieuse vers une gestion plus proactive et préventive des bateaux. Cette démarche s’inscrit dans une vision à long terme, assurant la pérennité et la fiabilité du service public en Polynésie française, et renforce l’engagement de la DEQ envers l’amélioration continue et l’innovation dans la gestion de ses ressources.
