Le RCSI, une université de premier plan
Fondée en tant qu’organisme national de formation en chirurgie en Irlande, le RCSI est à l’avant-garde de l’enseignement des soins de santé depuis sa création en 1784.
Aujourd’hui, il s’agit d’une université et d’une institution de recherche internationale en sciences de la santé, innovante et de premier plan, qui propose un enseignement et une formation de premier et troisième cycle et de niveau professionnel. Elle soutient les soins de santé et les hôpitaux dans toute l’Irlande.
La plus grande faculté de la RCSI, la faculté de médecine et des sciences de la santé, dispense un enseignement et une formation dans le domaine des soins à travers ses départements de la Médecine, de la Pharmacie, des Sciences Biomoléculaires, de la Physiothérapie, des Infirmières et des Sage-femmes, ses études de troisième cycle et son Institut du Leadership.
Le RCSI compte plus de 30 sites à gérer, y compris des bâtiments historiques, de grands complexes modernes, des laboratoires et des zones d’hébergement. Le campus possède aussi le centre de simulation clinique des soins de santé le plus avancé d’Europe au 26 York Street, à Dublin. Ce dernier a également été élu bâtiment préféré des Irlandais lors des Irish Architecture Awards en 2018.
Le département des services immobiliers et de soutien du RCSI a utilisé dans le passé de nombreux logiciels de gestion des installations et de CAFM avec plus ou moins de succès. A la fin de l’année 2020, le logiciel CAFM de DIMO Maint a fini par convaincre car il accomplissait très bien les tâches FM de base et semblait offrir :
- une interface et un design intuitifs et pertinents ;
- des fonctionnalités puissantes telles que les formulaires électroniques et les applications mobiles ;
- un engagement en faveur de l’amélioration continue et la possibilité d’une collaboration étroite et suivie ;
Une approche collaborative pour l’implémentation de la solution de maintenance
Colm Murray, responsable des bâtiments et des domaines au RCSI, a approché DIMO Maint FM vers la fin de 2020.
Suite à un appel d’offres et après plusieurs discussions et essais approfondis, RCSI a commencé à déployer DIMO Maint FM au début de l’année 2021. Colm a géré lui-même l’importation et la configuration des données sur plusieurs semaines, avec les conseils occasionnels de DIMO Maint FM. Il a également demandé à DIMO d’apporter des améliorations au logiciel afin de mieux répondre à ses besoins. Cette relation s’est poursuivie et est devenue une véritable symbiose. Aujourd’hui encore, le RCSI continue de soutenir le développement d’améliorations et de nouvelles fonctionnalités.
RCSI utilise DIMO Maint FM dans de nombreux domaines, pour :
- Recevoir les demandes d’intervention du personnel ;
- La gestion et la programmation des interventions de maintenance curative, avec plus de 500 interventions réactives par mois.
- Etablir des programmes de maintenance préventive selon plus de 58 calendriers. La fonction Formulaire permet également l’envoi des formulaires d’inspection et des listes de contrôle pertinents à chaque intervention.
- L’attribution efficace des interventions : les interventions sont redirigées vers la bonne équipe dans le bon bâtiment.
- La gestion de l’information et des documents par site, emplacement et sous-emplacement ;
- La visualisation et la gestion des interventions et des équipements à distance à l’aide de l’application Manager.
- La conception de nombreux types de permis de travail à l’aide du générateur de formulaires électroniques types de DIMO Maint FM. Les formulaires peuvent également être envoyés par courrier électronique à un entrepreneur pour qu’il les remplisse. Ils sont également rattachés à la tâche et apparaissent dans l’application et le portail des entrepreneurs. Plus de 25 formulaires électroniques types ont été conçus jusqu’à présent.
- Une gestion précise des entrepreneurs. Lors de l’attribution d’une tâche à un entrepreneur, un QR code unique est généré pour cette tâche. L’entrepreneur le présente à son arrivée au bureau de sécurité, ce qui lui permet ensuite d’avoir accès à l’ensemble des informations, valider son passage et de marquer automatiquement le début de l’intervention.
En outre, les entrepreneurs n’ont pas besoin de se connecter au système avec un identifiant et un mot de passe. Il leur suffit de cliquer sur un lien dans l’e-mail pour accéder directement au portail des entrepreneurs afin de visualiser et de gérer leur travail. Cela est très utile et facilite la vie des 300+ entrepreneurs qui sont déjà enregistrés sur DIMO Maint FM.
En étroite collaboration avec l’équipe de DIMO Maint FM, les services immobiliers et de soutien de RCSI ont adopté ce système SaaS dans leurs opérations quotidiennes et s’appuient depuis largement sur la solution. La flexibilité de l’application nous a permis de numériser facilement des procédures opérationnelles supplémentaires et d’améliorer la prestation de services du département. Les opportunités que nous présente la plateforme ne sont égalées que par la vision et la capacité de l’équipe de DIMO Maint FM à incorporer de précieuses nouvelles fonctionnalités dans l’application.“
Colm Murray – Gestionnaire principal des biens et propriétés, RCSI
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