À l’image de nombreux autres locaux, les bureaux commerciaux sont soumis à des exigences croissantes en matière de maintenance. Le facility management doit en effet tenir compte à la fois du bien-être des occupants, de leurs habitudes de travail et des réglementations en vigueur, tout cela pour aboutir à un environnement de travail sûr et productif. Dans ce contexte, la GMAO apporte une fiabilité inégalée et simplifie considérablement le quotidien. Découvrez les enjeux de la maintenance dans le cadre des bureaux commerciaux et de quelle façon les fonctionnalités d’un logiciel de facility management permettent d’y répondre.
Les enjeux d’une maintenance optimisée dans le secteur des bureaux commerciaux
Lieu du quotidien propice à l’émergence d’idées et à la collaboration, les bureaux commerciaux doivent être parfaitement fonctionnels et s’adapter aux nouveaux modes de travail. La maintenance de bâtiment d’entreprise doit permettre de relever des défis aussi variés que :
La productivité des équipes
La performance quotidienne des collaborateurs dépend en partie de la qualité des bureaux. Du bâtiment (propreté des locaux, revêtements, éclairages) et de ses installations (ascenseurs, distributeurs divers…) aux équipements informatiques, l’environnement de travail dans son ensemble impacte la fluidité de l’activité. Le temps perdu en cas d’équipement défaillant ou d’une installation mal entretenue est immédiatement dommageable à l’entreprise.
De plus, les entreprises ont souvent pour défi supplémentaire de coordonner leur maintenance de manière à ne jamais déranger les équipes durant leur quotidien. Aux contraintes de régularité s’ajoute ainsi un fort besoin de coordination des opérations.
La sécurité et le respect des normes
La sécurité des occupants et du matériel est une priorité absolue dans tout bureau commercial. Des installations électriques aux systèmes de sécurité, l’entreprise déploie et entretient un nombre important d’actifs pour offrir aux occupants les meilleures conditions de vie.
Les évolutions réglementaires se sont récemment multipliées pour réduire la consommation énergétique des bâtiments. Si les bénéfices environnementaux et les retombées positives pour l’entreprise sont certains, la mise en application de ces mesures représente une responsabilité importante. Le volet énergétique de la maintenance de bâtiment commercial doit être parfaitement coordonné pour éviter toute pénalité.
L’image de marque et l’attractivité de l’entreprise
L’attractivité d’une entreprise est intimement liée à la qualité de ses locaux. Les collaborateurs, mais aussi les clients et visiteurs, sont les premiers impactés par la qualité de la maintenance. Offrir un cadre de travail toujours qualitatif permet de rester compétitif sur son marché et de développer son attractivité vis-à-vis de futurs collaborateurs.
Pour l’entreprise, bien gérer sa maintenance de bâtiment, c’est aussi se libérer du temps. Un temps qui permettra d’améliorer en permanence l’agencement des bureaux et d’identifier de nouvelles formes d’organisation qui profiteront aux collaborateurs.
Comment la GMAO permet de centraliser la gestion de la maintenance de bureaux commerciaux ?
En recherche constante d’un équilibre entre productivité, image de marque et sécurité, les propriétaires de bureaux commerciaux, doivent souvent prendre du recul sur leur facility management. Développer une base saine pour sa maintenance, c’est avant tout s’assurer une activité fluide en continu. La GMAO, ou Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur, permet de prendre des mesures telles que :
Anticipation des pannes et interruptions : La maintenance préventive permet aux bureaux commerciaux d’anticiper les pannes potentielles en réalisant des inspections régulières des locaux et en effectuant les réparations nécessaires à l’avance. En identifiant et en corrigeant les défaillances avant qu’elles ne perturbent les activités quotidiennes, on minimisera les interruptions de service et on maintiendra la productivité des employés à un niveau optimal.
Entretien fiable des dispositifs haute technologie : Les capteurs, dispositifs de sécurité et autres équipements destinés à maximiser la performance des bâtiments nécessitent une surveillance précise, que seule une maintenance structurée par GMAO permet. Que l’on parle de locaux de grande taille ou d’une entreprise multisites, la GMAO apporte une vue d’ensemble de tous les équipements critiques et permet de leur donner la priorité lors des opérations de maintenance.
Optimisation des performances et de l’utilisation des ressources : Une maintenance correcte et régulière des installations et équipements de bureaux permet d’en prolonger l’utilisation. Des équipements de bâtiment et des actifs informatiques renouvelés moins souvent, c’est une utilisation plus efficace des ressources matérielles et financières de l’entreprise.
Traçabilité des opérations et sécurité des employés : La maintenance des équipements de sécurité et des installations critiques est essentielle pour assurer un environnement de travail sûr. Des inspections régulières, des tests de sécurité et des réparations préventives contribuent à mettre l’entreprise en conformité avec des standards stricts. Et si un incident survient dans les bureaux, la maintenance doit permettre sa résolution rapide grâce à la documentation des interventions passées. La GMAO apporte de la rigueur dans la maintenance des bureaux commerciaux et facilite le respect des réglementations en vigueur.
Succès client : découvrez comment le Campus d’affaires Westpark Shannon utilise la GMAO pour faciliter la gestion de la maintenance des bureaux commerciaux.
Westpark Shannon est le premier campus d’affaires international d’Irlande, qui accueille 50 organisations clientes. WSL est l’équipe en charge de gérer ces installations et leur maintenance.
L’équipe centrale des installations compte 4 personnes qui gèrent l’entretien, les bâtiments et les équipements en faisant appel à plus de 50 contractants et ingénieurs internes.
Avec le succès du campus et l’augmentation constante du nombre de ses locataires, il est devenu nécessaire d’adopter une GMAO adaptée pour superviser le respect des normes et soutenir la prestation de services.
Lire le témoignage complet de Westpark Shannon.
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La GMAO, source de précision pour la maintenance de bureaux commerciaux
La digitalisation des processus de maintenance est une solution de choix pour les gestionnaires de bureaux commerciaux en recherche d’une meilleure organisation. La Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur répond aux exigences de base de toute entreprise, mais va également au-delà en optimisant tout ce qui peut l’être, sans déranger les collaborateurs. Les bureaux commerciaux gagneront à l’utiliser pour leur facility management grâce à :
Une visibilité complète sur les besoins et les ressources
La GMAO fournit, en un clin d’œil, une vision complète des actifs et de leurs besoins en maintenance. Il est ainsi possible de prendre du recul sur les ressources nécessaires et de mieux orchestrer leur distribution. Les tableaux de bord de la GMAO apportent une vision claire des actifs, en temps réel. Le résultat est doublement positif : les bureaux commerciaux sont maintenus en temps et en heure et d’autre part, l’entreprise évite les imprévus coûteux grâce à cette visibilité accrue.
Une maintenance de bâtiment sur mesure
Maintenance curative, préventive ou prédictive : avec la GMAO, l’entretien des équipements peut être adapté à chaque type d’actif sans que la gestion en soit complexifiée. Des alertes de maintenance conditionnelle ou systématique aux plannings des interventions, la GMAO permet une parfaite régularité des opérations selon les besoins précis des équipements. L’entreprise développe ainsi la maintenance qui lui ressemble, gagne du temps dans l’opération, et s’assure qu’aucun de ses équipements ne sera négligé.
Traçabilité et communication
Pas de zone d’ombre dans le facility management avec la GMAO ! Le logiciel permet la documentation complète des interventions, et donc le partage d’informations d’une opération de maintenance à la suivante. Un point d’autant plus important lorsqu’il s’agit de gagner en qualité. La mise en conformité du bâtiment est ainsi assurée et les ressources humaines mieux réparties. Pour l’entreprise, le gain de temps et les économies de coût sont immédiatement perceptibles.
Un partage d’information source d’amélioration
Des questions environnementales à l’adaptation aux modes de travail nomades, la GMAO fournit toutes les informations aux bureaux commerciaux désireux de s’améliorer en continu. L’automatisation, la visibilité sur les plannings de maintenance et le partage d’informations sont autant d’éléments clés pour s’adapter aux nouveaux besoins des collaborateurs et anticiper les défis de demain.
Êtes-vous prêt à optimiser votre Facility Management avec notre solution GMAO ?
