La maintenance des bâtiments et équipements du secteur éducatif permet de garantir un environnement sûr, fonctionnel et propice à l’apprentissage. C’est donc une priorité pour les écoles, universités et groupes scolaires. La maintenance concerne plusieurs aspects : de la surveillance des équipements à celle des actifs plus intangibles, le Facility Management dans l’éducation exige une approche minutieuse et des outils adéquats.
L’enjeu d’une maintenance maîtrisée dans le milieu scolaire
Le secteur éducatif dispose d’un grand nombre d’actifs, présentant des exigences bien spécifiques en termes de maintenance. Pour les écoles, il s’agit de garantir à la fois le confort d’apprentissage et à la sécurité, tout en tirant le meilleur parti de leurs ressources. Le périmètre d’intervention de la maintenance concerne :
- des infrastructures : le terme peut désigner les espaces éducatifs au sens strict (salles de classe, laboratoires, bibliothèques, espaces d’activités divers…) ou bien les structures de soutien telles que les cantines, bureaux, toilettes, chauffage/climatisation et divers systèmes de sécurité,
- des équipements pédagogiques : matériel divers, appareils de démonstration ou de mesure, livres… les équipements pédagogiques sont omniprésents dans les infrastructures
- les systèmes informatiques viennent aujourd’hui soutenir une large partie des activités scolaires. Ils contribuent en outre à assurer la sécurité des établissements (alarmes, caméras…)
Ces « facilities » (ou installations), très divers, appellent une maintenance précise, régis par une usure, des besoins et des normes différents. Les écoles doivent par exemple veiller à proposer des équipements informatiques à jour en termes de sécurité, mais aussi accessibles en permanence aux élèves et au personnel. La maintenance de bâtiments scolaires soulève par ailleurs des questions de coût ou de flexibilité, le facility management agit sur la gestion et la configuration des espaces et la réalisation d’économies d’énergie.
Pour les établissements, il s’agit donc de garder un œil sur l’ensemble des équipements et de coordonner intelligemment les opérations de maintenance pour ne jamais freiner l’apprentissage. La sécurité et l’accessibilité par les occupants sont les priorités de la maintenance des bâtiments scolaires.
Comment améliorer le suivi et la gestion de la maintenance dans le milieu scolaire ?
Pour faire face aux exigences légales, particulièrement élevées en milieu scolaire, il est indispensable d’être méthodique. On définira des étapes de facility management précises, telles que :
La mise en place d’un inventaire détaillé des équipements
L’inventaire est une première étape essentielle pour améliorer sa gestion de la maintenance de bâtiment scolaire. Bien comprendre la nature, le nombre et l’emplacement de chaque actif permet de couvrir chaque aspect de la maintenance d’école. Une vue d’ensemble est aussi synonyme d’anticipation : avec la forte fréquentation des établissements scolaires, préparer sa maintenance à l’avance est indispensable.
La programmation d’inspections régulières
La surveillance régulière des équipements et installations scolaires est essentielle pour détecter les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques. Une approche préventive de la maintenance doit libérer les gestionnaires d’établissements scolaires d’une partie de leur charge de travail et leur permettre de se concentrer sur l’organisation interne, souvent lourde. En identifiant les anomalies dès leur apparition, les établissements peuvent éviter les interruptions majeures, mais aussi prolonger la durée de vie de leurs équipements. Un facteur d’économies important, tant en termes de coût que d’efforts.
Le déploiement d’un système de gestion de maintenance préventive
Directement liée à cette recherche d’anticipation, la maintenance préventive consiste en des tâches régulières de maintenance pour prévenir les pannes. Cette maintenance peut être mise en place en établissant un calendrier de maintenance préventive ainsi qu’une automatisation partielle des tâches. Adopter un système de gestion de maintenance préventive permettra de se montrer flexible, même en cas de ressources limitées.
L’utilisation de logiciels de Facility Management pour la maintenance des installations et infrastructures
Parmi les logiciels de Facility Management, la GMAO figure en bonne place. La gestion de maintenance assistée par ordinateur centralise en effet toutes les informations indispensables à la surveillance des équipements. Mais le logiciel va plus loin avec la planification des interventions, l’optimisation des ressources et d’autres fonctionnalités telles que la gestion de l’énergie et de l’espace. La GMAO ordonne ainsi les processus de gestion de maintenance d’école et permet de toujours agir dans l’intérêt de l’utilisateur final.
Les avantages de l’utilisation d’une GMAO pour la gestion des tâches de maintenance régulières et complexes
Les avantages du logiciel de GMAO pour les établissements scolaires ne manquent pas. Parmi les plus notables, on citera :
L’amélioration de la gestion des ressources
La GMAO agit pour la productivité des établissements scolaires : le logiciel permet d’optimiser les plannings d’intervention, de réduire l’immobilisation des équipements scolaires et de maximiser la productivité des équipes de maintenance. Le résultat est un établissement à l’accessibilité maximale, où les dysfonctionnements n’entravent pas le confort d’apprentissage. En matière de gestion, la GMAO apporte un réel gain de temps et d’argent. Le logiciel permet de rationaliser des ressources souvent limitées, celles-ci pouvant être allouées plus intelligemment.
La planification stratégique des interventions
La GMAO, ce sont des fonctionnalités avancées de planification et de suivi des tâches. Les écoles peuvent ainsi raisonner à l’échelle d’espaces entiers et assurer leur disponibilité tout au long du processus de maintenance de bâtiment. Avec la gestion de maintenance par ordinateur, elles peuvent prioriser les travaux en fonction de leur impact sur les activités scolaires et davantage anticiper les besoins à long terme.
La compréhension des processus et des besoins internes
Outre la réactivité, la GMAO apporte une précieuse vue d’ensemble sur tous les équipements, infrastructures et matériel informatique d’un établissement. On considère ainsi l’ensemble des actifs, avec leurs interdépendances et les processus qui leur sont liés. La maintenance d’école se fait plus globale et les besoins internes sont mieux compris. La GMAO fournit aux écoles une compréhension approfondie de leur fonctionnement et des leviers concrets pour l’améliorer.
La sécurité de tous les équipements
La sécurité est un critère majeur de la maintenance d’installations scolaires. La GMAO soutient les gestionnaires grâce à un suivi rigoureux des normes, une traçabilité sans faille et une facette préventive importante pour la protection quotidienne des occupants. Des mesures de sécurité préventives (alarmes, systèmes d’accès, caméras) à l’assainissement des espaces, la GMAO permet de couvrir la sécurité de la manière la plus exhaustive possible.
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Études de cas et meilleures pratiques
En 2020, le RCSI, organisme de formation en chirurgie majeur en Irlande, a adopté DIMO Maint pour la gestion de ses 30 sites, dont une université et d’une institution de recherche internationale. Grâce à la GMAO, RCSI a amélioré en profondeur la gestion de ses installations, introduit une forte dimension préventive et renforcé le partage d’information par ses équipes.
A l’origine de ces bénéfices, une capacité accrue à collaborer via la GMAO, dont le RCSI ne disposait pas jusque-là. La possibilité pour les équipes de facility management de se connecter à l’application mobile et la collaboration continue entre les parties prenantes de la maintenance d’école ont joué un rôle essentiel dans l’amélioration de la maintenance.
Pour le RCSI, la GMAO a également été synonyme de passage au numérique, lequel a apporté une précision essentielle aux opérations de maintenance. En ont découlé une optimisation notable des ressources, l’amélioration de la sécurité des données et une meilleure conformité aux normes réglementaires. La GMAO a su s’adapter au profil spécifique de l’établissement et a libéré les gestionnaires de contraintes administratives importantes.
Découvrez le témoignage complet de l’Université de Médecine et des Sciences de la Santé en Irlande : “La gestion de 30 bâtiments universitaires en Irlande avec DIMO Maint FM“.
À l’image de ce cas d’étude, la bonne maintenance des bâtiments et des équipements permet au secteur éducatif de concentrer ses efforts sur l’accueil et l’accessibilité. Pour adopter une stratégie sur mesure, il est essentiel de se doter d’outils performants tels que les logiciels de GMAO. Offrant une dimension préventive que ne permet pas la gestion manuelle, la maintenance assistée par ordinateur garantit un environnement scolaire sûr et bonifie les pratiques à long terme.
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