Gérer efficacement ses équipes avec la GMAO
Une gestion efficace et harmonieuse de ses équipes de maintenance est une mission délicate. Le GMAO vous permettra l’allocation optimale de vos ressources humaines.
Comment manager efficacement une équipe de maintenance ?
Un responsable de maintenance est chargé de gérer efficacement ses équipes. Mais au quotidien, quelle forme prend cette charge de travail ?
Le responsable de maintenance doit notamment :
TRANSMETTRE des consignes claires et des règles applicables à chacun des membres de son équipe.
ORGANISER et planifier les actions des intervenants internes et externes.
DÉFINIR les besoins en formation et habilitation de chacun des membres de son équipe. Il accompagne la formation.
ANALYSER les performances individuelles et collectives de son équipe.
DISPOSER de capacité d’animation et de motivation pour le bon fonctionnement de son service.
SAVOIR résoudre des conflits internes et des difficultés que peuvent rencontrer les membres de son équipe.
Manager une équipe de maintenance : une mission complexe
Les techniciens de maintenance sont des personnels souvent très autonomes dans leurs tâches quotidiennes.
Dans de très nombreuses structures, il est fréquent que leur responsable n’ait aucune idée de l’endroit où se situent les membres de son équipe. Le travail sur un rythme de 3/8, avec des équipes de nuit et tournantes, complique encore la mission d’encadrement dévolue au responsable de maintenance.
La position centrale du service maintenance, au sein de chaque organisation, rend délicate le suivi du travail, sa traçabilité et le suivi de la réalisation des objectifs.
Les salariés de l’entreprise, à l’origine des demandes d’intervention, ne comprennent pas pour quelle raison les problèmes soulevés ne sont pas résolus immédiatement. Les techniciens de maintenance ressentent très souvent une pression globale. Pourtant, ils font ce qu’ils peuvent pour être le plus efficaces possibles et les tensions sont fréquentes. Demandez à vos techniciens s’ils sont débordés : ils vous répondront presque sûrement «oui, évidemment, je cours dans tous les sens ».
Votre problématique actuelle est simple : vous savez qu’ils sont débordés mais vous ne savez jamais ce qu’ils font. Idéalement, vous souhaiteriez que chaque technicien connaisse son travail en avance, qu’il puisse se préparer pour respecter les normes de sécurité, et qu’il puisse mener une intervention de maintenance le plus sereinement possible.
Cet objectif est atteignable. La GMAO vous permettra à la fois de sécuriser votre processus de maintenance et de gérer efficacement vos équipes.
Comment mesurer l’efficacité de mon équipe de maintenance ?
Apporter une réponse complète à cette question pourrait prendre plusieurs dizaines de pages.
Nous allons surtout nous intéresser à deux familles d’indicateurs.
Les indicateurs d’activités
Les indicateurs d’activités s’intéressent à l’activité de vos équipes. Ainsi, il faut considérer :
- le délai entre la demande d’intervention et l’intervention de maintenance
- la durée de l’intervention
- la qualité de l’intervention
Les indicateurs de résultats
Centrés sur les résultats des interventions, vous pourrez vérifier la performance du travail réalisé :
- les coûts d’une intervention de maintenance
- le MTBF (indice de fiabilité) : temps moyen entre des défaillances consécutives
- le MTTR (indice de maintenabilité) : moyenne des temps de tâches de réparation.
Ces indicateurs, bien analysés, vont permettront de vérifier l’efficacité de votre équipe de maintenance.
Il existe de très nombreux autres indicateurs plus complexes. L’utilisation de la GMAO DIMO Maint vous permettra très rapidement, et très simplement, de saisir les difficultés de votre équipe et de leur apporter des solutions adaptées pour améliorer leurs performances.
En quoi la GMAO aide à gérer efficacement ses équipes au quotidien ?
Une solution de GMAO bien implémentée et bien utilisée permet de bénéficier d’une augmentation de 15 % à 20 % de la productivité des équipes (chiffres Association Française des Ingénieurs et Responsable de Maintenance). Dans cette étude, il est également fait état d’une réduction de 20 à 30 % des temps de préparation des interventions de maintenance, et de 10 à 40 % des temps d’intervention.
Une vision globale des ressources humaines internes et externes
Un pôle maintenance est souvent composé de techniciens qualifiés sur une problématique particulière.
Chacun dispose de compétences que vous devez absolument connaître pour pouvoir maîtriser au mieux votre équipe et simplifier la maintenance de vos équipements.
Si le technicien A est électricien de formation et que le technicien B est mécanicien, lequel devrez-vous envoyer pour résoudre un problème électrique sur une machine complexe ? La GMAO vous aidera à faire des choix éclairés en fonction des compétences de chacun, mais également de ses habilitations (électriques, CACES, etc.).
Par ailleurs, vous aurez également la possibilité de gérer vos ressources externes. La GMAO DIMO Maint enregistre chacun des partenaires sous-traitants avec le contact de chacun des intervenants.
Une planification simplifiée des bons d’intervention
Vous recherchez sans cesse à mieux gérer votre maintenance. Sans GMAO, la gestion des bons d’intervention est souvent complexe. Il n’est pas rare de ne pas pouvoir tracer certaines interventions.
Grâce à une ergonomie bien pensée et adaptée à vos usages, la GMAO DIMO Maint est intéressante à bien des égards :
- affectation des bons d’intervention facilitée
- meilleure visibilité du travail réalisé
- bonne visibilité des commandes à passer
Je reçois les demandes d’interventions et les affecte aux techniciens selon leurs compétences. Je constitue ainsi le plan de charge et les techniciens – qui sont autonomes – planifient leurs activités en conséquence. Ils peuvent regrouper différentes demandes, faire du préventif ou des modifications machines et communiquent avec le client interne très facilement. Je clôture avec le client interne, une fois l’intervention effectuée.
Romain Massé, responsable technique Infrastructures – Laboratoire Rivadis
Un outil de communication très efficace
Grâce à son interface web très simple, accessible par tous et de n’importe où, la GMAO DIMO Maint devient un outil de communication très efficace.
Le collaborateur qui rencontre un problème sur un bien saisit sa demande d’intervention en renseignant quelques précisions via un formulaire. Il peut suivre l’évolution de la prise en charge de sa demande et reçoit une alerte lorsque l’intervention a été effectuée.
Le technicien de maintenance est alerté de l’affectation d’un bon d’intervention le concernant. Il peut ainsi intervenir rapidement et très efficacement. Pendant son intervention, il a également accès à l’historique des pannes, à des notes audio ou écrites des autres intervenants, voire à des photographies des pannes. Il est également invité à renseigner le plus soigneusement possible sa démarche. Lorsque la maintenance est effectuée, vous êtes alerté en temps réel et vous pouvez intervenir si des éléments ne vous semblent pas adéquats avant de clôturer le bon d’intervention.
Votre hiérarchie a également accès à toutes les informations pour analyser la performance et la rentabilité du service maintenance.
Réduire les incidents de santé et améliorer la sécurité au travail
En vous dirigeant vers un plan de maintenance préventive, vous allez naturellement et obligatoirement diminuer le nombre d’interventions de maintenance corrective.
Ces dernières mettent souvent le technicien dans une situation de stress, génératrice d’actions précipitées et de défauts dans la mise en sécurité.
La GMAO DIMO Maint vous aidera pour la mise en place d’un plan de maintenance. Par ailleurs, les techniciens auront un accès instantané au processus de prise en charge, aux consignes de sécurité, et aux gammes opératoires.
La GMAO permet un suivi simplifié de l’activité via les KPI maintenance
Bien souvent, les techniciens de maintenance voient l’apparition d’une GMAO comme un outil de surveillance, voire de flicage ! Mais il n’en est rien. Au contraire, le but est de valoriser leur travail auprès de toute l’organisation. Les demandeurs comme la direction auront une meilleure vision de l’activité du service maintenance et de la quantité de travail effectuée au quotidien.
La hiérarchie sera, par exemple, très intéressée par le nombre d’heures d’intervention sur une machine, sur une période donnée. Il sera ainsi plus facile de justifier l’achat d’un nouvel équipement coûteux, mais plus fiable.
En outre, la mise en place du suivi d’indicateurs-clés KPI maintenance aura pour effet d’améliorer le travail global du service maintenance. Tout ce qui se mesure peut être amélioré !
Parmi les nombreuses analyses disponibles dans la GMAO, les analyses des interventions pourront mettre en exergue :
- les coûts par intervenant, par sous-traitant, par équipement, par type d’intervention ou encore par technologie
- les principaux indicateurs clés comme le MTBF, MTTR…
- le taux de réalisation du préventif
De la même façon, vous aurez à disposition tous les indicateurs pour piloter la gestion des contrats de sous-traitance (analyse par contrat, par sous-traitant, par équipement, …).
Valoriser l’image de l’organisation et accueillir de jeunes talents
Le recrutement en maintenance est souvent compliqué. Le secteur est sous tension et il est très délicat d’intégrer des techniciens compétents, qui sauront s’impliquer réellement dans leurs missions.
Les jeunes, qui suivent des formations spécialisées en maintenance, sont sensibilisés à l’importance d’une GMAO dans leur quotidien. Les nouvelles technologies sont essentielles pour valoriser l’image de votre organisation.
Prenons pour exemple les dernières générations de techniciens de maintenance. Ces derniers, habitués à utiliser un smartphone ou une tablette, connaissent tous l’existence de la GMAO mobile. Il devient inenvisageable, pour eux, de travailler au sein d’une organisation qui n’est pas dotée d’une solution GMAO dernière génération.
Par ailleurs, la GMAO permet d’accueillir efficacement ses nouveaux collaborateurs. En utilisant la GMAO DIMO Maint pour leur présenter leur nouveau cadre de travail, ils pourront :
- comprendre rapidement les processus en place
- accéder à la connaissance des équipements
- bénéficier d’une vision précise des interventions à réaliser
- disposer des retours d’expérience des autres technicien
