Fondée en 1981, la chaîne de magasins de décoration et d’aménagement l’incroyable (36 points de vente sur le Grand Nord et l’Ouest de la France) fait partie de la société familiale Wilmot-Rucar. Son siège social est à Denain (59) où se trouve un entrepôt logistique de 24 000 m2 riche de plusieurs dizaines de milliers de références en stock.
Son service maintenance, composé de 2 personnes, centralise toutes les demandes d’évolutions émanant des magasins en matière de maintenance curative et réglementaire ainsi que l’entretien des bâtiments. Vaste mission qui a nécessité le recours à une solution GMAO performante, DIMO Maint, pour assurer la dématérialisation de ses processus et simplifier la gestion de ses interventions de maintenance.
La dématérialisation comme point de départ du projet
Le service maintenance est composé de deux personnes : Thomas Addis, responsable du Parc Immobilier, qui est aidé d’une assistante dont 75 % de son temps est dédié à la GMAO. Le périmètre opérationnel est très large.
Le service a souhaité dématérialiser au maximum ses process, dont sa facturation et ses contrats, les stocks restant hors du périmètre opérationnel. Actuellement, les interventions sont effectuées par des prestataires externes qui fournissent le matériel et la main d’œuvre. M. Addis est aussi maître d’œuvre et assure la maîtrise d’ouvrage pour les travaux neufs et de réhabilitation.
L’optimisation de la maintenance parmi les objectifs du projet GMAO
La mise en œuvre d’une solution de GMAO répondait au besoin de supprimer de nombreux fichiers Excel surchargés, par ailleurs peu flexibles en matière de consolidation de données. Il fallait aussi assurer et améliorer le suivi complet de la maintenance sur l’ensemble des sites et répondre aux 5 grandes attentes suivantes :
- Un suivi optimal des interventions réglementaires,
- Une meilleure gestion des priorités,
- Une vision globale de toutes les interventions à réaliser sur 1 site et de façon globale sur tous les sites,
- Un archivage astucieux et éviter les pertes de données,
- La dématérialisation des process.
La flexibilité de DIMO Maint appréciée
La consultation pour un projet de GMAO remontait à septembre 2017. Le service maintenance a fait un benchmark préliminaire de solutions sur internet, originellement sans réel bornage technique. Les retours des diverses sociétés ont permis de mieux cadrer le projet. L’enveloppe budgétaire, bien que raisonnable, n’était pas le seul critère de choix : il fallait une solution adaptée à des non-informaticiens.
En effet, les responsables de magasins sont multitâches et non spécialisés en bâtiment. Par conséquent, il leur fallait une solution jeune – le développement a démarré en 2016 – et évolutive, d’une ergonomie agréable et facile à prendre en main, le but étant de fluidifier au maximum le processus de demande d’intervention.
Déploiement de la solution sur un semestre
La solution a été mise en œuvre en juin 2018. M. Addis a procédé lui-même à l’importation des données Excel, le plus dur étant de donner une arborescence logique et intelligente à chaque magasin.
Il explique : « Il a fallu ensuite référencer tous les équipements de chaque magasin pour obtenir une arborescence unique en fonction de chaque site. Tout ce travail s’est étalé sur 6 mois en tout, en comptant l’intégration des données dans la GMAO. Quelques chiffres : 250 lignes d’équipements par site et plus de 1000 lignes pour le siège social et l’entrepôt logistique ».
Le service maintenance doit s’assurer que les magasins fassent le moins d’oublis ou d’erreurs possibles. « Il y a encore quelques réticences à lever selon les types d’utilisateurs, qui utilisent encore le mail ou le téléphone. L’aspect générationnel intervient aussi, mais l’usage de la GMAO commence à rentrer dans les pratiques. Désormais, la personnalisation des interfaces utilisateurs permet au responsable de magasin d’établir une demande en moins de 5 minutes » explique M. Addis.
Des processus désormais fluides
Le préventif réglementaire (contrats) est programmé dans la GMAO. Les demandes sont acceptées selon leur importance et selon le budget alloué à chaque site. Une fois acceptées, les interventions sont déclenchées auprès des différents prestataires sous forme de bon de commande (GMAO) ou de validation de devis. Le responsable du magasin doit vérifier la conformité du bon de commande, la bonne réalisation des travaux, de faire remonter des remarques éventuelles.
Via la GMAO, il fournit les différents documents requis pour l’intervention d’un prestataire – généralement un prestataire unique par type d’activité comme le chauffage, la climatisation, l’électricité – comme le registre de sécurité, le plan de prévention, les bons d’intervention. Le service maintenance traite l’intégralité des éléments envoyés par les magasins et le bon est clôturé uniquement à la facturation par le prestataire.
M. Addis explique : « ce processus a été réfléchi en amont au moment de l’intégration de tous les sites. L’outil donne la vue globale sur toutes les interventions par magasin car il existe des périodes plus propices que d’autres. Les contrats ont été revus pour prendre en compte des impératifs de dates ».
Parmi les bénéfices : des gains de temps significatifs
Pour M. Addis : « la GMAO permet à la maintenance de gagner du temps en ayant accès immédiatement aux demandes d’intervention complètes avec l’ensemble des informations nécessaires à leurs bonnes réalisations alors qu’il y avait de nombreux échanges téléphoniques et par emails. Elle permet aussi d’éviter des oublis d’interventions de la part des prestataires, notamment les interventions réglementaires – environ 1200 sur 6 mois – et de suivre au plus près le calendrier de celles-ci pour procéder à d’éventuels rappels ».
M. Addis constate aussi l’amélioration du traitement de la facturation des prestataires, la réduction de pannes précoces injustifiées et peut rapidement consulter des éléments d’informations sur des interventions antérieures.
Dans les projets d’évolution, l’optimisation de la gestion financière
Dans le futur, M. Addis envisage de migrer une partie du stock dans la GMAO pour disposer d’une vision globale des coûts de maintenance et optimiser la gestion financière liée à la maintenance des sites. Il souligne son intérêt pour le BIM et note qu’un besoin d’interconnexion avec la GMAO serait envisageable.
